高校院所研究生課程檔案管理細(xì)則的構(gòu)建與實(shí)踐

張曉燕 呂宏偉 王磊 李華

引言：本文針對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)高校院所缺乏一個(gè)科學(xué)、合理、可行的研究生課程檔案管理規(guī)則的現(xiàn)狀，闡述了在山西省教育廳對(duì)研究生“教育教學(xué)專項(xiàng)檢查”的內(nèi)容指導(dǎo)下所構(gòu)建的院所研究生課程檔案管理細(xì)則的內(nèi)容、特點(diǎn)，以及應(yīng)用于教學(xué)管理中的實(shí)踐價(jià)值。

院所研究生課程檔案是高校在研究生教學(xué)、研究、培養(yǎng)、管理等實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有查閱、保存和利用價(jià)值的真實(shí)記錄，它是高校教師敬業(yè)精神、教學(xué)作風(fēng)、教學(xué)水平，研究生學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)風(fēng)氣、學(xué)習(xí)效果、創(chuàng)新意識(shí)、實(shí)踐能力以及高校在課程開展、效果形成、科學(xué)管理等方面的真實(shí)反映和客觀需要，所積累的資料信息為高校檔案館和研究生院的檔案形成奠定了基礎(chǔ)和重要補(bǔ)充，在新世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)化管理的形勢(shì)要求下，具有更直接的原始性和唯一性的依據(jù)功能。

在長(zhǎng)期的研究生一線管理實(shí)踐中，使我們深深感受到院所研究生課程檔案的管理中存在著重視程度不足、觀念陳舊、方式滯后于新時(shí)代要求等問(wèn)題：

1.缺乏重視性和開放性。忽視課程檔案的收集、整理工作，致使課程檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，使大量寶貴的課程檔案信息資源浪費(fèi)，不能反映教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌。

2.缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。現(xiàn)行教學(xué)管理體系中檔案數(shù)量多、渠道寬、信息廣，院所教學(xué)文件收集、整理、分類歸檔以及編目、排序，都各行其事、方法各異，沒(méi)有統(tǒng)一的操作管理規(guī)范和管理辦法。造成了檔案工作的無(wú)序性和不統(tǒng)一性，不利于教學(xué)工作的反饋、總結(jié)、檢查和教學(xué)評(píng)估。

3.缺乏穩(wěn)定性和交流性。高校院所檔案管理人員存在著流動(dòng)頻繁等問(wèn)題，給課程檔案管理帶來(lái)諸多不利因素；再者院校、學(xué)校內(nèi)部以及院所之間缺乏有效的交流平臺(tái)，沒(méi)有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動(dòng)，一些有特色的院所教學(xué)管理方法得不到推廣和應(yīng)用。

4、缺乏多渠道、多層次的綜合服務(wù)功能。現(xiàn)行的院所研究生課程檔案以一種收集、保存、查閱為主的簡(jiǎn)單方式存在，服務(wù)形式被動(dòng)，制約了課程檔案的信息開發(fā)和有效利用。

經(jīng)歷了2017年12月山西省教育廳對(duì)山西大學(xué)進(jìn)行的“學(xué)位管理及研究生教育教學(xué)運(yùn)行情況”專項(xiàng)檢查之后，筆者發(fā)現(xiàn)省教育廳擬定的“檢查內(nèi)容” （表 1）中相當(dāng)一部分指標(biāo)以及專家現(xiàn)場(chǎng)了解的情況，都需要從院所的研究生課程檔案中得到體現(xiàn)：

也就是說(shuō)，院所研究生課程檔案的管理是否規(guī)范，對(duì)監(jiān)督和促進(jìn)研究生的教育教學(xué)過(guò)程、學(xué)位工作提質(zhì)量、上水平，以及接受教學(xué)評(píng)估等都會(huì)產(chǎn)生巨大影響。換言之，“檢查內(nèi)容”是經(jīng)過(guò)多年的探索和實(shí)踐，遵循高等教育教學(xué)規(guī)律，在征求多方面意見(jiàn)的基礎(chǔ)上制定的，反映了我國(guó)高等教育近期內(nèi)發(fā)展的基本要求。

為此，課題組積極開展對(duì)課程檔案資料的重組、分類和管理探索，不斷加以改進(jìn)并升華院所管理人員和教師共同從事教學(xué)工作之經(jīng)驗(yàn)，將研究生教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的文件、師生信息、課程教學(xué)與考試、質(zhì)量監(jiān)控、專業(yè)實(shí)踐及畢業(yè)、授學(xué)位等來(lái)源廣、信息多的資料歸為四大類七小類，構(gòu)建了《院所研究生課程檔案管理細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》），并從檔案的作用與功能、組成及資料收集、分類歸檔及保管等方面進(jìn)行編制。

1 《細(xì)則》的內(nèi)容和特點(diǎn)

從《檔案管理學(xué)》基本原理和方法（圖1）入手，既考慮到教學(xué)工作的時(shí)續(xù)性、系統(tǒng)性、不同教學(xué)環(huán)節(jié)所形成檔案資料的完整性和相關(guān)性，又兼顧檔案整理和分類歸檔中的適用性和可利用性，將不同來(lái)源和類別的復(fù)雜資料加以組合，形成信息量豐富、獲取途徑快捷、查閱方便、服務(wù)功能強(qiáng)大的歸檔保存體系及立體式、動(dòng)態(tài)式檔案管理機(jī)制，有利于紙質(zhì)版檔案的管理和電子信息的錄入。

第一編《院所研究生課程文件檔案管理細(xì)則》，針對(duì)院所日常研究生課程教學(xué)管理工作的需要，對(duì)研究生培養(yǎng)方案（含教學(xué)進(jìn)度表）、教學(xué)大綱（課程信息）、工作制度匯編、工作手冊(cè)以及教師授課的教案、教學(xué)工作筆記、教學(xué)周歷等課程文件的檔案管理作了詳細(xì)規(guī)定。

第二編《院所研究生學(xué)籍及信息檔案管理細(xì)則》，介紹了院所研究生入學(xué)后的學(xué)籍簿、學(xué)籍異動(dòng)及處分、開學(xué)注冊(cè)、在學(xué)信息校對(duì)等檔案材料的歸類和使用。作為學(xué)生工作部門和研究生院的信息補(bǔ)充，院所研究生學(xué)籍檔案也增加了學(xué)籍卡之外的通訊錄、家庭情況登記表、宿舍名單等信息，成為了學(xué)院、管理者、學(xué)生、家長(zhǎng)之間聯(lián)系的信息庫(kù)。

第三編《院所研究生導(dǎo)師信息檔案管理細(xì)則》，記載了高校授課教師的年齡、學(xué)歷、職稱等基本信息，構(gòu)成了教師師德、人品、學(xué)術(shù)水平和研究水平的重要信息檔案。用于鑒別教師工作質(zhì)量、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)等參考。

第四編《院所研究生課程教學(xué)檔案管理細(xì)則》，記載了按照培養(yǎng)方案要求，所開展的授課及研究生參加課程學(xué)習(xí)和研討的過(guò)程資料，包括教師的授課教材、參考書目、課件、教學(xué)周歷、研究生考勤表等，可以客觀地了解本學(xué)期不同年級(jí)、專業(yè)所開展的科目、方式、進(jìn)度等授課信息，成為教師師德體現(xiàn)、工作量統(tǒng)計(jì)和研究生取得學(xué)分的第一手資料。

第五編《院所研究生課程質(zhì)量監(jiān)控檔案管理細(xì)則》，由教學(xué)管理人員產(chǎn)生的課程表、考場(chǎng)安排、聽(tīng)課記錄表、查課記錄、課程異動(dòng)、專家建議書、教學(xué)事故處理以及學(xué)校調(diào)研工作記錄和反饋信息等資料，有利于研究生學(xué)風(fēng)學(xué)紀(jì)的加強(qiáng)和考風(fēng)考紀(jì)的不斷嚴(yán)謹(jǐn)，并促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提高。

第六編《院所研究生課程考試檔案管理細(xì)則》，記載了教師和研究生兩大主體人群在教與學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的包括考試題、考試卷（裝訂冊(cè)或小論文整理袋）、試卷分析表、成績(jī)單、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等課程系列資料，是對(duì)教學(xué)過(guò)程的宏觀管理。事實(shí)上，考試是教學(xué)活動(dòng)中一個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)，將考試資料進(jìn)行單獨(dú)組合歸檔，并由教師對(duì)考試成績(jī)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，有利于了解教學(xué)大綱的執(zhí)行、教師的講授教書能力、研究生對(duì)課程學(xué)習(xí)的情況等，也可以直觀地了解本學(xué)期各不同科目教師的授課方式、進(jìn)度、考試形式、批閱成績(jī)、改進(jìn)建議，以及研究生上課和參加考試的內(nèi)容、效果、誠(chéng)信表現(xiàn)等動(dòng)態(tài)變化情況，有利于研究生學(xué)風(fēng)學(xué)紀(jì)的加強(qiáng)和考風(fēng)考紀(jì)的不斷嚴(yán)謹(jǐn)，有利于教師之間對(duì)教學(xué)內(nèi)容的相互了解和交流，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高并積極開展教學(xué)研究。

第七編《院所研究生課程效果檔案管理細(xì)則》，主要收集了研究生在讀學(xué)制內(nèi)所取得相應(yīng)課程學(xué)分基礎(chǔ)上，所開展的專業(yè)實(shí)踐、發(fā)表專業(yè)論文、撰寫學(xué)位論文并通過(guò)查“重”、答辯等最終獲得畢業(yè)證、學(xué)位證的綜合課程檔案，是客觀地分析培養(yǎng)環(huán)節(jié)、評(píng)價(jià)研究生利用課堂所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題的能力，以及是否具備較好的學(xué)科知識(shí)、科研創(chuàng)新思維、撰寫和查閱資料能力的培養(yǎng)效果依據(jù)。

這些檔案既包含了對(duì)日常課程檔案管理的基本要求，也按照教學(xué)改革和教學(xué)評(píng)估的需要增加了新的內(nèi)容，反映了客觀規(guī)律。

2《細(xì)則》的實(shí)踐應(yīng)用

近年來(lái)，課題組堅(jiān)持以《檔案管理學(xué)》為理論高度，緊跟當(dāng)前“館室并重”、“三館合一”前沿學(xué)科動(dòng)態(tài)，探索研究生課程檔案資料的收集、整理、分類、歸檔、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理細(xì)則，也在為導(dǎo)師和研究生提供查閱、主動(dòng)公布、向?qū)W校檔案館和研究生院報(bào)送、錄入研究生教務(wù)管理系統(tǒng)以及為研究生教學(xué)質(zhì)量控制和教學(xué)效果的評(píng)價(jià)提供主要依據(jù)等快捷、準(zhǔn)確、翔實(shí)、齊全的管理服務(wù)方面付出了不懈的努力。特別是細(xì)則中《研究生課程檔案》夾（圖1，2）的應(yīng)用，有效避免了因課程教學(xué)周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，以及考試階段事情多、程序繁瑣而容易出現(xiàn)的資料不全、收集不及時(shí)等系列問(wèn)題，得以在山西大學(xué)交流、展示及推廣，也因此受到2017年山西省教育廳對(duì)山西大學(xué)進(jìn)行專項(xiàng)檢查時(shí)的山西師范大學(xué)專家、韓榕教授的好評(píng)，得到山西大學(xué)副校長(zhǎng)張?zhí)觳沤淌谠诜答仌?huì)議上的表?yè)P(yáng)。

實(shí)踐證明，《細(xì)則》以首創(chuàng)性、所含內(nèi)容更加豐富和全面、歸檔系統(tǒng)便于服務(wù)和應(yīng)用為特點(diǎn)，涵蓋了院所研究生課程檔案管理的共性、前瞻性和創(chuàng)新性，簡(jiǎn)潔明了、便于操作、檢查和落實(shí)，能為一般教學(xué)和管理人員理解和使用，為課程檔案的有序管理提供了可借鑒的方法，實(shí)現(xiàn)了對(duì)完善研究生課程檔案管理的制度創(chuàng)新，可為多數(shù)院所基層課程檔案管理采用和推廣。

綜上所述，系統(tǒng)地提出高校院所研究生課程檔案管理工作的新思路，構(gòu)建校、院兩級(jí)研究生課程檔案的管理細(xì)則，使各類研究生教學(xué)資料的分類、收集、整理等管理方法更加科學(xué)、全面，并不失時(shí)機(jī)地?cái)U(kuò)充研究生課程的檔案內(nèi)容，使其在推動(dòng)研究生課程教學(xué)改革、促進(jìn)院所研究生教學(xué)管理水平的不斷提高、為校院兩級(jí)提供真實(shí)有價(jià)的檔案記錄并迅速反饋，以及對(duì)涉及教學(xué)效果的檔案資料進(jìn)行分析等方面發(fā)揮重要作用。

（作者單位：山西大學(xué)環(huán)境與資源學(xué)院）