企業檔案信息化建設對策研究

張婉 翟香懿

【摘要】企業開展檔案管理信息化建設是實行檔案管理改革的重要組成部分，是檔案管理現代化的核心和方向，也是企業實現跨越式發展和可持續發展的必然選擇。因此，在檔案工作中，檔案信息化工作顯得尤為重要。

【關鍵詞】企業；檔案；信息化建設

在企業的管理與經營中，檔案管理發揮著非常顯著的重要作用，其不但能夠為企業的各項決策工作提供必要的信息支撐，同時，還能通過檔案資料的整合與利用，來為企業的經營與發展奠定基礎等。因此，加快企業檔案管理的信息化建設，是企業檔案管理的一個重要發展要求，其對于企業的發展與進步起著非常重要的影響作用。所以說，我們必須要強化企業檔案管理的信息化建設，進一步促進檔案管理工作效率和質量的提升。

一、目前企業檔案信息化管理方面存在的問題

（一）檔案管理模式的變革。傳統的檔案管理在工作上過多依賴工作人員的個人經驗，而忽視了檔案管理的系統性和科學性。在檔案管理過程中引入信息化的技術手段建設檔案信息管理系統以后，需要建立標準化的檔案管理流程和模式，同時要求檔案管理人員進行計算機培訓，以便能夠快速適應檔案管理工作。信息化技術手段對目前檔案管理的模式進行了變革，淘汰了傳統的檔案管理方式，建立了信息化的檔案管理系統和檔案管理流程。

（二）檔案管理難度有所增加。檔案在信息化的管理系統中是作為一種信息來進行存儲的，和傳統的檔案存儲不同的是，信息化的檔案存儲是存儲在物理介質上的，而不同于存儲在庫房中的。信息的存儲和日后的保存需要對其安全性進行保障，由于網絡中的數據信息容易被竊取和篡改，需要對檔案信息管理系統部署一定的網絡安全設備，并對需要訪問檔案信息管理系統的用戶身份和權限進行嚴格的限制。對檔案的所有信息進行及時有效的備份，防止檔案遺失。

（三）檔案信息管理意識落后。建設好檔案信息管理系統之后需要對所有工作人員的檔案管理意識和計算機管理知識進行培訓，建設一整套的檔案信息管理系統培訓體系，對部分檔案人員責任意識比較差、信息化檔案管理流程不清楚等情況進行針對性的培訓，以便提升整個檔案管理人員的素質水平。

二、加快企業檔案管理信息化建設的方法

（一）做好檔案信息化建設的制度和規劃。做好檔案信息化建設的制度和規劃，目的是落實企業檔案信息化管理的長遠目標和管理保障，明確檔案信息化規劃為了提升企業檔案管理水平和企業信息化水平，符合企業長遠發展目標。而相關制度的落實，則是保障企業檔案信息化管理機制的構建，聯合各職能部門的管理職責和考核辦法，加強日常化管理，提升檔案信息資源服務水平。

（二）加強檔案信息化基礎設施和標準規范建設。要做好企業的檔案信息化建設工作，一方面，做好基礎管理工作逐步推進信息化管理進程，加強對檔案信息網絡系統和檔案數字化設備的建設，滿足檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件；另一方面，要注意對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范并指導具體實施，確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，保證檔案信息的真實、準確、完整。

（三）加強檔案信息化安全保障體系。建設成果是企業生存和發展立于不敗之地的關鍵，保障企業檔案信息不被泄露，是企業檔案管理人員的重要任務。建立檔案信息安全保障體系，是確保檔案信息和系統安全，保證歸檔電子文件真實、完整、有效的必要措施。要強化對檔案辦公計算機及其他信息設備的使用與管理，涉密檔案的電子設備、應用系統必須滿足保密要求，涉密計算機信息系統與互聯網采取物理隔離，涉密計算機嚴禁連接互聯網且不能通過互聯網傳遞企業的涉密信息。檔案管理人員要定期進行安全教育，嚴禁因私泄露商業機密，并通過相應的獎懲制度約束職業行為。

（四）做好檔案信息化人才隊伍建設。企業要建立好檔案信息化人才隊伍，這支隊伍的結構、能力、水平要與企業信息化建設相匹配，與社會信息化發展水平相適應。主要包括系統分析人員、開發人員、測試人員和管理人員，加強在職培訓和業務學習，提高其自身綜合素質。同時，企業要著重建立一支以復合型人才為核心、管理型人才為基礎的隊伍來滿足企業檔案信息化建設日益增長的需求。

（五）加強檔案信息化基礎設施建設。從根本上來講，基礎設施的質量情況，將會對檔案管理的信息化建設工作起到直接性的影響作用。因此，企業應當根據自身的實際情況，結合發展需求，來進行數字化檔案館的建設工作。在檔案館中，主要包括了檔案館庫房、檔案館館藏等方面的內容。通過運用計算機網絡技術，來為檔案管理工作提供服務，才能有效促進檔案管理信息化水平的提升。因此，企業的檔案管理部門應當制定相應的管理方案，來為檔案管理人員提供一個科學的工作平臺，加強企業部門與人員間的溝通交流。

三、結束語

互聯網技術向各個行業滲透是一個趨勢，檔案管理引入互聯網信息技術也是一個必然的發展過程中選擇，借助互聯網信息技術建設的檔案信息管理系統能夠幫助部門提高檔案管理的效率。一方面，能夠打破時間和空間上的限制，方便用戶對檔案信息進行共享。另一方面。能夠對檔案進行及時的信息溯源和更新，方便對一些特殊的項目檔案信息進行及時的歸檔存儲。

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