民辦高校二級學(xué)院辦公室管理模式優(yōu)化探究

姜丹丹

摘 要：隨著高校規(guī)模日益擴大和教育改革的不斷深化，一所高校尤其是民辦高校能否適應(yīng)新的形勢，高效能的運轉(zhuǎn)，除了其科研及教學(xué)水平，管理水平?jīng)Q定了學(xué)校的工作效能。而二級學(xué)院辦公室就是整個體系中重要的螺絲釘，重要性不言而喻，如何在原有的管理體系中優(yōu)化模式，提高效率，穩(wěn)步提高管理水平，是目前高校需要探索的問題之一。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院辦公室；管理模式；優(yōu)化

在高校管理改革不斷深化的今天，各職能部門管理權(quán)限不斷下放，二級學(xué)院辦公室的重要性不但沒有弱化還在不斷加強，已經(jīng)成為校內(nèi)外職能部門、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶。因此二級學(xué)院辦公室的管理模式和管理水平直接影響著整個學(xué)校的管理水平，如何提高效率，發(fā)揮最大效能對整個學(xué)校的發(fā)展也具有重要意義。

一、優(yōu)化管理模式的意義

要提高管理水平首先要有一個好的模式和合理配置，因此優(yōu)化二級學(xué)院辦公室管理模式和結(jié)構(gòu)有著極其重要的意義。

1.信息傳達更順暢

隨著信息化的不斷發(fā)展，原有的信息傳達方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的實際需要，尤其面對日益增大的師生規(guī)模以及活動范圍，高效的信息傳達手段必定促進更加科學(xué)的管理模式形成，從而帶動高校管理水平的提高。

2.工作更高效

自從 1998 年民辦高校興起之后，民辦高校得到了蓬勃發(fā)展，促使高等教育向大眾化普及。隨著民辦高校的不斷發(fā)展，到近期很多學(xué)校進行了轉(zhuǎn)設(shè)，脫離開原有依附高校后，民辦高校的管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如何面對新的形勢所帶來的沖擊，在最短的時間適應(yīng)變革，是已轉(zhuǎn)設(shè)民辦高校的一個重要課題。因此提高工作效率，合理配置模式，是民辦高校管理的必由之路。

3.高校改革之需

高校改革在不斷進行，高等教育發(fā)展也在穩(wěn)步推進，而民辦高校在高校改革中所扮演的角色也是不可或缺，新形勢下，在高校內(nèi)部上層建筑和師生現(xiàn)階段雖然變化不大，但學(xué)校內(nèi)部的變化卻是巨大的，管理模式中作為基石的二級學(xué)院辦公室的管理變化最大，這種變化不但提高了效率，也滿足了當今高校改革之需。

二、二級學(xué)院辦公室管理模式優(yōu)化必由之路

現(xiàn)階段很多高校的二級學(xué)院辦公室尤其是民辦高校的二級學(xué)院辦公室管理，無論從模式上還是從效率上都已經(jīng)不能滿足日益變化的形勢。因而，采取一些合理配置的措施和手段來改變工作模式，切實提高效率，更好的為廣大師生服務(wù)，應(yīng)該注重以下幾點。

1.樹立正確意識

習(xí)近平總書記指出教育是對中華民族偉大復(fù)興具有決定性意義的事業(yè)， 因此高校的管理尤其是各個二級學(xué)院辦公室管理中就需要將這一理念為指導(dǎo)，這樣才能夠站在歷史的新高度看待我們所做的工作。

（1）提高認識。在二級學(xué)院辦公室管理中，提高認識是重中之重，學(xué)院辦公室的工作多而雜，在實際工作中既服務(wù)教師和學(xué)生，又面對學(xué)校內(nèi)外各部門，工作壓力巨大。要想提高辦公室的管理水平，就要以人為本，除了提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認識，也要提高各部門的認識，合理放權(quán)的同時又不能一味施壓。要創(chuàng)造足夠的條件，給辦公室管理留下足夠空間，才能最大限度的激發(fā)辦公室的工作潛能，更好的為師生服務(wù)。

（2）人員配置合理。鑒于學(xué)院辦公室的工作繁雜，同時人員配置少的情況，應(yīng)該盡量保證辦公室的人員配置合理，同時增加教師及學(xué)生助管的數(shù)量，分擔工作強度，從而使原有的工作可以做到更加細致，服務(wù)也會更加規(guī)范和高效。

（3）促進辦公室可持續(xù)發(fā)展。二級學(xué)院辦公室的工作應(yīng)該保持相對的連續(xù)性，保持這種連續(xù)性除了各種文檔資料完備，最重要的是人的連續(xù)性，辦公室如果要留住人，就要有合理的人事晉升機制，對于崗位、級別、工資等都要合理的進行考慮，充分創(chuàng)造出能留住人的合理機制。實現(xiàn)辦公室整個工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.積極推進信息化建設(shè)

當今社會是信息社會，學(xué)院辦公室工作必須與時俱進的與信息化相結(jié)合，以此才能應(yīng)對不斷增大的師生群體，更好的提高工作效率和服務(wù)水平。

（1）打造新型的OA系統(tǒng)。新型的OA管理系統(tǒng)更好的融入了辦公所需的各個環(huán)節(jié)，高效的連接到每位教職員工，能夠完全各個環(huán)節(jié)，使每項工作快速高效的傳達，也方便了各項工作的申請及審批過程。大大提高了工作效率，也降低了勞動強度。

（2）充分利用各種社交軟件。當前手機已經(jīng)普及，日常管理過程中，對于消息的及時傳達，手機成了必不可少的工具。利用各種社交軟件來通知傳達既省時省力又能確保傳達到每個人，方便快捷。建立QQ群和微信群，打破了傳統(tǒng)的管理模式，很多時候可以開展視頻會議等，方便隨時隨地進行交流和溝通，拉近了師生的距離，也減少了時間浪費。

3.提高辦公室人員技能與素質(zhì)

完備的制度和合理的配置，都離不開優(yōu)秀的人才來完成。因此加強辦公室人員的技能與自身素質(zhì)是辦公室高效工作的重中之重。

（1）強化思想政治素質(zhì)。學(xué)院辦公室是服務(wù)窗口，是整個二級學(xué)院與校內(nèi)各部門、全體師生的一個重要的銜接部門，辦公室工作人員的自身思想政治素質(zhì)決定了服務(wù)的水平與工作效率。辦公室工作人員應(yīng)不斷加強自身政治素質(zhì)，牢記黨的教誨，強化全心全意為人民服務(wù)的意識，牢固樹立政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，面對新時期的高校管理工作要有良好的三觀，為營造良好的教書育人環(huán)境貢獻力量。

（2）加強業(yè)務(wù)能力。二級學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該熟悉學(xué)校的各項規(guī)章制度，清楚各項工作的工作流程。對待政策要解讀清楚，方便向廣大師生傳達，同時面對行政工作、教學(xué)工作、科研工作、學(xué)生工作相關(guān)業(yè)務(wù)知識都要實時關(guān)注，不斷學(xué)習(xí)和提升，同時利用各種新技術(shù)不斷嘗試提高工作和管理能力。

（3）做好紐帶與橋梁。二級學(xué)院辦公室是一個綜合性的辦公室，既是校內(nèi)外各部門與二級學(xué)院的橋梁，也是院內(nèi)師生之間的紐帶，因此對于辦公室管理人員的溝通協(xié)調(diào)能力應(yīng)該加強鍛煉，以確保在工作當中能夠信息通達、溝通順暢、落實良好，不脫離群眾，復(fù)雜的工作簡單做，簡單的工作重復(fù)做，重復(fù)的工作用心做。

綜上所述，面對新形勢下的高等教育，高校要快速適應(yīng)，積極調(diào)整二級學(xué)院辦公室的管理模式，強化人員素質(zhì)，合理配置，結(jié)合實際情況，切實從認識上重視二級學(xué)院辦公室建設(shè)，奠定高校工作的堅實基礎(chǔ)。

參考文獻：

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