檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討

王志福 崔永濤

[摘要] 信息技術的發展，促使社會各個領域都在不斷進行著改革，檔案管理模式的改革發展為我國醫療領域檔案管理工作帶來了許多新的變化。該文對檔案管理模式改革對醫院檔案管理的作用進行了簡單概述，分析了目前我國醫院檔案管理環節中存在的各類問題，在此基礎上重點探究了檔案模式改革在醫院檔案管理中的應用策略，旨在為關注這一領域的人士提供一些可行性較高的參考意見。

[關鍵詞] 檔案管理模式；醫院檔案管理；管理體制；管理平臺

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（a）-0062-02

隨著我國國民經濟的發展以及人民生活水平的提高，社會各界對于我國檔案管理改革，特別是檔案管理改革在醫院檔案管理中的應用方面越來越關注。作為我國社會公共服務體系當中的一項重要組成部分，現階段醫院檔案管理的主要內容包括了患者基本資料、醫院重大事件以及醫學工作者的先進研究成果等，由此可見，醫院檔案管理對于其自身服務質量的進步與服務能力的提升都具有重大影響。

1 檔案管理模式改革對醫院檔案管理的作用

根據檔案管理模式改革所取得的成果，結合現階段醫院檔案管理發展狀況可以得出，推進檔案管理模式改革的縱向深入，有利于我國醫院檔案管理快速實現現代化。將各個管理環節進行更加細致的劃分，有利于明確醫院檔案管理中工作人員的責任和義務，從而彌補傳統檔案管理責任落實不到位等方面的問題。與此同時，做好醫院檔案管理各個環節之間的有效銜接，促進檔案管理工作的暢通性和一致性，對于完善醫院檔案管理體系，提升醫院檔案管理能力具有積極的促進作用[1]。

2 醫院檔案管理環節中存在的問題分析

2.1 醫院檔案管理標準體系落后

醫院檔案管理工作內容較為復雜，且在實際的管理過程中容易受到來自多方面因素的影響，因此在現階段全面推進醫院檔案管理信息化建設具有一定的難度。國內醫院檔案管理標準體系較為落后，信息化水平較低，不同地區不同醫院的醫院檔案管理硬件設備和軟件系統存在明顯差異，不同醫院檔案管理系統之間缺乏良好的兼容效果和信息共享能力，甚至在同一家醫院的內部人事檔案、財務檔案、醫療物業檔案之間的管理都無法有效連接，致使醫院檔案管理發展速度緩慢[2]。

2.2 醫院檔案管理專業人才素質缺失

雖然我國部分地區的醫院已經開始逐步落實電子化和信息化的檔案管理模式，但是從實際發展的角度進行分析可以得出，電子檔案的產生、管理和調用部門的計算機設備較為老舊，不利于長期保管檔案。且部分從事檔案管理工作人員的年紀較大，知識結構較為陳舊，未能根據時代的變化和發展不斷豐富自身的知識儲備，缺乏檔案管理知識和現代化檔案管理設備的操作能力。

2.3 醫院檔案管理信息化意識較差

醫院各個部門和科室職能分工十分細碎，在醫務人員日常工作過程中，醫院檔案管理信息化系統中都會隨時形成電子檔案文件。但是由于各個科室之間缺乏統一的管理，工作人員的檔案管理信息化意識較差，直接導致了在實際工作當中，對于信息化的文件重視力度不夠，并沒有將電子文件等同于醫療信息檔案，因此也未能從檔案管理的角度出發，對電子信息文件進行統一管理和使用，導致了大量的電子信息和數據流失。部分醫務工作人員疲于日常診療工作，很少有精力和時間參與到數字化信息處理工作環節，此種發展模式嚴重制約了我國醫療體系檔案管理工作朝信息化和系統化方向發展。

2.4 醫院檔案管理面臨信息技術的沖擊

在新時期，大數據和云計算快速發展的背景下，新醫療體制要求我國醫院檔案管理需要擺脫傳統醫療信息無法交流和共享的弊端，構建“云檔案”的醫院檔案管理模式。此種新型的發展模式僅依靠升級數字化設備構建信息化系統難以實現。而是需要在大數據和云計算等現代化信息技術發展過程中，不斷在醫療體制內部將經過數字化的傳統檔案信息同新產生的電子檔案信息進行加工整合，促使醫院檔案管理系統與區域公共衛生系統相互連接，與區域居民健康檔案系統相互配合，才能真正實現醫院檔案管理現代化。

3 檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用策略

3.1 整合各類資源，實現檔案統一化管理

檔案管理涉及到的環節和工作內容較為繁雜，檔案管理模式的改革中通過將各類資源進行整合，實現統一管理，進而提升了檔案管理工作的實際效率。在醫院檔案管理領域中，以病歷檔案為例，它不僅數量較多而且形成和更新的速度較快，在我國法律系統當中具有實際的法律效力，在解決醫患雙方產生的矛盾糾紛時可以作為重要的參考依據。基于此，我國某地區的醫院將其作為醫院檔案管理工作中的重要管理內容，通過整合各類資源，將一份病歷涉及到的患者、治療時間、主治醫生、看護護士、換藥醫生、醫療器械和治療藥品等各類信息資源都進行了系統整合，充分維護了病例檔案信息的真實性，為我國醫療、科研、教學以及司法等多項工作都提供了可靠的信息和數據支持[3]。

3.2 順應檔案管理模式，改革創新管理體制

傳統的檔案管理各個部門之間連接和交流較少，呈現出各自為政的狀態。在醫院內部設置的檔案管理辦公部門，僅由一名主管人員全權負責，降低了醫院檔案管理工作的工作效率。針對這一問題，我國某地區的醫院檔案管理部門，在檔案管理模式改革的啟發下，采用了統一領導和分級管理相結合的醫院檔案管理模式，極大地增強了醫院檔案管理工作能力。對于專業性和特殊性較強的檔案管理工作，采用了集中管理的模式，優化了此類檔案在特殊領域的應用效果。為了方便某些特殊部門合理利用檔案信息，通過將部門職能活動同檔案管理工作相互結合，形成了檔案管理和檔案使用的配套流程。在針對電子檔案文件管理時，當地醫院將邏輯歸檔和物理存放分別交由不同的專業部門管理，通過分管合作的方式加強了部門之間的交流，同時還有利于檔案信息得到妥善保管[4]。

3.3 打造專業團隊，提升檔案管理服務水平

現代化的醫院檔案管理對于專業化人才需求量較大，醫院檔案管理工作不僅要求工作人員具備良好的醫學知識、檔案管理知識，同時還必須對當下新的技術和設備都具有良好的掌握和應用能力。面對這一需求，我國某地區的醫院檔案管理部門積極吸收和引進了符合上述條件的復合型人才，并將檔案管理人員納入了醫院人才培養計劃，不斷為檔案管理工作人員傳授新知識和新技能，保證檔案管理工作人員的專業水準，有效提升了醫院檔案管理工作的效率。醫院還以檔案專業副研究館員級別的具有專業檔案管理能力的技術人員為領導，打造了一支專業化的檔案管理團隊，提升了醫院檔案管理團隊的整體素質。同時，當地醫院還定期邀請該地區市級檔案管理部門以及當地高等院校的檔案管理負責人前來醫院進行專題知識講座，并且針對醫務工作人員提出的問題，都給出了科學有效的解決方法，極大地提升了當地醫院檔案管理工作有效性。

3.4 提升醫院檔案管理服務能力，優化管理水平

從發展的角度進行分析可以得出，在我國醫療系統當中，醫院檔案的開發、管理與利用工作并未得到廣泛地重視。大部分地區的醫院都將自己視為醫療服務單位，因此忽略了在長期發展過程中形成的檔案的實際價值，許多有價值的檔案和信息都沒有發揮出其真正的應用價值。面對此種情況，我國某地區的醫院積極轉變了思想觀念，以主動宣傳和開發檔案代替了傳統的被動提供檔案查閱的服務模式。在醫院文化建設方面，利用圖文檔案資料，制作了醫院發展歷史的展板；在醫院宣傳環節，利用視頻音像資料，為社會各界提供了了解醫院的途徑，為提升醫院的形象增強醫院的服務能力都起到了積極促進作用；在學術研究領域，醫院將大量的病歷檔案和臨床數據信息等用于支持國家醫療領域的專項學術研究，為我國醫療科研水平的提升作出了積極貢獻。

3.5 搭建信息化電子化平臺，實現檔案管理現代化

在我國安徽省的檔案管理機構已經建立了省級電子文件中心，以強大的數據存儲和運算能力，實現了當地電子化的檔案管理發展目標。在我國醫療機構領域，也可以積極借鑒和吸收安徽省檔案管理模式改革的先進經驗，以電子化檔案管理模式逐步替代傳統的手動操作和人工檢索方式，逐步搭建信息化電子檔案管理平臺，實現現代化的醫院檔案管理發展模式。醫院采用此種檔案管理模式，不僅具有信息存儲量大信息保存時間長等方面的優勢，而且還能在云計算和云存儲技術的配合下，利用云計算功能可以實現快速檢索，將信息數據存儲到云端空間當中，又可以實現檔案備份，極大地增強了檔案管理的安全性與可靠性。除此之外，針對年代較為久遠的歷史檔案記錄，醫院還可利用現代化的掃描設備和復原技術，將紙質檔案掃描錄入到電子管理系統之中，保證醫院檔案系統的完整性，為后續醫療事業的研究和發展提供了可靠的信息支持。

4 總結

綜上所述，醫院檔案管理工作能力對于醫院全面開展醫療服務具有十分重要的影響。通過筆者的研究和分析可以得出，在檔案管理模式改革的環境下，我國醫療體系領域的醫院檔案管理仍面臨著諸多困境。相關領域的工作人員需要結合我國新醫改和檔案管理改革的優秀成果，制定出更加適合新時期發展的優秀檔案管理辦法，打造出更加專業化系統化的檔案管理團隊，全面實現信息化醫院檔案管理。

[參考文獻]

[1] 張鶴.新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路解讀[J].中國衛生標準管理，2017，8（3）：22-23.

[2] 尹蕾.醫院檔案管理人員素質建設的途徑和策略探究[J].中國衛生產業，2015，12（7）：135-136.

[3] 和贛紅.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場，2012（41）：72-73.

[4] 鄒海峰，張常強.談新時期醫院檔案管理中的問題及改進措施[J].醫學信息，2010，5（2中旬刊）：373-374.

（收稿日期：2018-01-03）