關于加強高職院校檔案數字化建設探析

沈建軍

摘 要：隨著網絡技術、計算機技術、電子技術與多媒體技術、數據庫技術等在檔案領域的廣泛應用，出現檔案數字化發展新趨勢，尤其是互聯網的高速發展使得檔案數字化獲得強大生命力，而高職院校作為先進技術的研發者與傳播者，有條件也有義務利用各種先進的現代化技術開展檔案工作，不斷加強檔案數字化建設，盡早促進檔案管理的現代化，更好地為高職院校的科研、教學等工作提供服務。

關鍵詞：高職院校；檔案工作；數字化建設

檔案數字化建設是新時代高職院校檔案工作與信息化發展的必然趨勢，國家檔案學會也明確提出檔案數字化建設是實現檔案管理現代化、有效利用檔案、適應社會發展的重要部分，是傳統檔案工作面臨的新挑戰。檔案工作切實反映高職院校開展各項活動的詳細信息，紙質檔案管理目前已經無法適應現實需要，數字化建設勢在必行，如何加強檔案數字化建設就成為高職院校檔案部門面臨的重要課題。

一、加強高職院校檔案數字化建設的重要性

檔案數字化建設指的是對檔案館藏和重大活動采取著錄、掃描、攝像錄音以及運用多媒體技術等策略，將紙質材料、照片、膠片、聲像等傳統檔案轉化成數字化信息，用數字化的形式存儲到磁盤、光盤等存儲器里，基于計算機系統加以管理，利用網絡相互連接，形成檔案信息庫，建立科學快捷的檔案管理平臺，共享檔案信息資源。對于高職院校而言，加強檔案數字化建設至關重要，這主要體現在三個方面：

一是有助于檔案價值的充分發揮。檔案數字化建設可以彌補紙質檔案占用空間大、成本高、保管環節容易被損壞等缺點，利用數字化處理與校園網絡傳輸，讓需要者快捷查詢檔案，節約大量人力物力財力[1]。同時，數字化檔案建設突破傳統檔案利用的時空限制，利用者在網絡的任何一點或終端都可查閱所需檔案信息，無需往返檔案館室，不僅節約工作時間，還顯著提高檔案利用率。二是促使高職院校檔案管理方式出現根本的轉變，檔案部門也從封閉走向開放。高職院校的傳統檔案管理幾乎都圍繞紙質檔案進行，由人工抄寫檢索目錄，導致檔案人員勞動強度很大，查閱檔案的難度也較大，但數字化檔案就可以克服這些不足，把傳統的檔案保管與利用轉變成信息的采集、管理與服務，實現對高職院校檔案資源的科學管理與優化配置，讓檔案利用者獲得高效的、優質的服務。三是能有效保護高職院校檔案原件，延長原件壽命。檔案是高職院校的原生信息資源，傳統紙質檔案原件如果被損壞將無法修復，損失也無法彌補，加強檔案數字化建設以后，就可用數字化檔案替代原件被利用，預防檔案信息在利用環節被人為破壞，預防遭受無法挽回的損失。

二、加強高職院校檔案數字化建設的策略建議

（一）健全檔案數字化建設標準規范

在檔案數字化建設中，很多問題都會阻礙高職院校檔案數字化工作進程的推進，如不規范的電子檔案目錄會對實際工作造成很大困擾，這就需要高職院校檔案部門不斷提升核心工作意識，建立健全檔案數字化建設標準與規范，重視和科研、教學、管理與服務等主體工作系統實現互聯互通與兼容共享，預防檔案信息數據和檔案數據庫的存儲格式存在差異，解決后期檔案的管理與傳輸難題。同時，高職院校檔案部門要按照行業規范，立足自身檔案數字化建設需求，科學制定切實可行的數字化工作制度，讓檔案數字化建設有章可循[2]。

（二）完善院校檔案數字化工作體系

高職院校檔案數字化建設的加強必須在各個檔案工作基本環節都建立數字化流程、執行數字化制度。一是在高職院校檔案收集環節，應利用計算機網絡完善建立數字化文件與數字化檔案的一體化歸檔收集工作模式，由高職院校各部門兼職檔案人員在完成本部門的電子文件作業之后要利用校園網向檔案部門轉發一份，及時將文件歸檔。二是在高職院校檔案管理環節，應做好數字檔案設備與信息的管理這兩方面工作，因為數字檔案載體較為特殊，存放檔案的方式從過去的檔案柜架轉變成磁盤、光盤、數字存儲器，大量數字文件可以被存放在極小的空間，檔案數字化建設主要就是減少數字檔案對設備的依賴，保管數字化檔案時應向入讀介質輸出記錄，暫時用原格式保存，確保數字檔案的可讀性、可利用性，預防信息丟失，處理好共享和保密、物理存儲管理和邏輯性處理等問題。三是在高職院校檔案利用環節，應基于校園網提供電子檢索服務，利用網絡在相關部門與單位之間傳遞信息、交換信息，聯機建立起用戶使用情況的文檔。同時按照數字化檔案的特征執行符合實際需求的、完善的數字化檔案建設規章制度，包括文檔一體化制度、數字化文件歸檔制度以及數字檔案鑒定制度、備份制度等，確保高職院校檔案數字化建設工作的正常有序開展[3]。

（三）強化檔案數字化建設風險控制

安全是加強高職院校檔案數字化建設的重要內容，檔案部門務必要針對性地采取措施有效控制可能出現的侵襲、危害等風險，保證檔案信息的安全性[4]。一是高職院校檔案人員要不斷增強信息安全意識，有效掌握《互聯網安全保護技術措施規定》與檔案數字化建設風險因素，嚴格規范檔案信息的查詢、提交、修改等工作權限，避免發生不可預料的危險。二是在高職院校檔案數字化建設的立項與總體規劃中設計好各種檔案數字化建設風險的防控預案與系統，采取設置防火墻、用戶身份識別、密鑰以及災難備份等手段加強風險防范，確保檔案數字信息的安全。三是完善建立科學化、網絡化的病毒防范體系，禁止將非法軟件安裝在工作網絡上，對于計算機殺毒系統必須及時更新，并啟動訪問控制和入侵檢測的聯動，杜絕發生非法訪問行為、網絡攻擊行為。高職院校檔案部門必須把好檔案數字化建設的每一個環節，禁止發生檔案原件破損、丟失和檔案信息篡改、刪減等現象，對于檔案原件從拆卷到掃描再到裝訂以及對掃描圖像的核查、優化、糾錯、存儲、數據連接等，每一個流程都不能出錯。在實際操作中，檔案人員要注意案卷排列順序，保持紙質檔案與電子目錄的對應關系，通過完善檔案信息安全與網站建設的規章制度，異地保存數字檔案副本，有效保障高職院校檔案信息安全，保證檔案數據庫完好無塤。

（四）引進人才并加強在職技能培訓

為不斷加強檔案數字化建設，高職院校檔案部門應注意引進優秀人才，他們不僅要擁有全面的知識結構，還要掌握檔案學與文書學等專業知識，充分了解相關法律知識、經濟知識、英語知識等，具有一定水平的計算機應用能力。在引進高素質優秀人才的同時還要高度重視工作方式的轉變，加大培訓在職人員的力度，保持知識和技能的同步提升，使檔案人員不斷充實專業知識，提高計算機應用水平，實現知識互補與能力互補，鍛煉其敏銳的檔案工作能力、信息處理能力與優良職業道德，在檔案數字化建設中貫穿探索精神與包容開放的態度，快速推進高職院校檔案數字化建設。

三、結語

檔案工作是組成高職院校工作的重要部分之一，隨著校園網絡的高速發展與辦公自動化水平的持續提升，涌現大量電子文件與數字信息，高職院校檔案部門面對數字化建設趨勢，必須順勢而上，將本校檔案數字化建設工作落到實處，不僅要及時健全檔案數字化建設標準規范，完善高職院校檔案數字化工作體系，還要強化檔案數字化建設風險控制，注意引進人才并加強在職技能培訓，從而不斷加強檔案數字化建設，推動高職院校不斷提升檔案工作水平，更好地服務于高職院校的建設與發展。

參考文獻

[1]楊鳳蓮.高職院校檔案數字化平臺建設[J].管理觀察，2016（08）：98-100.

[2]郭玲.高職院校檔案信息數字化管理的思考[J].城建檔案，2016（03）：70-71.

[3]趙蘭鳳.推行高職院校檔案數字化管理初探[J].林區教學，2017（12）：120-121.

[4]董亞麗.淺析高職院校檔案管理的數字化發展路徑[J].人力資源管理，2015（10）：221-222.