現(xiàn)行文件開放條件下高校信息公開平臺的建立

莊雪萍

【摘要】本文以高校為調(diào)查對象，通過調(diào)查在現(xiàn)行文件開放條件下高校信息公開平臺的建設(shè)情況，總結(jié)出當(dāng)前各高校在信息公開平臺建設(shè)方面所存在的信息公開建設(shè)所屬部門不專業(yè)、信息公開形式和范圍不統(tǒng)一、信息公開網(wǎng)站建設(shè)不健全等問題。

【關(guān)鍵詞】高校;信息公開;檔案館;面對面服務(wù);網(wǎng)站建設(shè)

校務(wù)公開是指高校行政機(jī)構(gòu)將其履行職責(zé)過程中所形成的與行政或者教學(xué)運(yùn)作有關(guān)的各種信息，通過多種形式為公民提供服務(wù)利用，即除按法律、法規(guī)規(guī)定必須保密的事項(xiàng)外，包括學(xué)校重大決策、重大事項(xiàng)、教學(xué)管理、財(cái)務(wù)后勤、職稱評定、評模選優(yōu)、住房分配等校內(nèi)事務(wù)公開和收費(fèi)、招生等政策與規(guī)定、學(xué)生入學(xué)與錄取等校外事務(wù)的公開。在現(xiàn)行文件開放條件下，我國政務(wù)公開平臺正在飛速發(fā)展，緊隨著時(shí)代的腳步，我國高校的信息公開平臺應(yīng)運(yùn)而生。

一、當(dāng)前高校信息公開平臺的現(xiàn)狀

（一）高校信息公開平臺法律法規(guī)建設(shè)現(xiàn)狀。信息公開平臺法律法規(guī)建設(shè)以電子文件法規(guī)體系構(gòu)建為主。2010年7月，中共中央辦公廳發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》更加明確了電子文件管理辦法，電子文件管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，電子文件形成、歸檔、移交等工作規(guī)范，相關(guān)人員獎懲細(xì)則，為電子文件的全程管理提供導(dǎo)航。上述相關(guān)法律法規(guī)的確立，為電子文件法規(guī)體系構(gòu)建搭建了理論基礎(chǔ)平臺。

（二）高校信息公開平臺“面對面服務(wù)”的現(xiàn)狀。筆者走訪了一些高校，根據(jù)筆者的走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校對于“面對面服務(wù)”平臺的建設(shè)環(huán)節(jié)相對薄弱，對信息公開平臺重視程度不高，在信息公開平臺建設(shè)上的專業(yè)性也很低。

（三）高校信息公開平臺網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀。本文所指的高校信息公開平臺網(wǎng)站主要是指高等學(xué)校官方網(wǎng)站上開通的信息公開專題或者信息公開專欄。筆者通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查了一些高校信息公開網(wǎng)站建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)各大高校對于信息公開網(wǎng)站的建設(shè)呈現(xiàn)兩極化現(xiàn)象。有部分高校官方網(wǎng)站首頁根本找不到關(guān)于信息公開平臺的窗口，而有的高校信息公開網(wǎng)站建設(shè)相對完善，所公布的信息比較齊全。但是這些高校所公布的信息基本都是校內(nèi)事務(wù)，一些比如說學(xué)生入學(xué)與錄取情況等校外事務(wù)基本都沒有公布在網(wǎng)站上，這對于非本校人員的利用造成極大的不便。

二、當(dāng)前高校信息公開平臺存在的問題

（一）信息分散不集中，所屬部門不專業(yè)。從調(diào)查中我們可以看出，當(dāng)前很多高校都沒有設(shè)立專門的信息公開平臺，除了學(xué)校網(wǎng)站上有一個(gè)信息公開專題或者信息公開窗口外，在實(shí)際的學(xué)校部門建設(shè)上，信息公開主要是由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)的，甚至有部分高校僅僅只是建立一個(gè)信息公開小組來負(fù)責(zé)，并沒有專業(yè)的人員指導(dǎo)。

（二）信息公開范圍和形式不統(tǒng)一。由于大部分高校的信息公開平臺是由高校的辦公室負(fù)責(zé)建設(shè)的，而辦公室的非專業(yè)性使得學(xué)校各個(gè)部門的信息公開沒有一個(gè)統(tǒng)一的信息公開范圍和形式。因此，導(dǎo)致有的部門信息公開主要以實(shí)物公開為主;有的部門信息公開主要是把相關(guān)的發(fā)文發(fā)布到網(wǎng)站上。

（三）信息公開網(wǎng)站不健全。經(jīng)過筆者網(wǎng)絡(luò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有部分高校并沒有設(shè)立信息公開專欄或者信息公開專題;有部分高校雖然設(shè)有信息公開專欄，但是里面的內(nèi)容十分簡單，也沒有按部門或者合理的分類方法分類，而僅僅是把所要公開的信息發(fā)布出去而已;有的部分高校信息公開網(wǎng)站建設(shè)比較完善，但是還是缺乏互動環(huán)節(jié)，沒有建立類似于投訴或者咨詢之類的交流窗口。

三、把高校檔案館作為高校信息公開平臺的依據(jù)

（一）檔案館作為高校信息公開平臺的理論依據(jù)。文件生命周期理論的核心思想就是文件的運(yùn)動和管理過程是整體性的、聯(lián)系性的，文件從其最初產(chǎn)生到最終歸宿是一個(gè)完整的運(yùn)動過程，要得到全面有效的控制。高校現(xiàn)行文件產(chǎn)生于高校機(jī)構(gòu)運(yùn)行的整個(gè)過程中，失去現(xiàn)行效用后有價(jià)值的文件歸入高校檔案館，這兩個(gè)過程不是脫節(jié)的，而是不管在管理方式、工作程序上都是相似、交叉、統(tǒng)一的。

（二）檔案館作為高校信息公開平臺的優(yōu)勢。檔案館保管著學(xué)校各個(gè)機(jī)關(guān)部處在日常工作活動中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息文件，擁有足夠的庫房空間以供存放。而且?guī)旆坷镉袑I(yè)的密集架、除濕、防潮、防蟲害等設(shè)備，把庫房溫濕度控制在最適宜的范圍，為檔案文件的保存創(chuàng)造一個(gè)良好的存放環(huán)境。因此，把檔案館最為高校信息公開平臺，不僅可以節(jié)約資金，還可以合理有效地利用學(xué)校的空間資源。檔案館具有的專業(yè)人才和設(shè)備條件，為高校信息公開平臺的建立打下了良好的基礎(chǔ)。

高校檔案館應(yīng)該制定一個(gè)合理的檔案利用流程，需要利用檔案或擬了解學(xué)校校務(wù)的社會人士可根據(jù)流程辦理檔案利用手續(xù)。高校檔案館負(fù)責(zé)制作整理歸檔的文件目錄，為各部門在日后的工作中需要查找利用檔案提供了方便。

為了校務(wù)公開的高效性與透明性，高校檔案館還應(yīng)完善校務(wù)公開網(wǎng)站建設(shè)，及時(shí)更新網(wǎng)頁，在網(wǎng)站上與利用者進(jìn)行互動，把能通過網(wǎng)絡(luò)平臺解決的問題盡量解決，這樣可以大大提高檔案人員的工作效率。其次要重視電子文件的收集與管理，根據(jù)實(shí)際情況制定一整套完整的電子文件管理辦法，并把電子文件通過校務(wù)公開平臺為利用者提供利用。

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