企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

張鑫 梁楓

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)都在積極尋找適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的管理方式，探索企業(yè)的信息化建設(shè)，其中企業(yè)的檔案管理是信息化建設(shè)的重中之重。不斷提高檔案管理的信息化程度以及完善信息化檔案管理的新型模式，能更好地適應(yīng)企業(yè)在新時代的發(fā)展，并不斷提高企業(yè)自身的競爭力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理;檔案;信息化

時代總是在發(fā)展的，任何人無法阻止時代前進的腳步，我們面對新的時代能做的就是順應(yīng)它的發(fā)展。在當前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展并日益完善的情況下，網(wǎng)絡(luò)沖擊了各行各業(yè)，可以說如果一家企業(yè)不重視計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，那么最后的結(jié)果一定是被時代所淘汰。所以在企業(yè)檔案管理中引入信息化的管理理念，不僅順應(yīng)了時代的發(fā)展，而且能夠促進企業(yè)良好運作。

一、實現(xiàn)信息化的重要意義

（一）體系更加完善。一家企業(yè)的發(fā)展必然有著它獨特的管理體系，體系對于企業(yè)的日常管理、財務(wù)運作、人員安排都至關(guān)重要，所以企業(yè)無論何種工作的進行，都需要一個完善的體系去支撐。企業(yè)的檔案管理長久以來依靠落后的人工管理模式，體系也是繁雜，沒有形成一個良性循環(huán)，實際操作中也是問題不斷。而將信息化這一理念引入檔案管理中就會很好地解決當前面臨的問題，如果一旦實現(xiàn)檔案管理的信息化，那么整個管理體系就會非常適應(yīng)當前的整體趨勢。一家企業(yè)也會愈發(fā)呈現(xiàn)出勃勃生機的狀態(tài)，企業(yè)員工也更加勤勉工作。可見體系對企業(yè)的發(fā)展是何等的重要，而企業(yè)的檔案管理工作平常又是繁瑣復(fù)雜的，發(fā)展檔案管理的信息化是必然趨勢。

（二）提高效率。檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，如果檔案整理的非常好，那么對后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定都有很大的參考價值。長久以來的檔案管理都單純依靠人工去完成，這種方法不僅效率低下，而且準確率也是無法保障。大量的工作不能及時完成，遺漏的檔案也無人問津，檔案的歸類與保存也是混亂不堪的。這種情況下使用信息化的管理模式是再好不過的選擇了。工作人員運用計算機網(wǎng)絡(luò)可以準時完成巨大的工作量同時又能保證準確率，而且操作十分便捷，節(jié)省了大量的時間。在當今生活愈發(fā)趨于快節(jié)奏的情況下，節(jié)約了時間就意味著省去了許多不必要的開支。效率提高了，那么企業(yè)的運作就會更加流暢，企業(yè)的核心競爭力自然就顯現(xiàn)出來了。

（三）保證檔案的真實性。檔案管理追求的就是原模原樣地將資料分門別類存放起來，人工操作難免出現(xiàn)一些錯誤，這樣對檔案管理是非常棘手的問題。將檔案管理工作交由計算機系統(tǒng)來完成，肯定會減小錯誤發(fā)生的可能性，畢竟程序一旦設(shè)定好就不易出現(xiàn)錯誤。企業(yè)把檔案管理看作之后發(fā)展計劃的參考，那必然希望這些檔案能真實反映出一些問題，以供后來者參考。將檔案信息化存儲入計算機中，可以令這些檔案以本來的面目保存起來，這大大保證了檔案的參考價值。

（四）便于存儲與查閱。企業(yè)將檔案整理好并存儲起來，為的就是以后方便查閱，以往的工作不僅存儲起來麻煩，查閱以來也是要費些功夫的。這種形式已很難適應(yīng)當前的企業(yè)需求，終究會被淘汰，所以信息化理念必然會得到企業(yè)的認同。因為這種模式不僅能快速錄入檔案，查閱起來操作也十分簡便，節(jié)約了大量人力、物力、財力，勢必會推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

二、如何實現(xiàn)檔案管理的信息化

（一）重視人員的培養(yǎng)。無論科技怎樣進步，社會如何發(fā)展，這一切的操控者還是人本身。當今時代人才是最為重要的，不管你的要求是什么，只要你有才能就能得到別人的賞識，檔案管理人才也不例外。當前的檔案管理信息化面臨的最大困難就是人才短缺，培養(yǎng)并運用這部分人才是企業(yè)目前需要解決的問題。眾所周知，檔案管理工作本來就是一個非常需要耐心的工作，檔案的信息化管理更不能有一點馬虎。工作人員要分析相關(guān)的信息，做好檔案的分類，準確錄入信息等一大堆繁瑣的事情，沒有相關(guān)經(jīng)驗與技能的人是無論如何也無法勝任的。檔案的信息化對工作人員提出了如此高的要求，企業(yè)一定要重視專業(yè)人才的培養(yǎng)與發(fā)掘，這樣才能提高整個企業(yè)的管理水平。

（二）改善工作體系。一支高效的管理團隊離不開英明的領(lǐng)導(dǎo)決策，而促使企業(yè)做出符合當下情況的決策必然是是良好的工作體系。一家企業(yè)的成功與否，看它的平時運作狀態(tài)就可略知一二，如果員工都散漫應(yīng)付工作，工作的效率不高不說還有可能導(dǎo)致企業(yè)最后的解體。如果所有員工都勤勉工作。也沒有出現(xiàn)錯誤的決策，那么企業(yè)的發(fā)展一定不會太差。影響員工工作狀態(tài)的很大一部分原因就是工作體系的不完善，檔案管理所受影響也是不小的。企業(yè)要利用現(xiàn)代化的管理手段，順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷完善管理體系，給員工一個好的工作氛圍，這樣檔案管理的信息化之路又向前邁出了堅實一步。

（三）深入學習信息化理念。既然是要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，那么企業(yè)不能連信息化的概念都不清楚，這樣即使檔案管理實現(xiàn)了信息化，那么后續(xù)也不會運行的很好。所以企業(yè)要不斷學習信息化的最新理念究竟是何物，結(jié)合當前的局勢進行認真分析，提出一整套適合自身檔案管理信息化的方針。只有不斷提高檔案管理的水平，遵循時代的發(fā)展，才能更加持久地發(fā)展。

三、結(jié)束語

今后的企業(yè)檔案管理一定是趨于信息化的，企業(yè)如果能夠抓住時機將自身的管理模式適當改變，那么一定會在新時代下取得更大的成就。企業(yè)檔案管理工作本來就是一件任務(wù)量重且繁瑣的任務(wù)，在當前的形勢下企業(yè)必須采取信息化的管理模式，讓檔案管理變得更加適應(yīng)時代的需求，從而推動企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]劉雯.企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路[J].企業(yè)文化旬刊，2017（7）.

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