基建檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)策略研究

陸麗忠

摘 要：基建檔案是指各種基礎(chǔ)建設(shè)工程項目從規(guī)劃、設(shè)計到施工，以及后期維修等過程中所產(chǎn)生的各種形式的檔案資料。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)在基礎(chǔ)建設(shè)方面的投資越來越大，檔案管理工作較為繁雜，工作人員要做到對檔案進(jìn)行有序、系統(tǒng)、統(tǒng)一的管理，避免出現(xiàn)錯漏和資料雜亂的現(xiàn)象，保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及安全性，確保檔案資料實現(xiàn)有效利用。目前基建檔案管理中仍然存在很多不足之處，本文就基建檔案管理中需要注意的管理意識、管理制度、管理機(jī)制等方面進(jìn)行研究和探討，提出當(dāng)下提高基建檔案管理質(zhì)量的相關(guān)對策，為基建檔案管理的科學(xué)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：基建；檔案管理；策略

中圖分類號：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）05-0223-02

基建檔案是指建筑物、構(gòu)筑物、地上地下各種管線等基礎(chǔ)建設(shè)過程中所形成的檔案資料，文件種類包含范圍較為廣泛，從項目醞釀立項開始，經(jīng)過中間設(shè)計、規(guī)劃等一系列過程，一直延續(xù)到工程完工，其中應(yīng)當(dāng)有項目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件以及竣工驗收文件等[1-2]。此外，工程后期維修等檔案資料也應(yīng)當(dāng)包含在內(nèi)。在當(dāng)今信息化時代，檔案資料不僅僅是文字檔案和圖紙等內(nèi)容，還包括圖像、聲像等各種載體的資料。基建檔案是項目申報和編報材料的科學(xué)依據(jù)，在工程竣工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質(zhì)量的必備條件。由于文件繁多且復(fù)雜的特點，管理上存在一定困難，做好基建檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，本文就基建檔案管理中存在的問題及改進(jìn)策略做出探討。

1 基建檔案管理的意義

1.1 基建檔案管理可規(guī)范企業(yè)檔案管理，保護(hù)信息安全

基建檔案管理是企業(yè)檔案管理工作中重要部分，有助于檔案管理的進(jìn)一步規(guī)范，為企業(yè)日后的發(fā)展和項目的運行提供一定的依據(jù)，并對日常工作進(jìn)行有效的規(guī)范。由于企業(yè)各部門間溝通存在一定困難，工作內(nèi)容相對繁雜，極易出現(xiàn)資料和信息的丟失，給工作的順利開展帶來一定阻礙，也不利于企業(yè)信息的保護(hù)。良好的基建檔案管理工作，不僅能夠避免材料的丟失，也能夠很好的保護(hù)企業(yè)信息安全。

1.2 基建檔案管理為工程建設(shè)提供依據(jù)，保證工程質(zhì)量

基建項目一般建設(shè)周期較長，從項目立項到最終完工是一個漫長的工作周期，施工的不同階段都要做到多部門協(xié)調(diào)工作，一個項目的完成需要建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)緊密相扣，盡量減少差錯的產(chǎn)生[3]。因此，良好的基建檔案管理是各部門工作間溝通的重要橋梁，為各部門提供相應(yīng)的資料，確保建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方以及財務(wù)等各部門實現(xiàn)高度配合，繼而才能夠?qū)崿F(xiàn)工程進(jìn)度的統(tǒng)一。基建檔案也是工程正常運作和后期管理的憑證，如查閱建筑物的結(jié)構(gòu)、受力形式、耐久年限以及防火等級等，都能夠通過檔案材料進(jìn)行明確。通過基建檔案的良好管理，在很大程度上能夠節(jié)約建設(shè)時間、提高人員安全，間接地起到增值和節(jié)約成本的作用。

1.3 基建檔案管理有利于強化質(zhì)量監(jiān)督，明確責(zé)任主體

在項目進(jìn)行過程中，工作人員可通過查閱檔案對項目進(jìn)行密切關(guān)注，及時跟進(jìn)項目進(jìn)度，實施一定的監(jiān)督和審查，從而利于項目的有序開展。另外，在規(guī)范施工過程中檔案管理也十分重要，例如建設(shè)材料的進(jìn)場和領(lǐng)用等，都需要進(jìn)行驗收簽字和蓋章，對明確責(zé)任主體十分重要，做到有據(jù)可查。基建項目建設(shè)完成后，如果出現(xiàn)任何因工程質(zhì)量所導(dǎo)致的問題，都能夠通過查閱檔案進(jìn)行分析查對，找出問題原因及責(zé)任部門，方便日后維修和相應(yīng)的賠償?shù)裙ぷ鳎蓽p少糾紛的發(fā)生。

1.4 基建檔案管理為企業(yè)基建工作發(fā)展提供參考

在企業(yè)未來進(jìn)行相關(guān)項目建設(shè)時，可通過查找以往的檔案資料尋找經(jīng)驗，探討和了解新建項目的可行性、設(shè)計方案以及投資費用等情況，經(jīng)驗的借鑒能夠節(jié)約人力、時間以及金錢成本，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

2 基建檔案管理現(xiàn)狀和存在問題

2.1 對基建檔案管理重視度不夠，管理意識淡薄

基建檔案管理工作與普通檔案管理有所區(qū)別，基于其周期長、流程多的特點，基建檔案資料管理的復(fù)雜性和繁瑣性尤為突出，再加上經(jīng)濟(jì)利益等外界因素的影響，往往對基建檔案管理缺乏足夠的重視[4]。基建檔案管理首先要結(jié)合及時的資料收集和整理工作，很多企業(yè)缺乏這一方面的管理，耽誤了工作的進(jìn)展，后期進(jìn)行檔案管理則存在種種困難。另外，很多企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，責(zé)任未落實到具體人員，使得管理較為混亂，資料流向不清等問題多發(fā)，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高管理理念，重視檔案的收集與整理，從而提高管理水平。

2.2 基建檔案管理體制不健全，管理模式陳舊

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，國家工程項目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)的基建檔案管理工作體制則難以應(yīng)付當(dāng)前高標(biāo)準(zhǔn)的要求。在部分基建項目建設(shè)中，因為經(jīng)費的缺乏和人員配置不完善的問題，沒有單獨設(shè)立基建檔案管理部門，缺乏完善的管理體制，很多項目的檔案管理員是臨時抽調(diào)的其他工作人員，進(jìn)行檔案的收集和管理，一方面缺乏一定的責(zé)任心，另外對項目了解程度不夠，導(dǎo)致檔案管理混亂。隨著基建工程建設(shè)發(fā)展的速度加快，傳統(tǒng)的基建檔案資料管理水平無法滿足當(dāng)前對基建檔案資料管理需求。基建檔案總結(jié)了工程建設(shè)的全過程，工作跨度時間長、施工階段繁多、涉及部門廣、工程操作復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能夠滿足當(dāng)前需求，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊等問題。因此，改善陳舊的管理模式十分重要。

3 加強基建檔案管理的對策

3.1 強化工作人員對基建檔案管理的認(rèn)識

觀念作為行為先導(dǎo)，在很大程度上決定了行為施行的成效，在基建檔案管理工作中，強化工作人員的認(rèn)識是提高工作效果的重要手段。普及新的管理理念，使企業(yè)各部門的工作人員對檔案管理工作重視起來，尤其是管理者，認(rèn)識到基建檔案管理的重要性是工作順利開展的先決條件。同時，企業(yè)需要逐步完善基建工程檔案的管理機(jī)制，結(jié)合工程的特殊性和管理要求，建立一個穩(wěn)定的管理機(jī)制，并在前期對管理機(jī)制中實施的細(xì)則進(jìn)行落實和統(tǒng)一，規(guī)范后期檔案管理工作的具體要求。

3.2 做好基建項目施工前的資料準(zhǔn)備工作

基建項目檔案管理是一項長期工作，工作開始的初期就要打好基礎(chǔ)，從跟進(jìn)項目開工報建審批手續(xù)開始，對項目初期的勘察、審批、立項等階段的檔案進(jìn)行跟進(jìn)和統(tǒng)一管理，以免后期資料原件丟失情況發(fā)生，也利于檔案的完整性，方便后期建設(shè)過程中有據(jù)可查。初期資料有報建資料、合同、會議紀(jì)要、設(shè)計圖紙、圖紙變更以及開工報告等內(nèi)容，另外后期施工單位和監(jiān)理單位的管理控制資料也要做好收集[5-6]。工作人員應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行分門別類的整理，明確保管日期。在人員的配置上，初期就要指定具體人員負(fù)責(zé)資料的整理和收集，一般將資料室安排在工程部旁，方便資料管理工作與工程間的同步進(jìn)行。為了對檔案管理工作起到有效監(jiān)督，應(yīng)當(dāng)將其納入公司考核體制，實行崗位責(zé)任制，做到責(zé)任到人，從而提高相關(guān)人員的重視。此外，為了完善和方便檔案收集工作，應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的接收、轉(zhuǎn)化和鑒定程序，使這項繁瑣的工作做到有章可循，可配合使用高效、便捷的信息化系統(tǒng)，使歸檔的檔案資料全部納入可利用的范圍，方便查閱。對于合作單位需要提供的各種文件資料的數(shù)量、時間，通過相關(guān)協(xié)議或合同進(jìn)行約定，保證質(zhì)量。

3.3 完善檔案文件的收發(fā)和歸檔工作

首先做好檔案的收文和發(fā)文的登記，完整的登記目錄有利于后期對資料審核和查閱工作的開展，工作中一旦發(fā)現(xiàn)缺號需立即查詢，及時補救。在收到設(shè)計變更圖紙時要做到及時更換，避免出現(xiàn)材料積壓未處理的情況。施工中往往產(chǎn)生大量的技術(shù)變更，建設(shè)單位資料員要將設(shè)計變更圖紙及時替換發(fā)放給施工方和監(jiān)理單位，并收回舊圖，避免施工單位誤用舊圖。

3.4 完善檔案文件的審查工作

為了方便檔案的審核，要對其進(jìn)行明確的分類，確保各類文件資料收集齊全，并且能夠全面反映基建項目的整體情況。項目部在驗收工程時，要依據(jù)合同、協(xié)議中的條款對檔案文件審核。審核中特別注意需要簽字的文件是否有負(fù)責(zé)人的簽字。對于存在文件缺失和目錄不全的情況，要通知相關(guān)部門進(jìn)行及時的補交或整改。

3.5 做好基建檔案驗收、報送工作

為了加強企業(yè)基建檔案資料的管理，貫徹實施基建檔案備案制度和驗收制度，做到有力執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗收步驟，國家檔案局頒布了《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》。辦法中要求，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗收合格后，項目才可進(jìn)行最終的竣工驗收工作，基建檔案需在工程竣工驗收后三個月內(nèi)做好移交工作。通過基建檔案驗收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平[7]。

3.6 利用新型科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)時代已經(jīng)到來，便捷的信息化給基建檔案管理帶來了新的發(fā)展方向。工作人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代的發(fā)展，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)研究新的管理方式，對以往的管理模式進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，使其進(jìn)入信息化和科學(xué)化發(fā)展的方向。檔案管理體系應(yīng)當(dāng)合理地利用信息管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、實時查閱和同步保存，逐漸將文字檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，最終建立起完整的檔案電子數(shù)據(jù)庫[8]。

3.7 加強工作人員的培訓(xùn)工作

人是工作的主體，只有提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，才能夠在良好的工作體制下，利用新型的管理技術(shù)提高工作效率。很多企業(yè)的檔案管理人員身兼多職，一方面需要完成自己收集、整理和歸納檔案的工作，另外還承擔(dān)其他工作。因此，很多企業(yè)的檔案管理人員之間水平差異較大。為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對工作人員開展統(tǒng)一的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，可以讓有經(jīng)驗的檔案管理人員分享自身的工作經(jīng)驗，團(tuán)隊間盡量建立統(tǒng)一的工作模式，在實踐中提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

4 結(jié)語

綜上所述，基建工程建設(shè)中基建檔案資料管理工作有著非常重要的作用，為企業(yè)基建工程的發(fā)展作出了很大的貢獻(xiàn)。為此，提高基建檔案資料的科學(xué)化管理水平是需要企業(yè)相關(guān)部門和人員進(jìn)行不斷努力去提升的，為基建工程的健康發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)和保障。

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