人事檔案管理信息化建設分析

楊麗

摘要：現如今的時代是信息化的時代，而隨著互聯網的普及和網絡技術的不斷發展，其在我們生活中的應用也愈來愈廣泛。而人事檔案管理工作，也需要跟隨時代的潮流，充分運用互聯網技術的優勢。而信息技術的進步，也會使得人事檔案管理變得更加便捷迅速，效率也會有大幅度的提升。目前我國檔案管理還存在許多的弊端和缺陷，如果能夠將信息化建設落實到其中，很多問題就可以得到完美的解決。本文主要對人事檔案管理信息化建設的必要性進行了系統的分析，同時探討了將其落實的幾種有效措施，來建設更加合理的檔案管理系統。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；必要性

所謂人事檔案管理，即為將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。現如今在新的市場形勢下，社會治理和企業管理的內容和要求都發生了變化，人事檔案管理需要做出相應改變。目前我國的檔案管理仍然存在許多的缺陷和弊端，如檔案信息的利用率不足、專業人員的缺乏、信息化管理的方式落后等，都牽絆著檔案管理的發展和進步。而順應時代的發展潮流，我們必須要落實信息化管理，運用網絡技術方便快捷的特點，改進傳統的檔案管理體系，才能構建一個合理便捷的行業機制和環境。

1 人事檔案管理信息化現狀

現如今我國的人事檔案管理仍然存在著許多問題，比如檔案信息的利用率不足。其實對于檔案管理人員來說，對檔案中的信息進行提取，進行有效利用，可以解決很多不必要的麻煩，而目前的人員卻沒有更加深入地了解檔案的利用價值，從而導致其利用率低下；基礎設施不夠完善，這也是目前檔案管理存在的問題。由于檔案管理工作繁重復雜，因此對于基礎硬件設施的要求也很高，可是目前未對其有足夠的重視，導致設施跟不上，更多的依靠人力來進行維持，從而造成我國檔案管理的落后，同時各個檔案管理單位之間，信息交流閉塞，未能形成一個有效的整體，導致信息傳遞落后；另一方面，檔案管理的模式也同樣有缺陷，未能夠充分利用信息化技術，在很多時間里僅僅只停留在表面，從而導致管理質量落后。因此我國目前的檔案管理仍然存在許多的問題，需要我們不斷探索，創造出一個更好的模式。

2 人事檔案管理信息化的必要性

2.1 信息化管理有利于提高檔案資源的利用率

人事檔案真實地記錄了企業每一個職工的個人信息，而對這些信息進行系統的管理，可以大大提高對它的利用率。而人事檔案由于存著許多人的信息，因此很多工作的開展都離不開它，所以提高利用率，也同時能夠減少不必要的時間浪費，它同時也承載著許多員工的切身利益，而且如今企業對于人事檔案的使用頻率越來越高，如何跟上發展腳步，就需要對其進行信息化的管理。

2.2 信息化管理有利于提高管理效率

傳統的檔案管理，是將人員信息用紙質文件進行記錄，然后將其封存起來，這樣做不僅浪費資源，消耗了大量財力物力，也同時降低了空間利用率，查找起來也十分麻煩。而如果進行信息化的管理，將檔案錄入于電腦中，就可以大大減少工作人員的工作量，提高工作效率，而且這種方式也能節省空間上的占用，利用計算機技術對檔案進行管理分類，大大提高了管理效率，同時降低了管理成本。因此信息化的管理方式，已經成了檔案管理改革的總方向，隨著科技的進步，如何合理地運用新的技術，可以大大改善整體的管理效率低下的問題，這已經成了檔案管理的必然趨勢。

3 人事檔案管理信息化的途徑

3.1 培養具備專業素質的人才，提高全行業信息化管理意識

當今社會說一個信息化時代，所以人們對于檔案信息的利用頻率也在大大提高。這對整個行業的人來說都是一個挑戰，因此需要提高人們的信息化意識，這是做出改革的第一步，加快向數字管理的轉變。充分利用先進的人事檔案管理模式，提高檔案管理質量，實現檔案管理的高效化。

3.2 建立全面的檔案數據庫

目前檔案管理的現狀是相互獨立，未能實現在保證隱私和安全的情況下，對檔案進行共享。而建立起一套檔案數據庫，就可以隨時隨地對檔案進行查詢和運用，實現信息的高效利用。建立起先進且完善的信息管理系統，實現各單位部門之間的檔案資源共享，可以大大提高工作的效率，順應當今信息化的時代潮流。

3.3 打破傳統模式，構建網絡信息平臺

傳統的管理模式，需要大量的人力作為支撐保證，而建立起信息化的管理模式，就可以減少人力資源的浪費。使用現代化的技術，可以讓檔案得到及時的更新，實現檔案的動態管理。同時建立電子檔案，打破傳統的統一模式，構建一套完善的檔案管理體系。而要構建一個網絡信息平臺，就需要各單位之間通過局域網進行連接，實現檔案資源的快速共享，以便在有需要時能夠及時得到相關資料。同時為了實現這一目標，也需要專業的技術人才為保障，為了保護人員的隱私，也要注意對于檔案管理的安全保護工作，避免信息流出造成的一系列影響，同時在信息傳遞時也要進行有效監控和記錄保存，避免造成檔案安全問題。

4 結語

當今時代的高速發展，跟不上時代的腳步就會被淘汰。人事檔案的管理是一個非常重要的行業，它與人們的生活息息相關，而加快改革的步伐，才能順應時代潮流。信息化時代的到來，為管理指明了方向。事業單位的不斷變革，對檔案管理提出了挑戰，同時也是一個機遇。抓住這個機遇，就需要我們轉變以往的觀念，建立一個完善的檔案管理體系，培養專業的信息化管理人才，才能構建完善合理的檔案管理體系，更好的服務人民、服務社會。

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