潘俊華
在計算機技術在廣泛應用的環境下,檔案管理工作得到了極大的發展,逐漸由人工檢索到計算機技術檢索。本文對數字檔案信息化做了簡單的介紹,相對于傳統的紙質管理,數字檔案有著許多優點,信息檢索更加方便了,節省了工作人員的時間,工作效率更加提高了,檔案管理通過數字化來查信息,充分發揮了信息技術的優勢,將不會受到時間、地域的限制。同時,在這個過程中我們必須重視數字檔案信息管理的安全性,確保其不受各種外界因素的影響。
一、數字檔案信息安全性管理的必要性及重要性
隨著信息技術水平的提高,在檔案管理中計算機技術得到了廣泛的應用,已經逐漸成為信息共享系統中的重要內容。目前我國的數字檔案信息已經建立起了全國性的檔案中心,安全性管理系統的重要性越來越重要,因此在充分利用信息技術的同時,更要加強其安全性管理。當前社會對數字檔案的信息管理要求逐漸提高,加強信息安全管理是非常必要的,不但能夠彌補傳統的檔案存在的不足,還能跟上時代的步伐,更好的滿足當前社會對檔案管理的需求。
在信息化發展的今天,數字檔案信息安全性管理的重要性越來越明顯,計算機處理信息能力非常強,能夠大大減少工作人員的工作負擔,提高檔案的查找速度和工作效率。安全性管理不但能避免信息的丟失,還有利于建立一個良好的信息管理體系,避免了人力、物力、財力的浪費。有利于實現文件和文字信息共享,更好的滿足用戶的要求,使用起來更加方便與快捷,有效地推動信息化的發展。
二、目前我國數字檔案安全性管理存在的主要問題
數字檔案安全性管理中,相關的人員缺乏安全意識,沒有引起足夠的重視,在日常的工作中忽視檔案信息的保護工作。缺乏先進的管理條件,主要原因是在檔案信息方面的投入較少,運行環境不好。大部分的數字檔案信息管理設施安全等級不高,導致一些安全隱患的存在,給數字檔案信息的安全管理帶來不利的影響。另外,電子檔案管理中存在人員和制度的疏漏,有一些檔案管理部門制定了有關的管理機制,可是正真正的執行中由于力度不足,很難發揮其作用。
操作能力的工作人員專業素質有限,相關的檔案管理知識掌握得不熟練,難以滿足大眾的需求。數字檔案傳輸的主要途徑是互聯網,然而網絡傳輸的過程中也存在一定的信息安全,由于互聯網具有開放性,可能會感染計算機病毒,容易被非法竊取、篡改等,直接威脅檔案管理信息的真實性。一旦管理系統遭到惡意攻擊,將會對信息安全造成很大隱患,直接破壞信息的完整性。
三、加強數字檔案信息安全性管理的有效措施
加強管理的力度,提高工作人員的安全意識。數字檔案信息管理的安全性包含專業的知識理論以及前沿的技術,由于檔案管理部門的工作人員其直接的接觸者,所以我們必須加強對其管理,提高工作人員的安全意識,充分發揮數字檔案信息的綜合使用價值。為相關的工作人員提供專業的培訓,使其意識到保護加強安全性管理的重要性。設立專門的檔案信息管理機構,優化和完善技術,合理規劃設計,開設安全使用的良好環境。
制定相應的保護制度,加大投入完善基礎設施。結合數字檔案信息安全性管理的實際情況,加強管理制度的完善,確保每一個環節都能保證檔案的安全管理,有效的保證數字檔案信息安全管理的順利進行。在實踐中應不斷的完善基礎設施的建設,加強傳輸設備的管理工作,對檔案信息進行有計劃的備份,避免信息出現丟失的問題,充分的發揮其堅實的保護作用。為了防止信息在傳輸過程中發生安全問題,相關工作人員應該對設備進行定期的檢修,確保存儲介質的安全。
四、結語
數字檔案是信息技術發展的必然趨勢,在信息化時代,數字檔案信息的安全性管理非常的重要,在一定程度上安全性管理是比較復雜的。雖然為傳統的檔案管理帶來了生機,但是在實際的管理過程中會經常遇到各種困難。因此,我們必須明確檔案信息的重要性,把握住其發展的機會,建立完善的安全管理模式,有效解決數字檔案信息安全管理中存在的問題,增強數字檔案信息的安全性。制定有效的實踐對策,讓人們更好地利用檔案,防止信息在某個環節的泄露,有效提升工作的水平。保障信息化檔案管理順利發展,人們能夠更加方便、快捷的利用好數字檔案信息。進一步推進檔案信息的數字化管理,實現可持續的全面發展目標。(作者單位為黑龍江省雙鴨山市寶清縣機構編制數據管理中心)