談人事人才檔案管理工作的提升

周珍

摘要：人事人才檔案承載著個人的主要信息，包括個人經歷、德才、獎懲情況等，是單位選聘人員的重要參考工具。管理好人事人才檔案對開發(fā)人力資源具有重要作用，做好新形勢下的人事人才檔案工作，能夠有效提升人事人才檔案管理工作和水平。

關鍵詞：人事人才

檔案管理

對于人力資源來說，人事檔案管理是一項復雜且重要的工作，不，又集合了單位內部職工個人工作的信息，還關系到如何利用檔案資源做好人才的配置和選任。

一、人事人才檔案管理工作存在的問題

1.對人事人才檔案管理工作的重要性認識不足。人事檔案管理工作與其它工作存在不同，不易引起人的注意，也不易取得明顯效果。長期以來，一些單位領導對人事檔案管理工作重要性的認識存在著誤區(qū)，認為人事檔案管理工作，就是簡單的保管和跑跑腿的事務性工作，不是很重要，只要不丟失、不泄露檔案信息，同時能應付外調和查檔等檢查工作就可以。因此，恨多領導常常忽視人事檔案管理工作，沒有將其納入到單位整體管理工作中，迫使檔案管理工作長期處于被動狀態(tài)，難以建立一支高質量的人才隊伍。

2.檔案材料信息失真。檔案材料的一條重要屬性是要信息真實，信息真實是檔案的生命，是檔案存在的重要價值之一和重要前提。如果檔案信息失真，存在虛假材料，不僅會誤導單位的人事工作，而且容易釀成嚴重后果。然而，不可否認的是，虛假信息通過多種選擇進入了個人檔案，常見的有個人檔案年齡發(fā)生變化，獎懲情況發(fā)生變動，個人經歷選擇性填寫等等，這些現(xiàn)象的存在導致檔案信息的失真，導致單位領導不能真實地掌握員工的信息，不利于做出正確的人員安排決定。

3.管理力量薄弱。隨著我國人事改革工作的不斷深入，機構發(fā)生調整，管理人員的崗位發(fā)生了變動，因此恨多檔案管理人員都沒有受到專業(yè)的檔案知識和技能培訓，不太了解檔案材料的收集、歸檔、整理和裝訂等工作流程，不能正確認識檔案的重要性和管理檔案的標準和要求，在檔案管理方面的意識淡薄。而且，恨多檔案管理人員都不能將恨多精力投入在檔案管理上，導致檔案管理工作不能及時進行，嚴重影響檔案管理水平和正常工作。顯然這樣的管理模式，極易造成檔案的丟失，后果不堪設想。

4.人事檔案管理水平較低。檔案對于用人單位是否有價值，關鍵是能夠提供使用者需要的信息，能夠滿足其所需。沒有價值，不能滿足使用者所需的檔案，就相當于一堆廢紙。要想充分利用好檔案信息，建立有價值的檔案，就要關注檔案信息的質量，從源頭抓起，認真做好檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等工作。沒有規(guī)范的管理制度，何來高質量的檔案管理工作。

5.人事檔案利用價值較低。對于檔案管理者來說，無論是收集、整理，還是保管、裝訂，都是為了能及時快速地提供檔案信息，服務于單位管理人員，為人事任免決策提供參考依據(jù)，目的在于使用檔案信息。然后，目前情況并不如此，人事檔案管理工作還存在著過度重視保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案管理創(chuàng)新和開發(fā)服務意識差。即便是存在著利用的情況，范圍也是有限的，查閱的內部無非是簡歷、職稱等，利用方式單一，不能充分發(fā)揮檔案信息應有的價值，檔案管理的服務水平低。

6.人事檔案無法全面反映個人特點。人事檔案應該真實記錄個人的工作情況、個人工作履歷和個人工作能力。人事檔案記錄了大量的個人信息，是考察和了解個人資料的重要依據(jù)，對開發(fā)和利用人才有著重大的意義。但目前的檔案管理系統(tǒng)卻不是這樣的，依然存在著內容單一、信息缺乏的現(xiàn)象，對于職工個人的特點專長、心理素質方面的記錄信息較少，不能突出個人特征，無法通過閱讀檔案，初步了解和準確定位人才，無法利用檔案來選擇人才。

二、提升人事人才檔案管理工作的對策

1.提高開發(fā)人事檔案的意識。人事檔案管理工作的主體是檔案工作人員，他們在整個管理工作中起主導和支配的作用。提高全體職工的檔案開發(fā)和利用意識，首先要讓大家普遍認識到，管理檔案不，叉是保存好幾張紙的問題，而是能夠建立起有效的人力資源管理體系，完善檔案資料，根據(jù)不同標準進行分類歸檔，這有利于開發(fā)和利用人才。人力資源管理部門的工作人員，應樹立資源意識，及時地更新人資管理理念，去學習先進的管理模式和方法，主動地整理、分類、歸檔人事檔案，為單位領導了解當前人資情況提供全面、準確的資料信息，為人事人才檔案管理工作的提升奠定基礎。

2.加強領導人事檔案管理工作。提高對檔案管理工作的認識，加強領導檔案管理。單位領導管理層應高度重視檔案管理工作，把其放在建設良好人才隊伍的前端，并將其納入到議事日程中。單位可恨據(jù)自身情況，組建檔案管理領導小組，定期指導、檢查檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，提出解決對策，并督促問題解決的進度，同時建立人事檔案管理考核機制，定性定量地考核人事檔案工作，對檔案的管理實行動態(tài)式的，進一步推進人事人才檔案管理工作的制度化、科學化建設。

3.對檔案管理人員進行必要的再培訓。隨著社會發(fā)展對人才的需要越來越多樣，檔案的管理工作不再像以前那樣簡單，更多關注的是開發(fā)和利用檔案，這種發(fā)展變化對管理人員的素質提出了更高的要求。對檔案管理人員的再培訓和再教育，是一項勢在必行的工作，單位要重視檔案管理隊伍的建設，積極加大建設和管理力度，促進檔案管理人員素質的提升，才能有效地利用好檔案信息，發(fā)揮其應有的管理功效。

4.健全檔案管理制度。人事檔案管理工作比較瑣碎和繁雜，如果沒有一定的規(guī)章制度來規(guī)范，工作就會變得無章可循。各單位應結合自身實際需要和社會現(xiàn)實的發(fā)展要求，進一步完善各項檔案管理規(guī)章制度，嚴格落實，并促進人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案管理人員應充分利用現(xiàn)代信息技術手段，對檔案資料進行快速歸檔、整理，及時有效地阻止虛假檔案信息的進入。單位應完善檔案整理工作要求，促使檔案的管理更加科學、全面、完整，為領導階層考察提供真實、準確的個人信息。

5.創(chuàng)新檔案管理模式。目前，計算機已普通得到了應用，而且信息技術被廣泛運用在生活的方方面面。人事檔案管理工作人員應研究開發(fā)適合自身的檔案信息管理系統(tǒng)，不，叉能快速地搜集檢索到符合條件的人才信息，還能從多個角度進行分析、評價。如果不能恨好地將計算機技術與人事檔案管理進行有效結合，就會浪費資源，達不到效益的最大化。因此，檔案管理人員應積極創(chuàng)新管理思路，探索管理新模式，加強計算機在人事檔案管理系統(tǒng)中的應用，大大提高人力資源管理部門的工作效率和水平。

6.加強與人才服務機構的聯(lián)系。單位人事部門應關注并加強與社會人才服務部門間的溝通，認真研究他們在新形勢下如同進行人事檔案管理工作的，并吸取和借鑒其經驗。在本單位內部建立流動人員檔案管理要求和收集制度，使各類流動人員的檔案管理更符合要求，同時方便調取使用。

綜上所述，人事制度改革的深入推行，給人才檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，加之當前檔案管理工作中存在的一些問題，要求單位應抓住機遇，從制度和觀念上進行更新，采取適合自身的措施，不斷探索現(xiàn)代檔案管理模式，逐步解決存在的問題，才能走出人事檔案管理的困境。