現行文件開放條件下高校信息公開平臺的建立

莊雪萍

【摘要】本文以高校為調查對象，通過調查在現行文件開放條件下高校信息公開平臺的建設情況，總結出當前各高校在信息公開平臺建設方面所存在的信息公開建設所屬部門不專業、信息公開形式和范圍不統一、信息公開網站建設不健全等問題。

【關鍵詞】高校;信息公開;檔案館;面對面服務;網站建設

校務公開是指高校行政機構將其履行職責過程中所形成的與行政或者教學運作有關的各種信息，通過多種形式為公民提供服務利用，即除按法律、法規規定必須保密的事項外，包括學校重大決策、重大事項、教學管理、財務后勤、職稱評定、評模選優、住房分配等校內事務公開和收費、招生等政策與規定、學生入學與錄取等校外事務的公開。在現行文件開放條件下，我國政務公開平臺正在飛速發展，緊隨著時代的腳步，我國高校的信息公開平臺應運而生。

一、當前高校信息公開平臺的現狀

（一）高校信息公開平臺法律法規建設現狀。信息公開平臺法律法規建設以電子文件法規體系構建為主。2010年7月，中共中央辦公廳發布的《電子文件管理暫行辦法》更加明確了電子文件管理辦法，電子文件管理機構的職責，電子文件形成、歸檔、移交等工作規范，相關人員獎懲細則，為電子文件的全程管理提供導航。上述相關法律法規的確立，為電子文件法規體系構建搭建了理論基礎平臺。

（二）高校信息公開平臺“面對面服務”的現狀。筆者走訪了一些高校，根據筆者的走訪調查發現，很多高校對于“面對面服務”平臺的建設環節相對薄弱，對信息公開平臺重視程度不高，在信息公開平臺建設上的專業性也很低。

（三）高校信息公開平臺網站建設的現狀。本文所指的高校信息公開平臺網站主要是指高等學校官方網站上開通的信息公開專題或者信息公開專欄。筆者通過網絡調查了一些高校信息公開網站建設情況，發現各大高校對于信息公開網站的建設呈現兩極化現象。有部分高校官方網站首頁根本找不到關于信息公開平臺的窗口，而有的高校信息公開網站建設相對完善，所公布的信息比較齊全。但是這些高校所公布的信息基本都是校內事務，一些比如說學生入學與錄取情況等校外事務基本都沒有公布在網站上，這對于非本校人員的利用造成極大的不便。

二、當前高校信息公開平臺存在的問題

（一）信息分散不集中，所屬部門不專業。從調查中我們可以看出，當前很多高校都沒有設立專門的信息公開平臺，除了學校網站上有一個信息公開專題或者信息公開窗口外，在實際的學校部門建設上，信息公開主要是由學校辦公室負責的，甚至有部分高校僅僅只是建立一個信息公開小組來負責，并沒有專業的人員指導。

（二）信息公開范圍和形式不統一。由于大部分高校的信息公開平臺是由高校的辦公室負責建設的，而辦公室的非專業性使得學校各個部門的信息公開沒有一個統一的信息公開范圍和形式。因此，導致有的部門信息公開主要以實物公開為主;有的部門信息公開主要是把相關的發文發布到網站上。

（三）信息公開網站不健全。經過筆者網絡調查發現，有部分高校并沒有設立信息公開專欄或者信息公開專題;有部分高校雖然設有信息公開專欄，但是里面的內容十分簡單，也沒有按部門或者合理的分類方法分類，而僅僅是把所要公開的信息發布出去而已;有的部分高校信息公開網站建設比較完善，但是還是缺乏互動環節，沒有建立類似于投訴或者咨詢之類的交流窗口。

三、把高校檔案館作為高校信息公開平臺的依據

（一）檔案館作為高校信息公開平臺的理論依據。文件生命周期理論的核心思想就是文件的運動和管理過程是整體性的、聯系性的，文件從其最初產生到最終歸宿是一個完整的運動過程，要得到全面有效的控制。高校現行文件產生于高校機構運行的整個過程中，失去現行效用后有價值的文件歸入高校檔案館，這兩個過程不是脫節的，而是不管在管理方式、工作程序上都是相似、交叉、統一的。

（二）檔案館作為高校信息公開平臺的優勢。檔案館保管著學校各個機關部處在日常工作活動中產生的有價值的信息文件，擁有足夠的庫房空間以供存放。而且庫房里有專業的密集架、除濕、防潮、防蟲害等設備，把庫房溫濕度控制在最適宜的范圍，為檔案文件的保存創造一個良好的存放環境。因此，把檔案館最為高校信息公開平臺，不僅可以節約資金，還可以合理有效地利用學校的空間資源。檔案館具有的專業人才和設備條件，為高校信息公開平臺的建立打下了良好的基礎。

高校檔案館應該制定一個合理的檔案利用流程，需要利用檔案或擬了解學校校務的社會人士可根據流程辦理檔案利用手續。高校檔案館負責制作整理歸檔的文件目錄，為各部門在日后的工作中需要查找利用檔案提供了方便。

為了校務公開的高效性與透明性，高校檔案館還應完善校務公開網站建設，及時更新網頁，在網站上與利用者進行互動，把能通過網絡平臺解決的問題盡量解決，這樣可以大大提高檔案人員的工作效率。其次要重視電子文件的收集與管理，根據實際情況制定一整套完整的電子文件管理辦法，并把電子文件通過校務公開平臺為利用者提供利用。

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