淺析綜合性醫院檔案的分類管理與發展趨勢

鄭超

[摘要] 綜合性醫院檔案管理中的核心工作即是檔案分類管理，這是保障檔案各項工作得以順利實施的前提，是醫學檔案相關管理科學開展的保障。醫院檔案分類管理可以向檔案信息使用者提供全面有效的應用服務。該文結合綜合性醫院檔案的重要意義與分類管理進行闡述，并提出其未來的發展趨勢。

[關鍵詞] 醫院檔案;分類管理;發展趨勢

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（b）-0071-02

綜合性醫院是與國計民生息息相關的首要單位，其包含了醫療教學、科研、康復、治療、病人診斷、醫學檔案等等諸多醫院活動，而這些活動會在醫院財務報表、科學研究、基礎建設、醫療救助、行政管理等過程里形成各種影像、聲音、圖片、文字等資料檔案，這即反映了綜合性醫院的發展歷程與成長軌跡，又可以促進醫院醫療救助水平與綜合管理水平的不斷提升。現代化綜合性醫院對檔案管理能力提高的過程也是對信息資源進一步收集與利用的過程，同時可以推動檔案室改變傳統的服務方式，讓資源配置得以優化，提升科學管理，充分發揮網絡平臺下的信息資源集成與大數據形成的過程，以便滿足綜合性醫院對于檔案資料的各項需求。綜合性醫院檔案的分類對象即為醫院中資料檔案的實體，可以分別根據檔案形式、內容、時間、出處分為不同類別與層次，讓其形成完整的體系。檔案分類是開展醫院科學管理的核心業務工作之一，強化醫院檔案分類的實踐過程研究即是現代醫院檔案學的重要課題。

1? 綜合性醫院檔案分類的重要意義

我國目前的綜合性醫院對于資料檔案開展科學分類處理能夠使得醫院檔案管理的科學化、集成化與系統化水平提高，結合醫院檔案分類的根本要求，那么醫院檔案在分類時重點按照實用性、邏輯性、客觀性的原則來進行檔案分類管理。當然，綜合性醫院檔案的分類也離不開醫院經營狀況以及特點，在檔案分類合理性選擇時，可以結合醫院年度問題分類法開展，這種方法能夠把綜合性醫院檔案整理以及收集年份給予科學整合分類，隨后就可以按照不同年份來區分不同的檔案問題。

綜合性醫院的檔案實體分類直接會影響院檔案的系統化問題，對于醫院檔案整理工作的質量、組織與管理檔案綜合管理均有很強意義。①對于醫院檔案合理分類可以發現其之間的深層次聯系，并清晰的展示醫院的發展歷程，方便資料檔案被存檔與有效利用;②醫院檔案的整理程序和具體工作，只能通過編目、排列、立卷、分類等過程才可能實施;③醫院檔案正確合理分類可以提升檔案管理工作的進度與質量，并讓檔案的運用管理得以提升[1]。

2? 綜合性醫院檔案的分類管理

綜合性醫院按照相關資料的功能權限以及不同類別，可以把檔案分成以下幾類。

2.1? 個人檔案

醫院中個人的考核檔案主要涵蓋了個人的任職證書、專業職稱評審表、個人業績晉升成績單、進修計劃表、年度聘任職稱申請表、醫德醫風記錄、從業人員考核表、技術人員專業年度考核表、業務狀況表以及醫院干部業務技術考績檔案等方面。

2.2? 科研檔案

綜合性醫院的科研檔案包括了醫學課題研發資料、上級主管單位的獲獎證書、核心醫學刊物上的重要論文等幾個方面。

2.3? 出生證明記錄

醫院中出生證明記錄是指各城鄉、鎮、市計劃生育簽發的服務證，由接生醫院填寫出生醫學證明，同時，醫院還要發放相應副頁，以證明新生兒的親屬身份證明等。

2.4? 婦幼保健檔案

綜合性醫院中婦幼保健檔案包含了婦幼保健相關的婦幼工作標準、兒童疫病匯總表、工作考核記錄、每日菜譜、幼兒園營養膳食分析、保健工作制度、婦幼工作計劃、婦女普病統計、婚前登記檢查記錄、監測生命跡象分析表、兒童出生缺陷情況、初級衛生保健評審、婦幼工作年報記錄、培訓總結等等。

2.5? 特殊載體檔案

醫院中的特殊載體檔案包括了聲像與實物資料兩種，涵蓋了重大活動記錄有關的獎品、獎狀、獎牌、錦旗、影像光碟、視頻資料、照片等等。

2.6? 會計檔案

醫院中會計檔案包含了財務報告類、會計賬薄類、會計憑證類和其他類。財務報告類主要是醫院財務決算報表，可分為季報表和月報表;會計賬薄類主要是醫院固定資產明細賬、分戶賬、明細分類、日記賬、總賬、現金出納賬、銀行存款賬等;會計憑證類主要是涉外會計憑證、記賬憑證、原始憑證等;其他類主要包含銷毀清冊、會計檔案移交、醫院職工工資名冊等。

2.7? 醫院設備檔案

醫院的設備檔案由設備檢修維修、調試運行、手冊、圖紙、安裝說明書、使用說明書、設備驗收開箱申請單、設備申請購置表等相關資料組成。

2.8? 醫院基建檔案

醫院基建檔案涵蓋了基建合同資料文件、招投標申請書、配套設施驗收資料、竣工與施工相關圖紙資料、預結算材料、規劃許可證、項目工程建設情況等內容。

2.9? 醫療管理檔案

醫療管理檔案是指醫院內部各管理規定、疫情監察記錄資料、醫生處方評定檢查記錄、醫療救護質量記錄表、搶救記錄資料、會診與診療記錄資料、疑難病例的記錄資料、危重及死亡記錄資料、病情狀況分析表、考試試題、基礎理淪、培訓與學習計劃、考評記錄、患者檢查記錄、病歷資料、醫院內部工作報表、工作總結、醫療質量工作管理計劃等文件。

2.10? 醫療護理檔案

醫療護理檔案是指醫護滿意度匯總調查表、助產操作規章制度、護理檢查記錄、巡視記錄、感染記錄、護理手冊、消毒檢查分析表、注射乙肝疫苗記錄表、護理教學監察表、專業護理考核題目、感染患者控制和登記資料、護理患者工作質量評判、母乳喂養教育相關健康知識內容等文件。

2.11? 醫院文書檔案

綜合性醫院的文書檔案即為醫院黨政工團檔案，是醫院檔案中占比較大的一類。文書檔案文件歸檔分為上級文件以及醫院內文件兩類。上級文件材料分為專題學習教育材料、工作表彰、黨組織內部人事關系、介紹信與批準決定資料、預備黨員及轉正通知、人員調配、組織關系調動、晉升職務通知與批準、工資調整、頂級轉正、招聘員工、離退休通知與批準、干部任免與處分書面通知、工作人員辭退、人員編制、醫院內部組織架構等方面。醫院內文件材料分為醫院組織機構臨時文件、人員工資資料、技術人員調配與任免、干部名冊、黨員資料、從業人員的調職、處分與任免、醫院內部制度、各階段的工作計劃與總結等方面[2]。

3? 綜合性醫院檔案的發展趨勢

綜合性醫院檔案的發展趨勢離不開實用性、科學性與客觀性的要求。因為對醫院檔案分類的行為并不是以目的為導向，而是一種科學管理方法，那么就務必要求有效實用，以便實現簡明與準確;醫院檔案的科學性就是要讓檔案類目避免交叉與重合，其內涵要清晰;檔案類目以綜合性醫院檔案工作為基礎，不得直接套用其他系統的分類標準。

3.1? 檔案管理信息化建設

綜合性醫院的檔案室要加入現代化的信息設備，結合信息網絡技術將多種醫院數字化信息，運用檔案管理軟件統一儲存管理，以便能夠提升查詢信息資料的效率，讓更多的用戶通過互聯網對醫院檔案信息進行掌握與了解，把各種醫院信息的查詢、存儲管理與數字化進行集成，這樣就不會由于地域的差異而不能利用。醫院檔案信息的主頁面可以呈現于互聯網上，把醫院內部的檔案資料可以給外來醫院參考、查閱與借鑒，以此來推動醫院的長久健康發展。

3.2? 提高醫院檔案軟硬件的基礎建設

綜合性醫院檔案高效運用必須要有較好的軟、硬件設施為基礎，這也是科學開展綜合性醫院檔案管理的外部條件。目前的社會早已進入信息化時代，多種多樣的檔案信息不斷涌入，對于綜合性醫院檔案的管理提出了更嚴更高的要求，這就讓醫院管理者不得不把更多的財力與更好的精力投入到檔案管理系統軟、硬件設施方面，以確保醫院綜合檔案發展過程中的網絡化、標準化與信息化。醫院可借助“局域網+廣域網”的模式，即借助局域網來創建醫院核心檔案的分類存儲，有效區分醫院特殊事件、行政、人事、醫療診斷數據、醫院文書的歸類;借助廣域網來滿足使用人員的訪問要求，運用防火墻、路由器創建安全訪問等級，嚴禁非法訪問者的入侵。因此，提高醫院檔案軟硬件的基礎建設，將是綜合性醫院檔案管理標準化、長期化、制度化的發展方向[3]。

3.3? 分類檔案服務手段多元化

綜合性醫院服務手段的多元化，可以用現代化管理模式來替代過去傳統的手動管理模式。而隨著互聯網技術與醫院多媒體技術的結合，那么數字信息化必然會成為醫院檔案的發展趨勢。醫院檔案信息化的建設需要進一步加快改革速度，讓多元化的服務手段整合到管理過程當中，以促成現代化的醫院檔案管理模式，可以把過去單一的文字內容轉化成聲音、圖像、影音等諸多模式，以多元化形式向信息提取者和借鑒者呈現[4]。

3.4? 分類檔案管理模式創新性

綜合性醫院管理模式需要多樣化的創新，并不是單純的對醫院檔案資料進行收集、分類和保管，而是把各類專題與材料資料通過匯編整理方式向使用者提供多樣化與及時的信息數據。現階段我國醫療行業正在蓬勃發展，綜合性醫院的檔案管理工作也在逐步融入信息化與規范化。醫院檔案管理的目的是讓使用者可以及時的借鑒與查閱資料，因此醫院檔案管理人員需要較強服務意識，可以借助檔案幫助醫院的醫學科研、教學和臨床醫療等有關服務，將反饋數據合理有效的分析，以提升實際工作的成效，充分發揮其社會效益[5]。

4? 結語

隨著現代化醫療需求的多樣化與網絡信息化的不斷發展，綜合性醫院檔案的分類管理要求是越來越高，綜合性醫院檔案管理的發展過程離不開創新性，這樣才可以更好地融合互聯網信息化，才能使醫院檔案的管理能力不斷提升，并積累各種有價值的檔案數據與信息資源，推動醫院的不斷前進。總之，醫院各級主管部門、各層管理人員以及醫護人員均務必要理解綜合性醫院檔案的重要性，并不斷強化使用現代化信息管理工具的能力，做好綜合檔案的收集、存檔、提取、使用、反饋等每一步工作，確保該體系可以為醫護人員、各個患者和社會大眾提供確實有效的幫助。

[參考文獻]

[1]? 熊含艷.綜合性醫院檔案分類踐行思考[J].黑龍江檔案，2017（2）：62.

[2]? 胡龍江.淺談醫院綜合檔案分類管理與創新[J].科技展望，2016（6）：238-239.

[3]? 胡冰.探討分析醫院檔案實體分類及其管理[J].臨床醫院文獻雜志，2015（9）：5545-5546.

[4]? 路瑤.淺談綜合性醫院全宗內檔案分類[J].赤子，2015（8上中旬）：213.

[5]? 楊偉麗.醫院綜合檔案分類管理與創新[J].中華民居，2013（4下旬刊）：177-178.

（收稿日期：2018-05-17）