檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)研究

張汝良

摘 要：在檔案管理工作中，檔案的信息化建設(shè)是如今信息科技時(shí)代的重要發(fā)展趨勢(shì)，隨著管理技術(shù)的發(fā)展，逐漸形成一系列檔案管理體系。基于此，本文對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行了研究，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，以期檔案管理的信息化建設(shè)能夠跟上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，為我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展做好保障工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

引言：傳統(tǒng)的檔案管理是對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，已經(jīng)不能夠適應(yīng)如今社會(huì)發(fā)展的速度，利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理才是適合當(dāng)代社會(huì)的檔案管理。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不僅提高了檔案管理的效率，也為人事管理和生產(chǎn)項(xiàng)目的進(jìn)行提供了很大的便捷。

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是指使用信息技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，也是建立了檔案管理的新原則和新理論，是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中重新確立檔案管理的基本框架，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享以及提供檔案信息社會(huì)化的服務(wù)，是將不同學(xué)科進(jìn)行融合與整合。檔案信息化建設(shè)主要是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施是傳輸交換檔案信息，進(jìn)行資源共享，因此對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是第一步，然后才能充分發(fā)揮檔案信息化的巨大作用[1]。

2 檔案信息化管理中存在的問題

檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。檔案信息分別來自不同的部門或單位，不同的部門和單位之間的檔案都存在結(jié)構(gòu)上的差異，這種現(xiàn)象也就讓檔案的信息化管理變得十分復(fù)雜，讓檔案信息的信息化建設(shè)過程時(shí)間加長(zhǎng)。

信息數(shù)據(jù)高度分散。每個(gè)部門都有自己的信息數(shù)據(jù)，整個(gè)單位也有自己的信息數(shù)據(jù)，在對(duì)這些檔案管理時(shí)還需要對(duì)信息進(jìn)行整理，這就讓檔案管理工作難度加大。例如一個(gè)企業(yè)總體有自己的財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門也有自己的財(cái)務(wù)報(bào)表，這就需要檔案管理工作增加提取有價(jià)值信息的工作內(nèi)容，才能進(jìn)行信息的共享。

檔案信息管理存在滯后現(xiàn)象。檔案的信息化建設(shè)最主要的效果是將檔案信息管理的過程進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，將信息的利用率進(jìn)行提高。但是目前很多企業(yè)的檔案信息管理存在很嚴(yán)重的滯后，不僅體現(xiàn)在信息技術(shù)的滯后，還體現(xiàn)在檔案信息的滯后。

缺少對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。隨著信息技術(shù)的廣泛使用，社會(huì)工作效率得到了更大的提高，檔案信息處理得到了更完善的信息框架和處理模式。因此在檔案信息化建設(shè)中，需要擴(kuò)大對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，以人本為關(guān)鍵原則，提高員工建設(shè)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，提高員工的技術(shù)水平，從而提高工作效率。

檔案管理部門的信息化水平較低。如今，我國(guó)很多企業(yè)已經(jīng)引進(jìn)了更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，但仍然存在很多單位依靠單機(jī)操作管理，這就造成了很多信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享。很多人只會(huì)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些簡(jiǎn)單操作，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用率相對(duì)較低，影響到了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)還需要得到更大層面的發(fā)揮。

3 完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略

3.1 完善檔案信息化管理工作體系

完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理最重要任務(wù)是完善檔案信息化管理工作體系，對(duì)檔案管理體系的完善，以及建立監(jiān)管體系和評(píng)價(jià)體系，形成網(wǎng)狀的管理體系，從多方面維護(hù)檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)行。首先需要建立完善的檔案管理制度，根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理，做到有章可循，保障檔案管理的效果。其次還需要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能跟上社會(huì)發(fā)展的速度，創(chuàng)新出適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的檔案管理方式至關(guān)重要，明確并統(tǒng)一檔案管理的管理方式，根據(jù)檔案管理工作的重點(diǎn)提供管理、組織信息，達(dá)到管理方式的科學(xué)化、規(guī)范化。再次檔案信息化管理的監(jiān)管體系需要引進(jìn)移動(dòng)監(jiān)控設(shè)備，在計(jì)算機(jī)內(nèi)設(shè)置瀏覽記錄儲(chǔ)存，一旦出現(xiàn)問題，可以做到有據(jù)可查和有針對(duì)的問責(zé)。最后檔案管理信息化建設(shè)中建立績(jī)效評(píng)價(jià)體系，記錄員工日常工作表現(xiàn)，建立適合的激勵(lì)機(jī)制，提高員工工作的積極性[2]。

3.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

企業(yè)在建立檔案時(shí)就做好網(wǎng)絡(luò)檔案的建立，這就為檔案的信息化管理節(jié)省了很多的時(shí)間。建立網(wǎng)絡(luò)檔案首先需要建設(shè)檔案網(wǎng)站，建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公共服務(wù)平臺(tái)，充分發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，增加檔案管理的服務(wù)功能。通過宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案，是網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案管理信息服務(wù)的良好平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息合理高效地利用。其次，引進(jìn)必要的硬件設(shè)備，做好檔案信息化管理的硬件支持，硬件設(shè)備是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享的必備條件，對(duì)于保障檔案管理的安全性具有重要作用。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要進(jìn)行檔案信息的共享，推動(dòng)信息共享進(jìn)程需要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部普及電腦的使用，培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人員，保證檔案管理人員對(duì)電腦的規(guī)范使用，從而達(dá)到檔案管理的高工作效率。另外實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)也具有很重要的意義，也是我國(guó)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)服務(wù)。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，建設(shè)檔案的遠(yuǎn)程查閱管理功能，例如對(duì)于一些可以公開的檔案信息，由有關(guān)部門到指定網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布，對(duì)不同級(jí)別的檔案信息，使用連接的方式進(jìn)行處理信息，在檔案管理網(wǎng)站內(nèi)向注冊(cè)用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)。對(duì)于一些不能公開的檔案信息，需要對(duì)檔案使用者身份進(jìn)行審核登記。

3.3 加強(qiáng)安全建設(shè)

檔案信息化建設(shè)過程中需要在安全建設(shè)上投入更多的關(guān)注度，有關(guān)企業(yè)需要投入更多精力和資金進(jìn)行安全建設(shè)，促進(jìn)管理應(yīng)用的研發(fā)，組織技術(shù)人員的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與人才的平衡發(fā)展，以適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案是具有隱私性的重要數(shù)據(jù)，檔案信息化建設(shè)的安全建設(shè)需要得到更多的注意，例如企業(yè)內(nèi)部的檔案網(wǎng)站需要設(shè)立嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)防火墻，防止任何惡意入侵，企業(yè)也需要設(shè)置網(wǎng)站的用戶審查以及設(shè)置相關(guān)權(quán)限，保障網(wǎng)站訪問用戶的明確性，也要保障網(wǎng)站內(nèi)的檔案不能被隨意更改轉(zhuǎn)發(fā)。

3.4 提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息化建設(shè)有著推動(dòng)作用。要想提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)需要做到以下內(nèi)容：第一，招聘具備專業(yè)能力與素質(zhì)的檔案管理人員，檔案管理不僅僅是存放整理檔案，還需要將檔案?jìng)浞葜辆W(wǎng)絡(luò)上儲(chǔ)存起來，對(duì)檔案格式的修改，對(duì)檔案內(nèi)容的整理。這就要求檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)使用能力，因此需要招聘選擇有專業(yè)能力的管理人員。第二，對(duì)檔案管理人員定期培訓(xùn)。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)不斷深入，檔案管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步。通過定期培訓(xùn)檔案管理工作人員，能夠保證檔案管理工作人員的專業(yè)能力與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備逐漸增加，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得以保障。第三，建立適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)機(jī)制。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的作用可以有效地鼓勵(lì)管理人員的積極性，激發(fā)出工作人員的無限潛能，也能夠幫助檔案管理工作質(zhì)量得到提升，更好地做到人盡其才。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案信息化管理需要從建設(shè)檔案信息化管理工作體系、基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)、信息技術(shù)及人員、網(wǎng)絡(luò)檔案、安全建設(shè)等多方面實(shí)施，通過融入先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保障檔案管理質(zhì)量與效率的同時(shí)提高。因此，企業(yè)應(yīng)該更加關(guān)注檔案管理部門硬件設(shè)備的提升，管理人員的培養(yǎng)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度和工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]李峰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：89-90.