緊抓“一帶一路”機遇 應對國際貿易挑戰提高辦公室效率促進企業發展

鮮春梅

摘 要：在“一帶一路”視閾下，企業發展的機遇增加，企業辦公室業務量增大了，工作難度也增強了。要想獲得企業的可持續發展，就必須持開放學習的態度，學習國外先進的管理模式以及先進的管理經驗，并結合自身的特點與國內的形式對企業辦公室進行大刀闊斧的改革，符合實際性和效益性，充分調動辦公室工作人員的積極性，提升應對能力，提高服務協調能力，為企業未來發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：“一帶一路”；辦公室業務；機遇；挑戰；高效

伴隨我國經濟的飛躍式發展，我國大型企業也步入發展的黃金期。特別是“一帶一路”倡議得到眾多國家的響應，我國企業走出去的機會日益增多，參加國際交往日益頻繁，使得我國企業與國外企業之間的交流也不斷加深。這對于我國企業發展壯大是前所未有的歷史機遇，對于企業辦公室工作確實極大的挑戰，對于傳統的中規中矩的辦公室工作人員更是巨大壓力。

成都海蓉特種紡織品有限公司經過五十多年的建設和發展，具有完善的產品開發、制造、檢測與售后服務體系，通過了新時代認證中心ISO9001-2008和GJB9001B-2009質量管理體系認證。公司設備先進、齊全，并先后引進了一批具有國際先進水平的科研、生產設備及測試儀器，提升了公司在國內、國際市場的競爭能力。在“一帶一路”視閾下，公司管理層要充分認識企業辦公室在企業發展中的重要作用，提升辦公室工作人員整體素質，提高辦公室工作效率，進一步促進企業快速發展，緊抓機遇，應對企業在日益頻繁國際業務中出現的各種挑戰。

一、分析企業辦公室人員存在的問題

1.辦公室人員的思想認識有待提高

目前，有的辦公室人員思想出現偏頗，在開展辦公室業務中，未能掌握黨的基本理論和最新理論知識；在對待個人工作中，對本職工作的重要性認識不足，對辦公室工作高度的提升有待加強，未能全面掌握政工工作的基本內容和工作流程；日常工作缺乏實踐精神，容易陷入經驗主義。

2.企業激勵機制有待完善

與企業其他部門相比較，辦公室工作相對較為繁雜，無法科學準確的進行量化，考核工作較難開展，導致企業領導人對辦公室人員的工作了解較少，導致一些能力水平較高的政工人員，無法得到工作肯定和獎勵，少有成就感，因而不能完全激發辦公室人員工作的積極性和主動性。

3.培訓再教育機會較少

經營生產是企業的根本任務，因此企業在重視技經人員培訓的同時，容易忽視對辦公室人員的繼續再教育。有的企業雖然對辦公室人員進了培訓，但是存在師資力量不強，培訓時間過短，培訓內容過時等問題。知識結構更新不及時，容易造成政工人員陷入“經驗主義”，缺乏工作的創新性。

總之，從企業管理的角度看，我國不少企業的辦公室管理經驗稍顯不足，普遍存在管理體制不清、分工不清、內部溝通不協調等問題。企業要想及時提高行政管理水平，就必須不斷完善管理體制，不斷提高辦公室人員綜合素質，加強學習企業管理技能、了解法律法規，進一步促進企業的長期穩定發展。

二、高效辦公室對于現代企業發展的時代意義

1.認清企業辦公室的傳統職責

企業辦公室是連接上司與下屬的橋梁，對于領導的決策，職員能否有效地收到并執行便取決于大型企業辦公室的協調服務職能，它將上級的任務合理的傳達給下屬或者其他部門的同事，同時也聽取下屬的意見并積極的反饋，從而推動企業欣欣向榮的發展。企業辦公室承擔著會議管理、文件起草、信息處理、接待工作、領導交辦的臨時任務等大量的日常基本工作，做好本職工作便是企業持續運作的強大動力之一。企業辦公室協調部門與部門間的相互配合，為部門提供良好的服務，并積極的幫助他們解決問題，對員工進行有效的調動，團結大家將工作完美完成。

2.辦公室在企業行政管理具有及時性、層次性和有效性

首先，企業的行政管理是通過辦公室這個“中樞”傳到的，往往是非常靈活和極為及時的。行政管理是一個實時的反饋和實時校正工作的需要，為了更好的適應企業的發展，經常需要進行修改，行政管理更加高效，企業更快速的發展，行政管理的改革更需要，這充分說明企業管理效益。其次，根據企業決策層和執行層的不同工作，需要對企業的行政管理進行不同的管理。通過辦公室的協調和監督，保證了企業的正常發展。最后，企業的管理應該和能夠迅速發揮作用，調動員工的積極性，提高整個企業的發展速度，否則就是行政失誤，需要及時糾正。

3.“一帶一路”倡議視閾下，現代企業需要高效辦公室

隨著經濟的全球化和我國貿易的擴大化，特別是我國提出“一帶一路”倡議后，得到全世界眾多國家的熱烈響應，企業國際交往更加頻繁。我國各企業在辦公室管理工作中都面臨著新的挑戰，也勢必會出現各種不利于企業的運營問題，面對優勝劣汰的市場環境，誰能優先做到對其出現的問題進行分析和研究，制定相應的對策防止問題的發生，并制定優化企業辦公室管理工作的策略，才能更有利于在激烈的競爭中勝出。

三、提升企業辦公室人員綜合素質的有效途徑

1.充分認識做好辦公室工作的重要性，增強責任感和使命感

做好辦公室工作，首先要提升辦公室人員的思想政治素養，要主動、自覺、系統的學習黨和國家最新的方針政策，要將自身的工作與黨中央最新理論有機結合。其次要正確認識自身工作的重要性，要認識到辦公室人員的精神面貌和工作狀態就是企業形象的窗口，不管是辦會辦文或是日常服務，都代表著企業能力水平的高低，基層干部職工、來訪的客人對我們公司的印象如何，對班子的印象如何，很大程度上取決于辦公室人員的工作態度和能力水平。

2.加強業務學習，提升綜合素質、提高執行能力

辦公室人員企業發展服務的，其工作具有較強的政治性、服務性、適用性。工作的特殊性對辦公室人員提出了較高的要求，即辦公室人員必須具有具有良好的知識、能力和品德素質。

第一要將持續學習作為職業習慣。辦公室人員的工作是全方面的、復雜多變的、需隨機應變的，因此辦公室人員必須要將持續學習作為一種職業習慣。辦公室人員要將管理知識，經濟知識、歷史知識、領導科學知識納入日常的學習范圍。學會用最新的理論去觀察問題和分析問題。企業是是國家經濟建設的基本組成單位，因此企業辦公室人員必須學懂經營，學會管理、具有國際視野，這樣才能貼近企業發展的實際需要，才能為企業的發展獻計出力。辦公室人員雖然不是領導，但所從事的工作與領導形成直接關系，因此就必須掌握一定的領導科學知識。

第二要增強服務意識，將服務奉獻作為職業信仰。辦公室工作為公司經營改革發展提供基礎支撐和價值服務，因此辦公室人員必須提升自身的服務意識和服務水平。服務不僅面向于領導，更要服務基層，要可能為基層提供便利，暢通聯系的高速路，增強運轉的潤滑度。服務職工要在求真務實上下功夫，在文件起草、政策制定上都要考慮好職工的利益，悉心聽取職工的意見和困難。

3.企業建立完善的激勵制度，提高辦公室人員工作的成就感和積極性

企業要加強對辦公室工作的重視程度，人力資源部門要建立完善的考核制度和激勵制度，既然形成對辦公室工作的鞭策，又要對完成較好的人員進行獎勵，形成良性互動，只有提升辦公室人員的成就感和歸屬感才能更好的提升其工作的主動性和積極性。

4.企業建立科學的培訓制度，優化辦公室人員的知識儲備和知識層次

辦公室人員的知識輸入不僅依靠自身的自學，更需要企業系統的培訓。企業要建立科學的培訓計劃，優化課程安排，盡可能設計多門相關課程，盡可能覆蓋更多辦公室人員，尤其是基層工作人員。要通過形式多樣培訓，提升辦公室人員的理論素養和業務知識。

四、與時俱進，加強企業辦公室精細化管理

辦公室具有精細化的特征，是企業管理的重要組成部分，涉及的人員和事件很多，所以在新形勢下精細化管理是現代企業辦公室工作的發展趨勢，對于提高辦公室人員的綜合素質，簡化管理工作的難度，提高企業的工作效率和管理水平有著重要的意義。因此，企業必須重視精細化管理，提高精細化管理能力，認真研究辦公室精細化管理的問題，明確責任意識，提高辦公室精細化管理水平，促進企業健康可持續發展。

總之，“一帶一路”沿線國家市場巨大，為特種紡織企業帶來國際化的機會。涉及65國總人口約44億，經濟總量約21萬億美元，并且沿線大多是發展中國家，市場容量巨大，我國的紡織企業在沿線國家市場發展具有更廣闊的空間。企業辦公室不僅是企業的最高職能部門和最高管理部門，也是企業的核心機構，指揮著企業的整個生產活動和經營活動并執行著企業的各種戰略決策。企業要緊抓這一歷史機遇，提升員工素質、提高辦公室業務效率，積極開拓國際、國內市場。