內部控制信息化對高校實施內部控制的影響

徐鋒

摘 要：隨著高校內部控制建設越來越深入，內部控制制度越來越完善，所需解決的問題也越來越明顯。內部控制信息建設，有助于推動高校內控建設、提升組織運行效率、建立信息數據庫、形成更加科學合理的監督與評估機制，本文對此進行了探討。

關鍵詞：信息化；內控建設；高校內控

目前，高校逐步加大了內部控制建設的力度，完善了預算、收支、采購、合同、基建和資產等相關業務的內部控制制度，增加了必要的業務流程和審批環節，這些業務流程以及相關規范、制度的建立，可以降低高校中嚴重違法違紀問題和經濟案件未能被查出的風險。然而，復雜但必要的業務流程、審核審批環節也造成了手續過于煩瑣、辦公效率低下等問題。因此，高校引進內部控制信息系統，完善內部控制信息化建設，提高內部控制系統運行效率，實行內部控制信息化管理是非常必要的。

一、高校內部控制信息化與現有業務信息系統的特點

（1）高校現有業務信息系統的特點。目前，大多數高校已經建立并投入使用了一些相關業務的信息系統。然而，由于信息技術不斷更新變化，這些系統所采用的信息架構可能不盡相同，各系統間數據內容、計算口徑不統一，甚至有時會出現矛盾的現象，形成不一致的數據信息。這些數據信息需要經過修改、調整后才能使用，這不僅降低了效率，也帶來了內控方面的風險。

（2）高校內部控制信息化的主要特點。內部控制信息化建設不僅僅局限于預算、收支、采購、合同、基建和資產各個獨立的業務，而是應該實現全局控制，將六大業務整合起來，并加入信息采集系統、標準文件系統、風險評估系統、審批決策系統、監督系統、評價系統等。“由點到線、由線到面”，最終形成全方位的內部控制信息化體系。信息化環境由操作平臺、信息網絡、數據庫和計算機設備構成，為內部控制信息系統提供了實時獲取、存儲、傳遞信息的技術環境。

二、高校內部控制存在的問題

（1）內部控制信息系統不完善。以固定資產系統為例，僅僅在系統中進行設備登記、賬務處理、部門間調撥等數據相關工作，沒有融入業務流程和各個關鍵環節，也沒有嵌入監督、審核系統，嚴格意義上并不能稱作是內部控制信息系統。而且，部分高校的預算系統、建設項目系統、除固定資產系統外的其他資產系統等都尚未建立，這就導致內部控制信息系統不完善，存在很多內控風險。

（2）部門間的信息傳遞手續煩瑣。目前，高校各業務部門大多使用相對獨立的信息系統，大多數系統由不同的軟件公司進行開發，系統間兼容性較差，導致各業務部門間的信息很難進行傳遞，也無法在系統中進行定向的審批與授權，而且由于內部控制的不斷加強，各部門間的信息交流和數據使用需要經過多個負責人的逐一審批，手續煩瑣并易受到許多其他因素的影響，嚴重降低了辦公效率，也增加了內部控制的實施難度。

（3）缺乏合理、有效的監督手段。高校在進行經濟活動監督的過程中，大多數情況下是進行事后監督。事后監督并不能及時發現、處理問題，使得高校在經濟活動監督工作上處于被動的位置。這都歸因于缺乏合理、有效的監督手段，導致即使建立了較為完善的內部控制制度，也有可能由于諸多等因素造成內控不能發揮應有的效果。

三、內部控制信息化對高校實施內部控制的影響

（1）有助于構建高校內部控制體系。建設內部控制信息化，可以將高校的內控制度、崗位分工、崗位職責、業務流程和審批環節等都錄入到內部控制信息系統中，并且將相關表單、輸出文檔統一規范化，不斷完善內部控制信息系統，增加未建立的管理系統，修正和補充已經使用的管理系統，使其符合內部控制制度的要求，最終推動高校內部控制體系的構建。

（2）有助于縮短審核審批時間，提高辦公效率。建設內部控制信息化，將各個業務的審核、審批環節嵌入到內部控制信息系統中，加快上下級的溝通速度，可以實現及時審核，快速審批，而且各同級審核、審批流程可以在系統中同時進行，由傳統的“流水線”型轉為“交叉型”，提高了內部控制的時效性。例如，配置新增固定資產時，需要業務部門負責人、資產管理處負責人、財務處負責人進行審核、審批，當實現內部控制信息化后，在內部控制信息系統中，財務信息系統與資產信息系統都進行了對接，兩者都嵌入到內部控制體系中，固定資產配置申請所需的單據、擬配置固定資產的信息等都一目了然，三個部門的負責人可以同時進行審核、審批，這樣不僅可以提高辦公效率，縮短審核、審批時間，減少煩瑣的手續，也可以減少由于“人情”“面子”等因素造成“被動同意”的情況發生。

（3）有助于加強各部門數據、信息的溝通。建設內部控制信息化，可以規范各個系統的數據內容和計算口徑，統一各個系統的輸出信息，使各個系統形成聯動機制，比如，財務部門建立了財務信息系統，并與其他部門的信息系統實現了系統對接，那么當財務人員需要查閱其他部門的信息時，可以通過系統授權，隨時獲得相關內容，并且可以核對不同部門相關數據的準確性，提高了工作效率，減少了工作失誤和工作量，在執行各相關業務時能夠做到流程化、系統化。

（4）有助于優化高校內部控制監督機制。內部控制監督機制應克服傳統監督機制中僅針對事后結果進行處理，而缺乏事前和事中監督的弊端，重點對貫穿各個業務的預算批復、預算執行、決算和績效考核等環節進行監督，厘清各業務之間的銜接關系，明確內部審計機構（或經授權的其他監督部門和機構）和其他內部機構在內控監督中的職責權限，規范內控監督的程序、方法和標準，評價和報告內部控制缺陷。建設內部控制信息化，可以將各業務信息系統與高校的監督機制相結合，將財務信息系統、資產信息系統、采購信息系統等與高校的監督系統整合成一個全面的、無死角的內部控制信息系統，完善對所有內控關鍵點的監控，使監管部門在其權限內可以隨時監測經濟活動的進行情況，及時發現并處理問題，防止違規、違法情況的發生。而且，由于各項經濟活動都展現在內部控制信息系統中，具有權限的管理者、相關部門負責人也都可以查看業務的執行情況，形成多人監管的監管模式，降低“暗箱操作”的可能性，將高校的內部控制監督有效落實。

（5）有助于高校建立內部控制自我評價、風險評估機制。建設內部控制信息化，通過內部控制信息系統，可以及時發現內控執行過程中的缺陷和不足，識別、評估與分析單位層面與業務層面中影響內部控制目標實現的相關風險，科學合理地進行風險應對，跟蹤、解決內控缺陷的改進，促進內控制度的不斷完善，減少內部控制制度存在的漏洞，并且根據系統反饋的結果，為相關領導和有關部門編制內部控制自我評價報告、風險評估報告，供其審閱。

參考文獻

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4.劉永澤，唐大鵬.關于行政事業單位內部控制的幾個問題.會計研究，2013（1）.（責任編輯：王文龍）