新形勢下事業單位檔案管理規范化研究

劉浩然 徐俊哲

摘要：在改革深入的社會背景下，檔案管理工作也被事業單位越來越重視，許多單位內部已經建設了專門管理檔案的部門，并且配備了相關專業人員進行管理。但是在各單位管理中還存在一些問題，管理工作上還需要進一步規范。緊跟新形勢下改革和發展的步伐，借力互聯網+的模式，運用信息化技術進行規范管理，才能讓事業單位檔案管理工作更好發展，充分展現其職能作用，本文對新形勢下事業單位檔案管理規范化進行研究。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；新形勢；研究

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）004-0-01

前言

在新形勢下，我國信息技術不斷發展并被應用到各個領域。現如今事業單位檔案管理也逐漸步入信息化模式，各事業單位中檔案管理工作需近一步規范，因此就需要主管領導與相關管理者進行協助，把現有信息技術進行充分利用，改進、完善檔案管理工作，努力提高事業單位檔案管理的規范化程度，推進事業單位各項工作規范化、科學化的運轉。

一、檔案管理工作在新形勢下的作用

檔案資料是一個單位最重要的財富之一，是整個事業單位運行的命脈。在“互聯網+”的新發展形勢下，事業單位與外單位之間、單位內部各部門之間、部門內工作人員之間大量數據的輸入與輸出，促使信息資源劇增，事業單位對數據收集、整理、分析的需求越來越高，傳統檔案管理模式已經不能滿足需求，在這種情況下就需要信息化管理技術對檔案進行分類管理。檔案管理工作可以把事業單位內部數據進行妥善保管，運用信息化技術把檔案進行分類保存。通過對業務檔案的管理，有利于事業單位梳理工作經驗和樹立模范工作典范，綜合了解各項工作的運行和發展情況。通過對人員檔案的管理，有利于事業單位優化人員結構，客觀科學的評價工作能力。因此，新形勢下改善檔案管理模式，提升檔案管理規范化水平，對事業單位的發展至關重要。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作重視程度不高

事業單位檔案管理工作，一直被認為只需要進行抄寫、保管、不損害單位利益、不丟失、可以進行查閱的工作。事業單位對檔案管理工作也不是很重視，沒有對檔案管理室進行建設，沒有對管理人員進行培訓等。雖然也有一些事業單位把檔案管理列入工作計劃中，也有專門負責人員，但仍存在管理觀念落后、管理模式粗放、制度落實率低等缺陷，這使得檔案管理工作沒有發揮應有作用。事業單位需要增加對檔案管理工作改革、創新的重視，才能確保其穩定、規范的發展。

2.檔案管理方法落后

事業單位檔案管理部門設備不全，并且還有一些設備已經老化，很難達到檔案管理信息化，防火、防盜、防腐爛等工作還停留在最初時期。檔案管理方法傳統老舊，查閱資料需要人力大范圍進行查找，查找速度較慢的同時也造成紙張損壞，影響了檔案完整保存。一些單位對防盜不重視，管理制度不完善，導致文件資料丟失，給單位帶去重大損失等。

3.檔案管理人員素質有待提高

檔案管理工作對于管理人員的要求非常高，需要有較好的專業素質，但目前缺乏對管理人員專業化、系統化的培訓。要保證檔案管理工作的質量，就需要事業單位提升人力資源的投入[1]。事業單位在改革深入推進的背景下，人員編制數逐漸減少，管理人員都是精益求精，很多工作人員都身兼數職，老的檔案管理人員理念還停留在傳統模式上，達不到新形勢下檔案管理要求，還有一些檔案管理人員對工作重要性的認識不夠，也存在應付了事的心理，這樣很不利于檔案管理工作，不僅不能提高工作水平，也在危害事業單位的長遠發展。

三、新形勢下事業單位檔案管理問題分析

通過對事業單位檔案管理中存在問題的分析可以看出，這些問題在現如今事業單位中是非常普遍的。新形勢下，對檔案信息需求不斷增加，需加強檔案管理工作的規范化。檔案管理建設需要順應時代的發展，通過結合事業單位改革的現狀，建設一個完善的制度體系；結合經濟形態變革的背景，引入互聯網+的發展思維，運用先進的信息化技術進行檔案管理工作，讓檔案可以長期保存的同時，提高檔案收集、整理、查閱等工作的效率和效果；結合人力資源管理理念創新的環境，優化檔案管理的人員結構，提升掌握信息化技術的檔案管理人才的引進，使檔案管理人員的年齡結構年輕化、知識結構系統化、管理水平現代化。通過加強檔管理的規范化水平，既有利于提升檔案資源的可提供性、可獲得性以及檔案服務體系的有效性，也推進事業單位的現代化建設。

四、事業單位檔案管理規范化的對策分析

1.完善制度，加強檔案管理組織領導和宣傳工作

工作的開展需要有制度的保證，根據國家規定建設符合事業單位需求的檔案管理制度，能更好發揮制度的規范作用，運用制度來約束員工的行為規范，體現制度的權威性與執法的嚴肅性。事業單位領導對檔案管理工作重視程度，決定了檔案管理制度是否可以更好執行，領導應高度重視檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行監督，發現問題能夠及時解決，完善檔案管理制度，提升制度落實的效果[3]。檔案管理制度的有效落實，還需要加大宣傳力度，提高全體職工對檔案管理的認識，在日常工作中注重數據資料的保存、整理和存檔。

2.增加投入，加強檔案管理信息化建設

在傳統管理中，手錄檔案已經不能夠滿足檔案管理人員和職工的需求。在新形勢下運用計算機、掃描儀器等進行數據儲存，把文字、圖片、聲像等轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存。運用計算機檔案搜索技術進行管理，可以提升檔案信息的利用率，讓檔案數據得到共享。在事業單位內增加互聯網模式的檔案管理設備，讓檔案管理逐漸信息化。在檔案轉變成信息化的同時也需要注意隱患，一些事業單位在建設中存在載體易損和系統被攻擊的現象，導致檔案遺失[4]。所以要建設計算機系統防盜預警，當檔案管理系統出現問題時，可以盡快恢復運行。在檔案信息化管理中也需要把檔案進行備份，培養專業的計算機檔案管理人才，對檔案管理系統每日進行檢查維修。

3.加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案管理要有保密性，對于檔案管理人員必須要有極高的政治責任感與工作職責感。事業單位要選擇有超高的政治責任感與工作職責感的員工進行檔案管理工作，并且要經常組織政治思想方面的培訓。檔案管理信息化后，也需要管理人員自身素質有所提升，熟練掌握計算機等操作要求、檔案管理業務知識等。因此，專業化、綜合化的檔案管理人才結構的建設，對實現檔案管理信息化、現代化至關重要。

五、結語

綜上所述，在新形勢下，各單位領導需增強對檔案管理工作的重視，推進管方式逐漸轉變成信息化、現代化管理模式；需要對信息化檔案管理工作進行投入，配備性能高的計算機與專業管理軟件系統；對檔案管理人員進行定期知識培訓，讓管理人員熟練掌握信息化管理技術，并把檔案資料進行歸檔整理，將檔案數據上傳到云數據管理處進行儲存，讓事業單位檔案管理工作更為規范化。

參考文獻：

[1]崔文謙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].辦公室業務，2017，2（14）：141.

[2]姚武.如何推進機關事業單位檔案管理規范化標準化[J].中國管理信息化，2016，19（15）：174-176.

[3]李然.推進事業單位檔案管理規范化措施探析[J].黑龍江科學，2017，8（14）：120-121.