高校檔案服務機制創(chuàng)新探究

閆效鳳

[摘 要] 從各方面分析當前高校檔案服務與人們不斷改變的需求之間的沖突點，并結合目前的經(jīng)濟形勢和當前高校檔案管理服務體制的國際發(fā)展狀況來分析可以從哪些方面改變現(xiàn)狀以及改變現(xiàn)狀的措施。

[關 鍵 詞] 高校檔案；服務機制；創(chuàng)新

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）09-0210-01

檔案管理服務工作是高校檔案的基礎性工作，將高等教育學校的檔案服務工作做好是高校不斷進步的必然要求。隨著學生日常生活需求的改變，隨著教師學術性需求的指數(shù)式增長，傳統(tǒng)的高校檔案服務機制已無法適應當前日益增長的服務需求，因此高效服務、節(jié)約成本、不斷進步已然成為檔案服務在新時代的要求。怎么進行服務創(chuàng)新，向哪個方向進行創(chuàng)新，是我們所有高校檔案工作人員需要思考和解決的。

一、高校檔案服務機制的現(xiàn)狀及創(chuàng)新方向

（一）高校檔案服務機制的現(xiàn)狀

原來那種只針對本校的高校檔案服務已經(jīng)不符合當前的社會需求，當前高校檔案服務機制的能力已可以在滿足高校學生與老師的需求外，用剩余的能力滿足社會的需求。因此服務國家已成為當前高校檔案服務機制的根本目的，也是其最終的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的服務于統(tǒng)治階級的理念也早已不適應我們的社會主義新中國。但是目前高校中也存在部分檔案管理人員專業(yè)知識老化、計算機及外語水平不高、觀念陳舊等問題，束縛了高校檔案服務利用工作的開展，因此，高校檔案管理員需要不斷學習，不斷改變自己的思想與思維方式。那么采用什么樣的方式培養(yǎng)他們也是當前創(chuàng)新高校檔案服務機制所必須解決的問題。隨著高校檔案服務業(yè)務的不斷拓展，高校的一些檔案員迷失了其服務的主要對象，放下學校師生的需求，只著力于那些易于做出成績的項目，這種功利的行為在當下頻頻出現(xiàn)，極大地降低了高校檔案的利用效率。由于新舊思維在很多方面的做法是不同的甚至相反的，所以新舊思維帶來的矛盾在高校檔案服務機制工作中也日益凸顯。新的工具、新的服務理念在引入時也會遇到很多阻礙，既有資金方面的挑戰(zhàn)，也有人員培訓方面的難關。

（二）高校檔案服務機制的創(chuàng)新方向

傳統(tǒng)落后的檔案服務機制，采用的是需求推動服務的工作模式，這種模式耗費著巨大的資源，并且無法滿足日漸緊迫的學術節(jié)奏。因此，我們的創(chuàng)新方向可以放在將表層的服務機制轉化為深層次的數(shù)據(jù)服務模式上，以此來滿足在數(shù)據(jù)容量國際化、大型化發(fā)展趨勢下師生的日常需求和社會需求。檔案管理人員的觀念創(chuàng)新也是創(chuàng)新的方向之一，加強他們的業(yè)務培訓，強化他們的職業(yè)道德和服務意識，讓他們積極熱情地投身工作已是發(fā)展的必然要求。服務渠道的拓展也是高校檔案服務機制的創(chuàng)新方向，摒棄傳統(tǒng)的搜索方式，以信息化大數(shù)據(jù)為依據(jù)開展多樣化的搜索服務，比如，開通QQ、微信公眾號、學校官方網(wǎng)站等服務渠道，以滿足社會多樣化的服務需求。

二、如何推動高校檔案服務機制的創(chuàng)新

（一）思維的轉變

網(wǎng)絡信息化的今天，高校檔案工作人員不僅要有收集、鑒別、分類、整理檔案資料的基本專業(yè)能力，還必須有熟練操作計算機的能力，有改善現(xiàn)有資源體系的能力和適應不斷變化發(fā)展的社會科技環(huán)境的能力，而且最重要的是要有改變以前只從微觀角度把控數(shù)據(jù)的思維，做到對數(shù)據(jù)的宏觀把控。要樹立任何數(shù)據(jù)都是有用的，只有沒有歸類整理的數(shù)據(jù)才是無用的數(shù)據(jù)的思維。檔案的宏觀把控思維在工作中是至關重要的，具體來說就是檔案管理者不應只關注單個檔案的信息，而應該將檔案看成一個整體對其進行整體性的規(guī)劃，對檔案整體進行各方面的分析，開展各種選題編研等。當然這種宏觀的檔案把控思維必須建立在檔案管理人員對自己館藏檔案非常熟悉，對其做到心中有數(shù)、胸有成竹、信手拈來的基礎上，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓學習，讓他們具備互聯(lián)網(wǎng)思維，改變原來固定的思維方式，以新的態(tài)度面對新的挑戰(zhàn)。

（二）建立符合需求的體制

首先是加強和完善高校檔案資源體系的建設，建立起資源數(shù)據(jù)共享體系，單一的發(fā)展已經(jīng)不能在這個時代掀起驚濤駭浪，只有將數(shù)據(jù)共享，才能以乘法的速度擴大我們的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)共享不僅可以幫助我們更好地、系統(tǒng)地利用檔案信息，把檔案信息整合，分析出系統(tǒng)的優(yōu)缺點，還可以極大地提高服務能力，必要時可以購買相關軟件做支持。比如，學生的學籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它關系到每個學生的畢業(yè)、就業(yè)等重大人生問題。由于高校學生人數(shù)龐大，傳統(tǒng)的運用人工紙質著錄查找的服務渠道不僅緩慢，而且無法讓畢業(yè)生及時了解自己的檔案去向，如果可以建立起學生學籍檔案信息化網(wǎng)絡共享體系，就可以讓畢業(yè)生及時、透明、便捷地掌握和查找到自己所需要的學籍檔案資料，便于更好地服務于畢業(yè)生，避免他們多跑路、跑彎路。接著還要建立更全面的服務內(nèi)容體系，建立一個從線下到線上運營的完整的多方位的服務機制，如可以建立完善的電子校區(qū)，并設計出合理的出行路線，來幫助大一的學生盡快適應大學的環(huán)境。在完善服務內(nèi)容時，一定要主動從需求出發(fā)，這樣才能最大限度地提升信息的完備程度。在校園內(nèi)，要將線下服務分類，將學生日常需求比較多的服務，分散到建立在各個寢室區(qū)的服務站，將一些大型的綜合服務集中在檔案館進行，這樣的線下網(wǎng)絡不僅可以節(jié)約師生的時間，也能提高服務效率和質量。

高校檔案服務機制是靈活的，是需要跟著時代的需求去不斷變化的機制，只要我們以發(fā)展的眼光去服務，以靈活的頭腦去創(chuàng)新，高校檔案服務機制就會日益完善。

參考文獻：

[1]邰春蘭.試論高校檔案利用服務創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2017（4）：133.

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