關于老農保檔案規范化管理的探討

李明輝

伴隨著城鄉居民社會養老保險的全面開展，起始于1993年的老農保，經過二十多年的發展，已經完成了應有的使命，到了應當退出歷史舞臺的時候。然而，由于當時條件的限制，老農保的原始檔案以手寫材料為主，存在錯、漏、字跡模糊等不足之處，給后繼的檔案規范化管理造成困難。為此，需要多部門通力協作，群策群力，密切配合，才能解決老農保檔案遺留的歷史問題，為檔案的規范化整理奠定基礎。

一、老農保檔案的特點

（一）時間跨度大，原始憑據收集難度大。

老農保業務開展之初，委托各鄉鎮（街）民政辦主任具體經辦，然后把原始票據材料交給縣居民保中心統一匯總保管。由于鄉鎮（街）各自為政，標準不統一，幾乎都是手寫的原始憑據，大都只有參保人的姓名，沒有身份證號碼，同鄉鎮（街）同村（居）委會同姓名的參保人時有發生，給參保人的身份鑒定增加了困難。而且從1993年啟動的老農保，經歷二十多年的發展演變，檔案的原始憑據退化嚴重。純手工書寫以及復寫的材料，個人保管不當造成字跡模糊，原始憑據丟失等現象時有發生，增加了原始材料收集鑒定的難度。

（二）參保人員來自各行各業，人員性質多種多樣。

老農保的參保人員包括軍人，企業職工，村干部，民辦教師，新婚夫婦等各個行業的人員，人員性質復雜。按照當時的制度設計，參保人員只需一次性繳納保費后，就可以安心等待到六十周歲后領取養老金，在繳費后與領取養老金前不再與養老經辦機構發生關系。后來隨著養老制度的完善和社會的發展，人員流動性大，個人工作單位的變動，參保人員的動態變化導致了老農保原始憑據的失真。

（三）原始材料錯、漏、丟失現象時有發生。

1993年老農保剛開展時，電腦尚未普及，后來雖然有了老農保操作系統并實現全省聯網，但是這套操作系統不夠成熟，無法實現自我糾正錯誤的功能。對照手寫的原始憑據，直接錄入一代十五位身份證號碼（相當多的參保人員沒有身份證號碼），姓名，工作單位，數據將錯就錯，給以后的檔案管理埋下隱患。

二、老農保檔案管理中存在的問題

（一）檔案缺乏統一的標準

1993年剛開展老農保時，全國尚無一部與社會養老保險檔案管理相關的全國性法律。老農保檔案主要依據各地相關部門制定的規章制度進行，各地的檔案管理各自為政，自行其是，從而造成檔案在實際工作中方法多種多樣，既有采用電子表格，也有使用紙質材料。直到《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（第3號令）由國家檔案局和人社部共同頒布實施后，老農保的業務檔案才真正走上正軌。

（二）檔案管理人員缺乏統一的組織培訓

老農保業務開展之初，沒有設置專職的檔案管理人員，檔案管理人員也是臨時任命，突擊一陣后又轉入本職工作，很少有專職人員來管理檔案，造成政出多門，多人分階段突擊檔案歸檔。由于檔案管理人員變動頻繁，又沒有統一組織培訓，造成檔案管理人員素質參差不齊，缺乏工作的連續性。各地依據地方規定各自為政，自行其是，造成政出多門，很難形成一個統一的整理標準，無法實現檔案的規范化管理。

（三）檔案的配套設施落后

檔案材料隨著參保人員的增加而增多，需要存放檔案的空間也越來越大。以仙游縣為例，1996年老農保參保人員僅有4263人，到2011年猛增到11421人。巧婦難為無米之炊，參保人員的驟增給檔案管理帶來了壓力，造成檔案庫房的容量嚴重不足，擠占了查閱室的空間，給檔案的查閱利用造成不便。老農保檔案管理數字化程度低，查詢以手工為主，造成檔案的查詢利用效率低下，影響檔案后繼的進一步編研開發和利用。

三、關于做好老農保檔案管理工作的建議

（一）充分發揮各個職能部門的優勢，齊心協力，分工合作，共同對老農保原始材料進行把關。

由于老農保的參保人員來自軍人，企業職工，民辦教師，村干部，新婚夫婦等各個行業，人員性質復雜，相應地由縣城鄉居民社會養老保險管理中心牽頭，召集武裝部，社會勞動保險管理中心，教育局，鄉鎮（街）召開動員大會，統一部署，統一思想，統一行動，把老農保的原始檔案信息分門別類進行打印，分發給相關部門進行比對核實，糾正原始檔案信息中存在的錯誤，并把糾正后的數據與公安戶籍數據比對，把原來的十五位的第一代身份證號碼升為十八位的第二代身份證號碼。確保比對后的檔案數據真實可靠，更好地為檔案的信息化建設服務。

（二）建立健全老農保檔案管理制度，保障老農保的檔案管理走上規范化軌道。

老農保的檔案由《注銷（給付）領取申報表》、《保險證》（保險證遺失的，應附有《遺失聲明》）、身份證復印件、《老農保個人賬戶基本情況》、《轉移申報表》、戶口轉移證明或參加其他社保證明、繼承人或指定受益人身份證復印件七個部分組成。老農保的業務檔案應按年度以縣（區）為單位將同一年度所有業務檔案集中裝訂成卷存檔，縣（區）級經辦機構保存的繳費記錄卡應集中裝訂，但應在上面注明參保人的具體情況。縣（區）級城鄉居民社會養老保險管理中心作為基層老農保經辦機構，負責老農保檔案材料的收集、分類、整理歸檔等具體事務。根據《福建省老農保與城鄉居民保制度銜接過渡經辦操作辦法》的通知，老農保業務檔案的管理分為退保檔案，保險關系轉移人員（包含參加其他社保）檔案，參保人員死亡檔案三種處理類型。根據文件的通知要求，對老農保檔案的三種類型七個組成部分的材料歸檔整理時，應當嚴格遵循工作原則，明確老農保檔案的分類依據，把相關的材料歸檔存檔，便于實現檔案的規范化管理。

（三）不斷完善配套設施，加強對業務檔案管理人員的相關知識及信息操作系統使用的培訓。

工欲善其事，必先利其器。建設好檔案庫房及配套設施，可提高檔案的查詢利用及編研的辦事效率。我縣參照建設部和國家發改委關于《檔案館建設標準》的要求，于2012年將原來的鐵皮柜換成密集架，檔案庫房的面積由原來的30平方米增加到80平方米，還配備了檔案專用電腦、掃描儀、復印機及查閱室，切實提高了查詢利用及編研的效率。利用現代化的管理手段，既提高了辦事效率，又減輕了檔案管理人員的工作量，也為檔案的后繼利用開發提供了一個結實的平臺。

檔案管理人員的能力和水平的高低，決定了檔案管理精細化的程度。老農保的經辦流程和檔案管理息息相關，必須在熟悉老農保整個經辦流程的基礎上才能確保檔案管理的規范。本人作為專職的檔案管理人員，為了更好地勝任檔案管理工作，多次參加省、市城鄉居民社會養老保險管理中心及檔案局舉辦的老農保業務和檔案管理信息系統的操作培訓，不斷提高本人的業務素質和檔案管理水平，增強了對檔案管理軟件的實際操作技能，更好地把檔案管理與參保人利益，社會效益結合起來。

四、結束語

老農保檔案是老農保經辦業務的重要原始憑證，也是保障參保人利益的主要依據。保管好老農保檔案是《福建省老農保與城鄉居民保制度銜接過渡經辦操作辦法》的具體要求，也是老農保業務經辦不可或缺的環節。老農保檔案管理水平的高低，將直接影響到檔案的后繼查詢和編研利用的效率。特別是隨著我國社會養老保險事業的發展，老農保必將被城鄉居民社會養老保險所取代，依據《社會保險業務檔案管理規定》的要求，管好老農保檔案，切實提高老農保檔案的管理水平，可以為以后的檔案管理積累豐富的經驗，也為居民保檔案的管理提供有益的借鑒。