對事業(yè)單位電子檔案管理的思考

滿靜

摘 要：在信息科技迅猛發(fā)展的時(shí)代，從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)型迎來了巨大的發(fā)展和挑戰(zhàn)。如何在信息化時(shí)代下做好電子檔案管理工作，有效地提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，是檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢。本文從信息技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展進(jìn)行回顧，對電子檔案管理優(yōu)越性及特點(diǎn)進(jìn)行了闡述，就加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理工作提出了有效的思考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 電子檔案 管理

隨著信息科學(xué)的不斷發(fā)展，人類社會(huì)已全面進(jìn)入從農(nóng)耕社會(huì)、工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)轉(zhuǎn)變的新的歷史時(shí)期。作為傳承文明、鑒證歷史、服務(wù)社會(huì)的檔案工作，同樣面臨著從傳統(tǒng)的實(shí)體文書檔案管理向數(shù)字檔案管理的轉(zhuǎn)變。那么就做好電子檔案信息管理工作，不斷提升檔案工作者的理論基礎(chǔ)、決策水平、執(zhí)行效率，調(diào)整今后一個(gè)時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展方向，便成為目前檔案管理工作亟待解決的問題之一。下面就從信息技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展，電子檔案管理優(yōu)越性及特點(diǎn)和加強(qiáng)航海保障事業(yè)單位電子檔案管理舉措三個(gè)方面進(jìn)行探討。

1.信息技術(shù)的發(fā)展過程

通常我們可以信息技術(shù)的發(fā)展過程歸納為四次變革：一是文字的產(chǎn)生。文字的產(chǎn)生使得交流不再受空間時(shí)間的限制，信息可以流傳得更為久遠(yuǎn)，檔案工作正是肩負(fù)著傳承歷史信息的神圣使命。二是造紙術(shù)和印刷術(shù)的發(fā)明。泥活字印刷術(shù)的產(chǎn)生使界上的書籍的數(shù)量突飛猛進(jìn)，書籍把知識(shí)和文化帶到了世界的每一個(gè)角落，使人類文明的信息傳播能力和儲(chǔ)存能力迅速增強(qiáng)，為推進(jìn)人類文明的進(jìn)步和發(fā)展，初步實(shí)現(xiàn)了信息的廣泛共享。三是電信技術(shù)的普及，隨著電報(bào)、電話和無線電等現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)明與普及，大大加快了信息傳播的速度和效率，使信息技術(shù)使用起來更加地方便和快捷。四是電子計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用以及同現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合，電子計(jì)算機(jī)的發(fā)明和國際互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生，使人類運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字信息技術(shù)，逐步模擬替代人類大腦的部分分析思維模式和功能，迅速提升了處理分析信息數(shù)據(jù)的能力、容量和效率，使得信息技術(shù)在全世界無孔不入，使信息數(shù)據(jù)的共享成為現(xiàn)實(shí)。進(jìn)而引發(fā)了人類社會(huì)從農(nóng)業(yè)社會(huì)、工業(yè)化社會(huì)向信息社會(huì)發(fā)展的偉大變革。

2.電子檔案管理優(yōu)越性及特點(diǎn)

在電子檔案管理工作中，檔案管理的能力會(huì)提升。結(jié)合辦公自動(dòng)化的普及，紙質(zhì)文檔漸漸被電子文檔取代，有效的數(shù)據(jù)信息通過多種方式錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變成可使用的電子文檔。在對電子文檔進(jìn)行有選擇性的操作和處理后進(jìn)行存檔，這樣檔案管理人員和用戶就可通過預(yù)先設(shè)計(jì)好的系統(tǒng)，為有效電子文檔提供適用于檔案管理要求的，可使用、存儲(chǔ)、利用的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)可以結(jié)合辦公自動(dòng)化、條形碼管理等逐步形成功能完善，強(qiáng)大的現(xiàn)代化電子檔案管理系統(tǒng)。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中，要求以手工錄入整理的方式實(shí)現(xiàn)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，對檢索也同時(shí)造成了一定的不便，無法實(shí)現(xiàn)對檔案的高效率利用。而電子檔案則是將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息處理技術(shù)與檔案管理應(yīng)用相結(jié)合，在大大降低檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度和時(shí)間的同時(shí)，大幅度地提高了檔案管理的效率和利用率。其優(yōu)越性及特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）信息錄入高效準(zhǔn)確。電子檔案信息錄入的模式主要是通過辦公自動(dòng)化文件流轉(zhuǎn)、掃描儀等方式將文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案管理模塊，然后再對其進(jìn)行處理。大大地降低了人為的操作失誤，同時(shí)節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

（2）存儲(chǔ)能力穩(wěn)定持久。傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)文件需要有適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，對檔案室的存放空間面積、硬件條件都有較高的要求。而電子檔案的存儲(chǔ)不受存儲(chǔ)環(huán)境、空間的限制，相較而言存儲(chǔ)方便快速，僅需要存儲(chǔ)在有自動(dòng)備份的系統(tǒng)電腦中，或利用光盤、U盤、存儲(chǔ)卡等存儲(chǔ)載體中，具有較高的穩(wěn)定性持久性。

（3）檔案信息便于補(bǔ)充完善。檔案管理的過程其實(shí)是不斷完善和補(bǔ)充的過程。在傳統(tǒng)檔案管理過程中當(dāng)遇到此類情況時(shí)，往往是需要將紙質(zhì)案卷拆卷后再重新整理編排，耗時(shí)耗力，且工作繁瑣。采用電子檔案管理時(shí)，在輸入關(guān)鍵詞后，查找到對應(yīng)的檔案文件，對其中檔案信息需修改地方進(jìn)行補(bǔ)錄增添編輯即可，方便快捷。

（4）檔案信息利用方便。在傳統(tǒng)檔案的利用過程中，當(dāng)需要查閱相關(guān)檔案信息時(shí)，只能通過提取紙質(zhì)檔案。需要耗費(fèi)一定時(shí)間不說，反復(fù)的拿取、翻閱本身就會(huì)對檔案有所損傷，不利于保管。電子檔案出現(xiàn)后，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)極大的實(shí)現(xiàn)了信息共享。當(dāng)電子檔案信息錄入后，可通過編碼程序設(shè)置，對檔案進(jìn)行分類，在一定范圍內(nèi)通過關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索和查閱，省去了大量人工查找的時(shí)間，極大的提高了檔案信息的利用率。

（5）檔案管理人員的工作效率迅速提升。傳統(tǒng)檔案管理模式中需要大量的手工操作，工作量大且繁瑣，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去完成。電子檔案的出現(xiàn)，將檔案人員從原來的工作模式框架中解脫出來，便于整理歸檔，便于檢索，便于利用，使檔案管理人員的工作效率迅速提升，有時(shí)間和精力投入對新知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握中。

3.強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理思考

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，管理信息化也逐漸滲入到各個(gè)事業(yè)單位中，單位的管理體制也隨之發(fā)生了新的改變，檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也直接體現(xiàn)了一個(gè)單位內(nèi)部管理水平，是記錄事業(yè)單位發(fā)展歷程真是面貌的一項(xiàng)重要工作。在新時(shí)期下，如何做好檔案管理工作從傳統(tǒng)化轉(zhuǎn)型升級為信息化的電子檔案，思考如下：

（1）建立并完善電子檔案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提，通過對電子檔案特點(diǎn)分析，發(fā)現(xiàn)由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身的特性和數(shù)字信息存儲(chǔ)的特點(diǎn)，本身就存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。一旦檔案信息存儲(chǔ)電腦系統(tǒng)被侵入，則可能發(fā)生檔案信息盜取、丟失、篡改等情況，無形中增加了電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)。因此為了保證電子檔案安全有效的存儲(chǔ)和管理，必須制定與之相匹配的管理制度，并逐步形成完善制度體系。

（2）嚴(yán)格規(guī)范形成電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)。近些年，電子檔案在形成過程存在多種不同的文件格式，其格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織是否合符要求等一系列的要求必須有完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，必須嚴(yán)格遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式。對于來源不同的電子檔案的接收制作，存儲(chǔ)方式，指標(biāo)參數(shù)以及顯示查詢系統(tǒng)等等均要加以規(guī)范。與此同時(shí)，對電子檔案的背景材料和源數(shù)據(jù)也要一并留存，確保形成的電子檔案具有完整性。

（3）加大電子檔案管理人才培養(yǎng)力度。檔案管理工作的保密性和服務(wù)性極強(qiáng)，這就要求檔案管理人員具有較高的素質(zhì)。我們要注意保持電子檔案管理人員工作崗位的延續(xù)性，頻繁的人員調(diào)動(dòng)只會(huì)大大打擊檔案人員的積極性和檔案工作的持續(xù)性。同時(shí)，電子檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，加大專業(yè)學(xué)習(xí)力度。檔案管理其實(shí)是一門專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，除了檔案相關(guān)方面的知識(shí)以外還必須掌握一定程度的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)方面的專業(yè)知識(shí)，才能夠適應(yīng)新形勢下電子檔案發(fā)展的新要求。

（4）建立嚴(yán)格的電子檔案管理模式。電子文件歸檔后，為保障文件安全，必須建立嚴(yán)格的電子檔案管理模式。首先要規(guī)范存儲(chǔ)載體，其保管條件應(yīng)該遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場環(huán)境；其次要對計(jì)算機(jī)建立定期安全檢測制度，保證計(jì)算機(jī)及其各種存儲(chǔ)載體遠(yuǎn)離病毒，同時(shí)當(dāng)載體產(chǎn)生損壞時(shí)，能夠及時(shí)采取有效的補(bǔ)救措施；再次就是必須建立電子檔案備份制度，當(dāng)無法預(yù)知的損失一旦發(fā)生時(shí)，盡量地將電子檔案的損失降到最低。

4.結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位的檔案管理工作對單位持續(xù)穩(wěn)定時(shí)代發(fā)展，利用電子檔案的高效模式是順應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的時(shí)代趨勢。但與此同時(shí)，應(yīng)該對電子檔案存在的問題加以妥善處理解決，各級事業(yè)單位在不斷提升檔案管理人員水平的同時(shí)要加大資金投入，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化，使其為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。