淺析高校檔案信息服務的社會化

顏冬英

基于淺析高校檔案信息服務的社會化，首先分析高校檔案信息服務化的發展現狀，現在高校檔案還是處于比較封閉狀態，所以需要讓檔案來面向大眾。然后了解到高校檔案信息服務化是社會發展必然趨勢，是教育事業必然走向。最后若是讓檔案面向大眾需要建立相關體系，要有自己的原則和準則，這樣雙方才能實現共贏。

我們國家正在快速發展，教育事業也在不斷深化改革，所以高校檔案信息服務的社會化是教育事業發展必然趨勢。特別是在網絡飛速發展的今天，網絡可以快速傳遞信息，而且這樣的網絡技術提高了人們工作效率。高校檔案信息服務社會化會給人們帶來極大方便，對其本身的發展也有重要意義。

1 高校檔案信息服務社會化的現狀

現在學生存放在學校的檔案，檔案作用只是對于學校本身有需求。學生自己可能也看不到這個檔案，對自己檔案不了解。那么大眾們對存放在學校的檔案就更不會清楚，所以對于檔案他們也參與不到其中來。

高校檔案一直都在學校不面向人民群眾，它就會缺失很多東西，檔案本身得不到改進。所以高校檔案就會出現一系列問題，比如，檔案基本內容單調無味、整體框架簡單、檔案得不到革新。就更不用說用于服務化，檔案服務化也會嚴重落后，這樣人民群眾是無法認同。

2 高校檔案信息服務化

2.1 高校檔案信息服務化的發展

在如今信息化時代，檔案管理人員應該讓檔案面向人民群眾，面向社會，這是管理人員必須應該做到的一點。高校檔案不應該一直存放在一個封閉空間下，應該走出來，發揮其更大價值。檔案信息服務化也是社會前進與發展的標志，不單單局限于一個小空間里，實現檔案資源共享，得到人民群眾認可，教育事業也會更上一層樓。

2.2 高校檔案信息服務化的走向

在整個社會飛速發展下，更多信息通過網絡來面向大眾，所以對高校檔案也有著更多的要求。檔案管理人員已經不能像從前一樣把檔案封閉起來，而應該是與時俱進，利用現在發達的網絡信息技術來進行統制。現在已經是一個信息共享時代，檔案共享也會得到人民群眾的認同，讓高校檔案發揮其更大價值。

檔案如果共享，人民群眾也會知道學校對人才培養的狀況，公司企業也能通過檔案知道學生其真實情況，以及在學校上學時基本狀態。現如今很多大型企業會和專門大專院校合作，大專院校培養出的學生所學專業比較單一。到企業之后不需要再花更多時間去培養，對于用人單位也是省時省力。如果檔案信息服務社會化，在沒上班之前用人單位可以通過檔案對學生有一個初步了解和第一印象。

教育事業從慢慢發展到如今，高校已經有這個實力讓學生檔案面向大眾，面向網絡，使其發揮最大的價值。每所高校每年都會培養出許多人才，他們會為社會發展帶來一定幫助，具有一定意義。所以高校會有很多有價值的檔案，這個時候就不應該把檔案為自己所用。要拿出來面向大眾，面向企業和用人單位，為人們提供便利和幫助。所以高校檔案信息服務社會化也是一種必然走向。

3 高校檔案信息社會服務化應遵照的準則

3.1 服務式準則

服務是現如今檔案信息社會化所要追求的最終宗旨，所以檔案管理人員要有為人民服務的概念。要主動去為有需求的人服務，主動參與檔案探討，而不是主動等“檔案”找上門。檔案也需要不斷增強本身的適應能力，這樣才能充分表現出它應有價值。

3.2 開放式準則

開放式準則并不是讓管理人員把檔案全都展示出來，也是要做好保密工作。最大限度的展示，這樣用人單位或者企業才能最大限度去了解。檔案信息服務化要盡可能去服務社會，如此才能發揮最大價值。

3.3 互助式準則

如今信息時代，檔案管理人員要盡最大能力去滿足社會各方條件。但是如果只是依靠檔案管理部門是很難實現這一點，這還需要各方相關部門的協調與幫助，建立一個健全網絡檔案體系，這樣才能實現雙方共贏。

3.4 市場化準則

高校檔案信息服務化是需要學生檔案去面對市場，然后經過一系列的篩選，選出他們認為最佳人選。這就需要檔案去無條件遵照市場規則，但是檔案服務化也要注意市場經濟與市場效益。畢竟學生檔案按道理來說還是屬于學校，所以檔案在面向市場的同時可以收取一定酬金。這可以用這種互惠互利的方式，雙方都比較公平。

3.5 客觀性準則

市場上都是利益最大化，商人們會站在自身角度考慮問題。有時還會要求五花八門的問題，希望檔案部門按照他們自己的要求來。這個時候檔案部門就要堅守自己的準則，不能拿出來看，需要保密的資料是堅決不能拿出來作為利益交換。要保衛學校應有的威嚴。

3.6 制度化準則

如果高校檔案面向市場這一行為會帶來很大反響，也會受到很多人青睞，用人單位也會大量涌來參與到此事當中。但是檔案都是紙質，如果過多翻閱會造成紙張損壞，檔案留存時間變短。所以高校需要定下制度，利用現在的技術，給有需要的人觀看電子版檔案。這樣檔案看起來也是一目了然，雙方更加方便，高校應設立此類規章制度。

通過上面所闡述，高校檔案信息服務化是教育事業，社會發展必然趨勢。如果要檔案面向人民群眾就必須建立一個安全可靠的體系，高校也要有自己一定的原則，并堅守原則。創新檔案，檔案信息服務社會化也會發揮檔案最大價值，為社會發展提供便捷服務。讓高校檔案得到更多人認可。這也是高校檔案發展重要的一步，教育事業也會更上一層樓。讓更多信息展示在人民群眾眼前，為人民辦事，為社會辦事

（作者單位：山東省濰坊市濰坊醫學院）