印刷企業的數字化管理之路

何麗 鄭奧柯

摘要：數字印刷技術在全球發展迅猛，也是所有印刷方式中增長速度最快，利潤空間最大的一個領域，被業界公認為未來印刷業發展的方向。數字管理是提高印刷企業核心能力的基礎，促進現代印刷企業制度形成的催化劑，也是實現我國印刷工業跨越式發展的必由之路。數據化、規范化、標準化是印刷產業發展的必要手段，而數字管理是微利時代的印刷企業實現有質量、有效益、有利潤、有價值、可持續發展的必然選擇。

關鍵詞：印刷企業 數字印刷 數據化管理

近年來，受傳統印刷市場萎縮和生產成本增長等多因素影響，印刷行業加速洗牌。知識經濟、網絡技術和信息化對傳統的管理觀念和模式形成了極大沖擊和挑戰。同時，企業還面臨著數字化、綠色化的趨勢，以及生產周期縮短、印刷品種增多和印數下降、原材料成本上漲、工價下滑等實際問題的影響。因此，出版物印刷企業要在這樣的態勢中，繼續生存下去并保持持續增長和發展，就必須轉型升級，走創新管理之路：通過建立一套科學的印刷企業管理系統，將企業包括人力、資金、信息、物料、設備、技術等方面資源，經過數據的采集、匯總、分析，作用于企業管理和決策，提高生產效率和管理效率，降低生產成本和管理成本，以此讓企業在當前激烈的競爭中立于不敗之地，并實現出版物印刷企業可持續、高效率、綠色的發展。

一、國內印刷企業數字化工作流程的應用現狀

國內無論是印刷企業，還是數據服務企業，盡管照貓畫虎般地繪制了多種可變數據應用解決方案，但苦苦追尋者甚多，成功者卻鳳毛麟角，究其原因，可歸納為以下幾點。

1.只見“數據”，難覓“數據鏈”

目前，大多數情況下，印刷企業的生產效率、產品質量、物料損耗等都沒有清晰、準確的數據分析報告，也缺乏針對數據的分析管理人員，而普通的管理人員就很難找到企業運營中需要改善的方向及重點，從而導致盲目管理、無效管理。在國內印刷企業現有技術條件下，數字化工作流程的應用處于較低水平，要全面實現全程控制的數字化工作流程應用還有一定難度。雖然具有印前能力的印刷企業基本上都配置了數字化工作流程，但數字化印刷流程在印刷環節中的應用低于50%，在印后環節則低于10%。

究其原因在于數字化工作流程應用時的影響因素比較多，需要印前、印刷、印后的各個環節都實現數字化管理，特別是在印后環節，要想實現數字化，目前的國情還不適合。同時，由于數字化工作流程的全面實施需要一整套與工作流程相互匹配的軟、硬件設備，其價格昂貴，動輒幾十萬元，加上諸多企業缺乏綜合素質高的管理團隊，缺乏標準化，規范化和數據化的作業管理機制，這成為數字化工作流程應用的最大難題。

雖然印刷企業購置的數字化工作流程是支持印前、印刷及印后功能的，但事實上大多數印刷企業放棄了印刷及印后的功能，只應用到了印前功能。總的來說，因為成本高昂、人才不足、管理機制不健全等原因，這使得國內大多數可變數據印刷企業仍處于只見“數據”而難覓“數據鏈”的水準，其很難達到預期盈利。

2.只關注產品形式，而忽略產品內涵

目前國內可變數據印刷市場增長強勁，但印刷企業大都只關注產品形式，而忽略了產品內涵。尤其是在可變數據印刷前端數據的自適應處理、后端智能化輸出以及與印刷流程結合等方面沒有深度挖掘，從而制約了可變數據產品的增值及其市場的擴展。我國印刷企業不僅缺乏完整的可變數據印刷解決方案，缺少分析可變數據印刷關鍵技術的能力，而且缺乏清晰發現市場需求和產品特征的眼光，以及積極主動、持續不斷采用專業導向、數字再造和增值管理的方式來重構企業新業務的勇氣。

從印刷行業來看，目前普遍存在單一門店的經營模式，造成各印刷公司各自為政，設備、業務同質化競爭情況嚴重，連鎖化經營程度不高，缺乏統一、標準、規范的管理模式。毫不夸張地說，企業運營的方式還停留在信息爆發前的上個世紀。企業生產過程中印前系統缺乏數字化管理，而印后又以勞動密集型加工為主，利用大數據的管理意識不強，贏利水平較低。總體看，東部印刷企業比中部好，中部比西部好；大城市企業比地處偏遠的企業好；新建企業比老企業好。在美國，有60%的小企業、80%的中型企業、90%以上的大型企業已實現信息化管理商務流程。換句話說，經濟實力強，利潤空間大的企業在信息化管理建設上開展得較好。而我國印刷企業即使能夠生產出與國外同類的產品，但由于在信息化管理方面的差距，缺乏整合信息進行價值的再挖掘再創造，造成我國企業在國際市場競爭中長期處于被動地位。

二、印刷企業的數字化管理目標

當前，在經濟全球化背景下，印刷產業發展向綠色、服務、高效、數字化、智能化方向發展，新產品、新技術、新的服務領域、新的商業模式不斷涌現，技術研發進程加快，技術和產品生命周期不斷縮短，技術交叉融合和技術集成快速發展，這些變化嚴重沖擊著傳統印刷產業。大數據時代，印刷行業必須從傳統管理中剝離出來，走向高科技與創新之路。企業要轉型，只有通過數據收集，再通過數據分析，通過數據的計算，最終才能理智地、科學地、合理地、準確地得到正確的答案和解決問題的辦法。

首先，一定要通過020模式，千方百計地吸引線上客戶，充分做好線上與線下的結合。這是因為實體門店有線上銷售所沒有的優勢，那就是直觀的感受和身臨其境的體驗，可以讓消費者直接觸摸、賞玩產品。如果能夠利用大數據，通過合理的門店布點，將不同區域的消費者都網羅分割在一個相對最小的距離內，那么到實體店體驗將變得非常便利，這樣的線上線下結合將是單純依托于物流的在線服務所無法比擬的。

其次，就是要解決如何提高附加值的行業難題。要想提高附加值就要具備如下幾個基本要素：利潤空間、生產成本、運營成本、銷售成本和財務成本。基于這5個基本的前提條件進行數據分析，就會發現前面的亮點，發現出口，找到合理的路徑。所以必須顛覆傳統理念，充分利用大數據，提高企業的自主創新能力，在企業的轉型升級中獲取最大贏利空間。要想打破傳統印刷的瓶頸，無疑數字印刷是一個良方，但其關鍵不在于數字印刷本身，而應該是其商業模式或贏利模式的變革。并且隨著大數據技術的不斷進步和廣泛應用，將為數字印刷的未來打開巨大的發展空間，大數據將為數字印刷增添快速騰飛之翼。同時，也需要合理利用大數據來把握客戶需求。大數據的強項在于挖掘、關聯、預測、洞察消費者的現有或者潛在需求。也正緣于此，在不遠的將來，大數據的運用好壞將決定一家企業的競爭力。隨著擁有的數據越來越多，大數據擁有者將大放異彩，因為他們可以把這些數據轉化為價值。值得一提的是，最好的大數據服務都是以創新思維為基礎的，而創新則是企業家們能夠使用的一個特定工具，通過這個工具他們能夠將變化轉換成機會，以此來提供相應的業務和服務。

最后，印刷企業必須選擇并運用適合自己的數據化管理工具。在這里筆者提供以下建議：一是要加強數據化管理的宣傳教育，盡快提高印刷企業對數據化管理的認識，明確數據化管理的重要性；二是要提升印刷企業實施數據化管理的能力，根據企業的實際情況，選擇適合企業運作的管理軟件；三是印刷企業應盡快適應數據化管理的需要，做到數據的條理化、常態化，走上規范化運行的軌道；四是印刷企業應盡快培養出配套的專業數據管理人員并建立相應的運營機制。在“互聯網+”的時代，靠個人英雄主義和大腦經驗決定企業發展的時代早已結束，未來，企業管理者要做好四件事：數據積累、數據分析、數據應用、知識沉淀，如此方能基業常青。這一過程的順利實現必須由企業的中樞神經，即信息化系統來完成。

三、印刷企業的數字化管理任務

企業在業務流程設計優化的時候，就要充分考慮面向未來大數據分析需要，在業務活動的過程中，哪些數據應如何被自動的采集和存儲。

1.融入信息化管理的潮流

要解決這個制約印刷企業可持續發展與盈利的核心問題，就要求企業首先必須適應智能化數字信息采集及其數據管理專業化的新環境，形成面向跨媒體、多介質、多需求以及互動體驗的作業模式，集成專業化數據中心及其數字資產管理系統與色彩管理系統，構建出一個分布式的可變數據印刷標準化作業流程，讓用戶能夠隨地所印、隨時所印、隨心所印，充分發揮企業每一個人、每一個數據、每一個作業的最大價值。其次是適應以“高產能的集中式加工中心與分布式定制服務中心”來創造產品服務與用戶體驗融合的新模式，達到“可變數據印刷不只是印刷”的高增值目標。

信息化的核心和本質是企業運用信息技術，進行隱含信息的發掘和編碼化，進行業務流程的管理。體現先進管理思想的軟件系統就扮演著這樣一種角色。在筆者看來，相似規模的印刷企業一般都會使用ERP系統、CRM軟件、財務管理軟件，有的還有自己的OA系統，但這些管理信息不能有效相互關聯，從而無法形成管理依據。加之管理技術本身不足，要解決這樣的問題，印刷企業引入BI（商業智能）非常必要。所謂的BI，其本身是一個概括性術語，其包括架構、工具、數據庫、分析工具、應用和方法論。

借助上述信息化管理系統，印刷企業能夠完成以下信息化任務：第一，分析大數據，調整產品線，尋找新商機；第二，擁有快速傳導的神經系統——信息化系統；第三，替換或引進更先進的管理系統，助力企業發展；第四，擁有強大的信息系統數據，邁向互聯網+和工業4.0。

2.融入工業4.0的潮流

21世紀以來，新一輪科技革命和產業變革正在孕育興起，全球科技創新呈現出新的發展態勢和特征：以信息技術與制造業的深度融合，以制造業數字化、網絡化、智能化為核心，建立在物聯網和務（服務）聯網基礎上，同時疊加新能源、新材料等方面的突破而引發的新一輪變革，即工業4.0。那么作為生產加工型制造產業的印刷行業又將如何向工業4.0時代邁進呢？據了解，印刷工業4.0主要分為三大主題：一是智能工廠重點研究印刷智能化生產系統及過程，以及網絡化分布式生產設施的實現；二是智能生產，主要涉及整個行業的企業生產物流管理、人機互動以及3D技術在印刷工業生產過程中的應用等，其中，中小企業將成為新一代智能化生產技術的使用者和受益者，同時也成為先進工業生產技術的創造者和供應者；三是智能物流，主要通過互聯網、物聯網、務聯網，整合印刷資源，充分發揮現有物流資源供應方的效率，而需求方則能夠快速獲得服務匹配，得到支持。

而隨著互聯網、數字化浪潮的不斷席卷，近年來，印刷行業的智能化發展趨勢也都與工業4.0的產業模式不謀而合。印刷設備中不僅加入了智能化模塊，帶動印刷過程中的智能化生產，更有企業引入高速全自動化設備、智能化機器人。這似乎成為了中國印刷制造業智能化時代到來的前兆。其實在國外智能化的生產流程早已司空見慣，但在中國還是處于起步階段，雖然已有部分企業開始涉足，但并未在整個印刷市場中很好地普及開來，大部分的印刷企業尚停留在半自動生產或低速生產階段，所以為了早日實現工業4.0的產業模式，智能化的生產流程必不可少。

印刷工業4.0的理念為：一是外部通過互聯網縮短緊密鏈接客戶，并滿足客戶個性化需求；二是內部將生產過程透明化，部門高度協同，緊密配合，生產效率最大化，生產浪費最小化；三是用軟件系統和自動化設備大量代替人工，降低成本，并實現高效生產；四是運用印刷過程數字化技術和裝備，自動控制印刷質量。總之，印刷工業4.0以數字化智能制造為核心，以互聯網和物聯網為兩翼。在生產過程中，人只是生產指令的組織者和計劃變更的協調者，由軟件系統和自動化的裝置來執行生產任務，從而將印前、印刷和印后整個生產流程整合為一體，這使得復制信息和生產信息得以完整準確地在生產中傳遞，各工藝環節完美協調，提高了生產效率和印品質量，減輕了勞動強度，縮短了生產周期，降低了生產成本，成為印刷企業梳理內部生產管理、獲取更大利潤的有力工具。

四、印刷企業的數字化管理重點

印刷企業運營管理若要有效，數據管理是關鍵。數據不僅運用在財務核算上，更能在從研發到采購、生產、物流、營銷、質量、人力資源管理等一系列印刷企業運營上發揮作用。數據管理的起點就是經營分析，經營分析借助印刷企業內現成的管理資料，比如對銷售、生產、材料、成本、人力資源等各種報表進行綜合分析，找出企業經營瓶頸，通過流程管理研究造成問題的原因，并提出具體可行的改善方案，達到綜合提升企業業績的目的。

數據化管理也是印刷企業目標管理的基礎。數據化管理是將工作中的基本狀況，通過數據直觀表達，確立經營目標，找出印刷企業運營中的差距，有針對性地進行管理效率改進。數據化管理是印刷企業決策的依據。完善數據化管理能夠促進團隊的整體進步，從而提升印刷企業生產經營效率。對于可變數據的印刷企業來說，數據是盈利基礎，數據鏈是盈利關鍵，產品服務是盈利根本。通過上述對數字的分析，應該可以感受到數據化的重要，我們要作出正確的判斷，正確的統計數字是不可缺少的前提，數字就是我們把握發展機遇的利器，我們應當很好地利用數字，為發展服務。

數據管理不是簡單的收集數據，數據管理的關鍵是將收集的數據做一個整合，并在整合的基礎上進行動態分析，根據分析結果制定公司的戰略。因此，數據管理的關鍵不是數據庫，而是一個挖掘全流程運營能力的系統工程。數據分析從總體運營分析、指標的確定，到分析流程設計，專業數據的統計和分析報告的分類，以及持續動態的數據執行監督等構成數據化管理的核心內容。企業在運營過程中，應把自己的數據管理理念推廣到企業管理的方方面面。

在質量管理中，印刷企業已經從主觀的經驗管理轉變為標準化、規范化和數據化手段管控質量，通過對印刷過程及其要素的數據化控制，并依據ISO等國際標準來有效監控并及時糾正印刷生產中出現的各種異常，通過分析數據以及實施動態管理來保證產品質量穩定可控。

在倉庫管理中，采用數字技術的倉庫管理模式能實現電子貨位管理以及貨物的出入庫流程監控管理，從而在數字化和信息化的基礎上最大限度提升倉庫管理效率，降低企業運行成本。例如，大連盛富商用票證有限公司通過引入條形碼技術，實現了對倉庫的到貨檢驗、入庫、出庫、庫存盤點等各個作業環節的數據自動化采集，確保了企業及時掌握庫存真實數據，為生產部門安排生產決策提供了更有價值、更具時效性的分析數據。

在物流管理中，以RFID、條形碼和二維碼為代表的數字技術，大大提高了企業的物流效率和現場管理水平，正深刻影響著印刷企業的物流管理。例如，浙江華人數碼印刷有限公司研發了一套基于條形碼技術的數字化流程控制系統，用以監控印刷流程的每一個環節，不僅極大地提升了生產流程的管控水平，還大大降低了各工序的出錯率。鶴山雅圖仕印刷有限公司將RFID應用于物流管理中，實現了產品具體位置以及生產狀態的實時查詢，既縮短了物流時間，又節約了物流成本，真正實現了有源可溯，有據可查。

大數據之大，并不僅僅在于其容量之大，更多的意義在于，通過這些數據的交換整合和分析，創造新的價值，帶來“大知識”“大科學”“大機遇”“大利潤”和“大發展”。所以，企業在不同的發展階段有不同的管理訴求，也需要不同的管理系統，而ERP體現規模效益，分工細致的才需要流程管理去協調。所以企業在不同的發展階段需要不同的管理系統：①中小印刷企業由于人數不多，一個人基本上身兼數職，沒有那么細致的分工，建議選擇一套MIS系統就基本上可以滿足管理的需求；②大中型印刷企業，由于人數眾多，分工細致，對流程的管控，對企業的管理體系的需求比較迫切，建議選專業的印刷ERP管理系統；③對于集團化企業，建議采用專業的印刷ERP管理系統管控各個單體的印刷子公司或者印刷分公司的業務流程，選用通用的軟件管控集團的財務、資金等，并將印刷ERP管理系統與通用軟件的集團管控連接，尤其是集團公司是綜合性多業態的集團化企業（即各個子公司、分公司除了印刷還涉及其他行業的），更推薦選通用+專業的方案。

實現數據化管理在企業管理架構中的應用，要做到以下幾點：

首先是愿景的統一，企業規劃最終是由員工落實，印刷企業的愿景是由員工們不斷發揮個人能力而逐步實現的，因此，從協調員工個人期望與實現企業愿景到一致人手，再一起走向目標，才能真正發揮規劃的作用。印刷企業在成長的過程中逐漸擴大規模，首先都與規劃有關，更直接體現規劃的就是大規劃化解成小規劃并落實到每個崗位每個責任人，這就是對數據進行再整合分析的過程。企業發展規劃的制定和發揮作用都與企業長期的數據積累和數據分析有關。所以，數據分析是企業規劃的前提與依靠。

其次是企業管理運營的運用，有財務報表就有了基礎的數據，也是數據化管理的基礎，印刷企業可以根據管理需要將數據化管理劃分為戰略數據化管理、研發設計數據化管理、生產運營數據化管理、質量控制數據化管理、營銷管理數據化管理、人力資源數據化管理、財務數據化管理、信息化數據化管理8個體系。數據化系統可以適應不同管理層次的需求，是因為數據管理系統在設計時已經將組織架構和工作流程融入其中了，實際上數據管理系統是合并了流程—財務數據管理數據的綜合管理體系。體系逐層建設，每一層均能透過管理數據結果看到印刷企業管理運營狀況，并且直觀顯示運營結果對財務增值是否有用。

最后是結果信息化，其每個工序、每個環節的相關數據都清清楚楚，在改善管理方式時，很容易找到改善重點，然后制定相應措施進行有效的改善與防范，并形成一個PDCA （Plan是計劃，Do是實施，Check是檢查，Adjustment是調整）持續改善的長效機制，通過真實的數據分析與總結，為企業數字管理打下堅實的基礎。

總之，數字管理是提高印刷企業核心能力的基礎，促進現代印刷企業制度形成的催化劑，也是實現我國印刷工業跨越式發展的必由之路。數據化、規范化、標準化是印刷產業發展的必要手段，而數字管理是微利時代的印刷企業實現有質量、有效益、有利潤、有價值、可持續發展的必然選擇。優秀的印刷企業最終都以數據化管理結果是否達成指標來循環改進，實現可持續發展。數據存在于企業的每個環節，通過經營數據可以確保企業良性運營。數據化管理綜合了現代化企業管理工具的優勢，并將其數據化，它是一種全新的管理模式，對于控制成本提升生產效率，增強企業競爭力有巨大貢獻。

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