以信息促規(guī)范

宋思思

摘要：高校后勤檔案工作是高校后勤保障工作的重要組成部分，特別是在當(dāng)下高校規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，檔案信息數(shù)量疊加，信息化程度也不斷加深，因此，以信息化建設(shè)為主要突破口，厚實(shí)學(xué)校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作已成為各大高校在促進(jìn)自身檔案管理改革和創(chuàng)新上的重要手段，甚至已經(jīng)成為高校管理信息化的重要組成部分。本文即以高校檔案信息化建設(shè)為抓手，著重分析檔案管理信息化的背景，出現(xiàn)的相關(guān)問題，更新對高校檔案管理工作的認(rèn)識，使學(xué)校檔案真正做到方便、準(zhǔn)確、快捷，繼而更好的發(fā)揮其后勤保障和服務(wù)作用。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；規(guī)范化；制度建設(shè)

一、高校后勤檔案管理的信息化背景

教育部在制定的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》中提出要“加快教育信息化進(jìn)程”的要求，并專門指出要在管理與社會服務(wù)信息化開展專門研究與探討。由此可見，高校檔案管理信息化已經(jīng)成為高校檔案管理的特色管理模式，是高校檔案工作改革和創(chuàng)新的必然趨勢，是我們不可忽視的重要背景。

后勤檔案信息化的背景沖擊意味著檔案管理模式從檔案的原有實(shí)體性管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息為焦點(diǎn)，這就要求我們轉(zhuǎn)變單一的實(shí)體檔案管理方式，更加強(qiáng)調(diào)利用數(shù)據(jù)庫傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、音視頻文件和歸檔電子文件組織成系統(tǒng)信息庫，再結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，建立全方位的數(shù)字檔案館。這是信息時(shí)代的發(fā)展要求，因此檔案管理也必須與信息化進(jìn)程相聯(lián)系，這對于檔案管理工作可以說是一個(gè)全新的變革。它不僅大大提高了檔案管理的水平和使用效率，而且在一定程度上降低了人力勞動(dòng)強(qiáng)度。當(dāng)然，這一發(fā)展過程需要高校根據(jù)有關(guān)檔案管理辦法的要求和有關(guān)法律法規(guī)的要求，以堅(jiān)持信息化管理方向?yàn)橹攸c(diǎn)，形成檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，也只有這樣，才能真正促進(jìn)檔案的管理規(guī)范化。

二、高校后勤檔案管理信息化進(jìn)程中的問題

在高校檔案管理信息化的大背景大趨勢下，在以信息化促規(guī)范化的進(jìn)程中依然面臨許多問題，當(dāng)前我國高校檔案管理信息化存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：

第一，制度機(jī)制問題。不僅僅是關(guān)于檔案管理信息化的有關(guān)制度不健全，即使是檔案實(shí)體管理本身的機(jī)制、制度都需要進(jìn)一步地細(xì)化。當(dāng)然，信息化的應(yīng)用也需要我們統(tǒng)一尺度標(biāo)準(zhǔn)，比如字符編碼標(biāo)準(zhǔn)、信息轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等等，畢竟只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，才能使傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的保存、利用和傳輸成為可能。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在的威脅也越來越突出，而高校檔案的信息化管理畢竟還處于探索階段，網(wǎng)絡(luò)黑客也成為高校檔案信息發(fā)展的無形殺手，檔案的數(shù)字化、信息化要求還不清晰、不完善，檔案的保密性和安全性也得不到充分保障，所以有必要完善高校檔案數(shù)字化與信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促使整個(gè)信息化進(jìn)程有章可依，有規(guī)可循，這也是高校檔案管理規(guī)范化的應(yīng)用之義。

第二，人才隊(duì)伍問題。在高校檔案化發(fā)展的進(jìn)程中，缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的復(fù)合型管理人才。檔案工作在高校的各項(xiàng)工作中處于基礎(chǔ)性的保障地位，不容易有較為突出的工作成果，任務(wù)量大，工作也比較繁雜，這使檔案工作崗位在優(yōu)秀人才的吸引力度上有限，人才隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)有待加強(qiáng)，人員對于信息化的應(yīng)用能力也需進(jìn)一步提升。

三、以信息促規(guī)范的意見建議

如何在加速高校檔案信息化的進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)對檔案管理規(guī)范化水平的進(jìn)一步提升，需要管理人員和具體工作人員加強(qiáng)對工作的改革創(chuàng)新力度的重視程度，在正視我們論述的上述問題的基礎(chǔ)上，從以下三個(gè)方面著手改進(jìn)信息化和規(guī)范化建設(shè)工作。

一是要加大投入，加強(qiáng)相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)。畢竟檔案信息管理必須與計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等有效結(jié)合，這些是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)。所謂“巧婦難為無米之炊”，因此，從硬件條件出發(fā)，兼顧軟件建設(shè)，加大經(jīng)費(fèi)投入，改變基礎(chǔ)設(shè)施的相對陳舊、落后條件是我們進(jìn)行下一步工作的基礎(chǔ)。

二是建立與實(shí)際檔案信息化情況高度匹配的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，特別提高數(shù)字化管理水平。這其中一方面要完善已有的檔案實(shí)體管理制度，另一方面要特別針對信息化新增的軟件，如管理軟件、查詢軟件等等盡快出臺相關(guān)的制度性規(guī)定，從而從制度機(jī)制上提高高校檔案管理的信息化水平。

三是提高管理人員的綜合素質(zhì)，特別注重培養(yǎng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任感（特別是保密意識和職業(yè)意識），扎實(shí)的計(jì)算機(jī)知識和檔案管理知識的復(fù)合型人才，可以考慮根據(jù)自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的激勵(lì)政策，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，使他們主動(dòng)做到知識結(jié)構(gòu)的自我提升，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)媛瑞.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016，19（20）：179-179.

（作者單位：華北理工大學(xué)）