新形勢下文書檔案管理的幾點思考

楊靜

摘 要：文書檔案是事業單位、企業單位、政府機關、社會團體和其他組織進行各項行政管理事業中形成的文件總稱，其中主要內容涉及到簡報、信函、通知、報告、請示、指示、命令、決定、計劃、總結和會議記錄等等，對這些文書檔案進行管理和利用是促進單位發展的重要途徑。但是在社會建設的發展背景下，傳統的文書檔案管理已經很難滿足于單位的發展需求，這就必須要對其進行深入分析，以便能夠根據實際情況提出可靠的對策建議，為新形勢下文書檔案管理的科學發展奠定良好基礎。

關鍵詞：新形勢；文書檔案；管理；對策

隨著科學技術的持續發展，我國的生產力水平得到顯著提升，為進一步促進社會的穩定發展，各個單位對文書檔案管理工作提出了更高要求，期望能夠充分發揮文書檔案的利用價值，為單位的發展提供有利依據。然而在新形勢下，文書檔案管理作為一項具備較高技術性、服務性和政治性的工作事項，僅僅依靠傳統的管理方式和管理手段很難實現對文書檔案的有效管理和利用，不僅影響到了文書檔案的整體質量，也直接阻礙了單位的建設和發展。因此，有必要對新形勢下文書檔案管理進行深入探討，以便能夠采取有效措施提高文書檔案管理的整體水平，使文書檔案管理工作更具有信息化、科學化和規范性，有效促進單位的建設發展。

1 新形勢下文書檔案管理存在的問題

1.1 文書檔案的管理水平較低

現代化檔案管理對計算機技術的應用有著較大需求，許多單位都逐漸重視到信息化技術在文書檔案管理中的作用，不斷提高了對檔案管理系統的建設投入，使文書檔案管理的效率和質量得到有效提高。但是就目前來看，各個單位的檔案信息化管理系統缺乏統一標準，以致在進行文書檔案管理的時候不具備通用性，無法保證文書檔案管理的規范化和標準化，嚴重影響了文書檔案管理的順利進行[1]。例如有些單位的檔案管理系統過于重視檔案專業流程的研究和實踐，對檔案和文件之間的銜接存在一定疏忽，尤其是利用信息化技術實現自動化辦公之后，檔案管理軟件與辦公自動化系統難以進行有效的無縫銜接，導致對電子檔案文件的歸檔缺乏準確性和時效性，無法保證文書檔案的整體質量。

1.2 文書檔案的質量較低

文書檔案涉及到的內容相對較多，對不同檔案資料的記錄形式也有所區別，有些檔案資料會利用計算機技術進行記錄和歸檔，有些檔案資料會進行手抄記錄和歸檔，在整個檔案資料的記錄和歸檔過程中，既要對檔案資料進行分類和整理，也要對一些檔案資料進行修改和補充，在復雜的檔案工作中很容易出現失誤情況，繼而影響到文書檔案的質量，甚至直接出現檔案漏失等不利情況，極其不利于文書檔案管理工作的有效進行[2]。同時，有些工作人員在進行檔案記錄的時候，采用的檔案記錄格式也不盡相同，容易帶來一定的閱讀障礙，且同一種檔案中涉及到多種規格，這就影響了檔案資料的原始性，不僅影響到文書檔案的質量，也造成了較高的人力浪費和物力浪費，不利于文書檔案管理的持續發展。

1.3 文書檔案的開發程度較低

在進行文書檔案管理過程中，許多檔案管理人員對文書檔案管理工作缺乏正確的認識，或是在實際工作中缺乏積極性和主動性，整個文書檔案管理過程比較注重對檔案的收集、整理和保管，沒有認識到對文書檔案進行開發和利用的重視性，這種被動式服務的檔案管理方式不僅直接影響了文書檔案管理的整體效果，也造成了大量檔案資源的浪費現象[3]。同時，在提供文書檔案服務的時候，有些檔案管理人員沒有對檔案進行分類處理，也沒有根據檔案的類別和使用需求對檔案檢索功能進行優化，導致檔案使用者無法及時找到所需的檔案資料，極大降低了文書檔案的使用率，不利于文書檔案管理工作的有效進行。

2 新形勢下文書檔案管理的應對策略

2.1 加強制度建設，提高檔案管理水平

完善的制度是促進文書檔案管理工作順利進行的重要基礎，相關單位必須要針對現有的規章制度進行優化和完善，在滿足于我國法律要求的條件下，結合公文管理的實際需求制定合理的公文處理實施辦法，對文書檔案方面的各個規定進行綜合處理，以此形成集檔案的歸檔、統計、鑒定、處理、保密、借閱、銷毀和管理為一體的檔案管理制度，并針對文書檔案管理提出規范要求，構建統一運行、統一要求和統一標準的檔案管理操作流程，使文書檔案管理更具有合理性、科學性及規范性。同時，在進行文書檔案管理的時候，也要廢除不合適的規則，對不夠完善的制度也要做好修繕工作，從而制定出符合我國新形勢的文書檔案管理制度。此外，在科學技術的發展背景下，也要對數字檔案管理制定合理的標準，以此確保新的制度體系能夠與以往的制度體系形成結合，從而實現完整、綜合、全面的檔案管理模式，有效提高文書檔案管理的整體水平，為單位的建設發展構建有利環境。

2.2 積極運用現代化技術，提高檔案管理效率

為促進文書檔案管理與辦公自動化的結合發展，應積極運用現代化技術，不斷提高文書檔案管理的信息化程度，為文書檔案管理工作的順利進行提供有利條件。首先，檔案管理人員需要根據單位的實際情況合理選擇檔案管理軟件，通過計算機技術和軟件技術進行文書檔案的收集、整理、編號、保存、檢索和利用，有效提高文書檔案的質量和利用率。同時，也要做好檔案管理軟件和辦公自動化系統的接口，使文書檔案管理系統和辦公自動化系統能夠實現無縫連接，使檔案文件能夠直接歸檔到檔案系統，并做好紙質檔案和數字檔案的檢查工作，確保紙質檔案和數字檔案的信息具有一致性。其次，要采取有效措施提高文書檔案的檢索效率，利用信息化技術構建出多樣化的計算機檢索工具，使文書檔案能夠形成文件級、案卷級到檔案專題，通過多角度、多層次的檔案檢索體系提升檔案檢索工具的覆蓋率，從而更加準確、快速、系統地進行檔案管理和檔案服務。

2.3 加強文書檔案的開發，提高檔案資源的利用率

為提高文書檔案的利用率，檔案管理人員必須要深入了解各個部門對文書檔案的需求，以便能夠根據不同部門的檔案需求特點提供具有針對性的檔案信息，使各個部門人員能夠認識到檔案信息在實踐工作中的作用，為文書檔案的開發和服務提供有利環境。同時，檔案管理人員在進行檔案管理和服務的時候，要利用多種渠道和途徑進行檔案資源的開發工作，使檔案資源的利用效率得到有效提高[4]。比如利用檔案資料編制出《檔案利用匯編》、《財務經營統計分析匯編》、《統計資料匯編》、《榮譽匯編》、《歷史沿革》等等一系列的檔案資源匯編，為單位的決策、計劃、實施措施和工作總結等各項工作提供有利依據，有效提高單位的運行效率。此外，還可以將檔案資料編制成不同的專題匯編，從而為檔案使用者提供多方面、多層次的有效信息，充分發揮檔案資源的利用價值，為單位的建設發展提供可靠的信息支撐。

3 結語

綜上所述，為促進文書檔案管理的持續發展，使其能夠適應于單位的發展需求，應積極加強制度建設、提高檔案管理水平，積極運用現代化技術、提高檔案管理效率，加強文書檔案的開發、提高檔案資源的利用率，從多方面提高文書檔案管理的效率和質量，為單位的建設發展提供有利支撐。

參考文獻

[1]李靜丹.新形勢下加強事業單位文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2017（06）：123.

[2]李劍峰.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：187.

[3]楊曉曉.新形勢下事業單位文書檔案管理工作淺析[J].企業改革與管理，2016（13）：206.

[4]劉晶.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江史志，2015（13）：179.