淺析企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

黃紅燕

摘 要：企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中會(huì)產(chǎn)生一定的歷史記錄，形成了豐富的文書(shū)檔案體系，在該體系中，能充分反映企業(yè)的發(fā)展史、發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與教育等，這都是未來(lái)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中所必不可少的，旨在為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒與依據(jù)。文書(shū)管理還會(huì)對(duì)企業(yè)重大決策、貿(mào)易往來(lái)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等提供重要的信息支撐，具有高度的應(yīng)用價(jià)值。可見(jiàn)，做好企業(yè)文書(shū)的管理十分重要。本文對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并提出相應(yīng)的處理建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書(shū)檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是對(duì)過(guò)去發(fā)生的事情所做的記錄和總結(jié)，檔案由大量的與事件相關(guān)的信息和資料組成，能夠?yàn)槿藗冞M(jìn)行后續(xù)的工作提供借鑒和幫助。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作的意義在于記錄企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的大小事務(wù)，使企業(yè)發(fā)展歷史能夠體現(xiàn)在一系列文件和檔案當(dāng)中，企業(yè)文書(shū)檔案管理水平的高低直接關(guān)系和影響到文書(shū)檔案資料的質(zhì)量、完整性和利用效果，只有樹(shù)立企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，才能切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

1 企業(yè)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

縱觀企業(yè)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)影響檔案管理水平的基本因素為管理意識(shí)，企業(yè)中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文書(shū)檔案管理上意識(shí)比較淡薄，各部門(mén)的協(xié)調(diào)性與配合度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理水平受到限制。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開(kāi)展文書(shū)檔案管理與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)，且在檔案認(rèn)知上存在偏差，未能全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值意義、技術(shù)價(jià)值，進(jìn)而在文書(shū)檔案管理上的精力、投資等都嚴(yán)重不足。

1.2 檔案管理模式滯后

檔案管理工作的實(shí)施，很多企業(yè)都還保存著傳統(tǒng)的檔案管理方法，主要以人工方式進(jìn)行管理，不僅耗時(shí)、耗力、耗財(cái)，也會(huì)嚴(yán)重威脅檔案利用效果。企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施，若想提高檔案管理水平，企業(yè)必須要配備相應(yīng)的管理設(shè)備與信息化平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)上的投入力度嚴(yán)重不足，未配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理室與計(jì)算機(jī)等設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理信息化工作實(shí)施力度不強(qiáng)，會(huì)嚴(yán)重影響文書(shū)檔案管理水平與管理效率。

1.3 缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

對(duì)于企業(yè)而言，文書(shū)檔案是不可或缺的，其在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中扮演著重要的角色。檔案管理工作需要一定的檔案管理者去實(shí)施，然而，就目前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，缺乏專(zhuān)業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致在檔案管理上缺乏專(zhuān)業(yè)性。部分檔案管理者僅僅掌握基本的檔案管理知識(shí)，缺乏熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，導(dǎo)致在檔案信息化管理上缺乏實(shí)效性與科學(xué)性。由于缺乏檔案管理先進(jìn)技術(shù)，導(dǎo)致在檔案管理上的操作缺乏專(zhuān)業(yè)性與高效性，不熟悉信息化管理系統(tǒng)的操作技巧，使得檔案管理效率受到嚴(yán)重威脅。

1.4 企業(yè)文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)普遍較差

多年來(lái)文書(shū)檔案管理一直處于封閉式管理狀態(tài)，檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則，每個(gè)時(shí)期對(duì)檔案的質(zhì)量要求不同、對(duì)檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一、檔案裝具不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和投入不足，檔案人員素質(zhì)參差不齊，檔案部門(mén)的待遇和地位過(guò)低，未引入檔案部門(mén)對(duì)歸檔部門(mén)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核機(jī)制和管理機(jī)制，造成檔案管理基礎(chǔ)較差的局面。

1.5 企業(yè)文書(shū)工作與文書(shū)檔案工作銜接方面存在問(wèn)題

企業(yè)在實(shí)際工作中，文書(shū)與檔案實(shí)行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書(shū)工作與檔案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。由于文書(shū)人員檔案意識(shí)淡薄，忽視檔案工作對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、用紙不規(guī)范、裝訂不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦理程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況，文書(shū)處理文件工作質(zhì)量的高低直接影響檔案收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用，而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等都有一定的影響。

1.6 電子檔案保存安全意識(shí)不足，存在管理漏洞

電子文件具有操作方便、傳遞便捷等突出優(yōu)勢(shì)，但對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性極強(qiáng)，數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害、內(nèi)容易更改等，都給電子文檔的安全保護(hù)和長(zhǎng)期保存帶來(lái)一定的威脅。據(jù)了解，目前有部分檔案人員防范意識(shí)差，對(duì)電子文件的備份及自用機(jī)器的防毒殺毒等觀念淡薄，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，將會(huì)造成極大的損失。

2 提高企業(yè)文書(shū)檔案管理水平的相應(yīng)對(duì)策

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視是提高文書(shū)檔案管理水平的前提

只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和充分理解文書(shū)檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理工作應(yīng)有的地位，不斷提高各部門(mén)和員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理部門(mén)配備懂專(zhuān)業(yè)綜合素質(zhì)好的人員，不斷加大對(duì)檔案設(shè)施的資金、技術(shù)等投入和檔案管理人員培訓(xùn)力度，切實(shí)提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，加強(qiáng)各部門(mén)與檔案管理部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)，才能有助于文書(shū)檔案管理水平的提高和文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.2 認(rèn)真理順文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書(shū)工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書(shū)工作的好壞直接關(guān)系到文書(shū)檔案管理的水平。因此，文書(shū)人員必須要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，虛心接受檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督，認(rèn)真遵守相關(guān)的法律、法規(guī)，在實(shí)際工作中通過(guò)認(rèn)真執(zhí)行完善的立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時(shí)和準(zhǔn)確，通過(guò)科學(xué)分類(lèi)、劃分組合，使文件材料形成有機(jī)的聯(lián)系。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理制度，密切關(guān)注文件資料的收集、整理工作，按時(shí)接收檔案，對(duì)新接收的文書(shū)檔案資料一定要嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合規(guī)定的文件，一律按照要求返回文書(shū)重新整理，嚴(yán)格把好文書(shū)檔案質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格按照檔案保管期限表對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，同時(shí)，對(duì)文書(shū)檔案的利用工作，一定要按照規(guī)定認(rèn)真履行檔案查、借閱審批手續(xù)，對(duì)未按時(shí)歸還的檔案要及時(shí)催還，對(duì)歸還的檔案要及時(shí)歸位，并認(rèn)真做好檔案的保護(hù)和統(tǒng)計(jì)工作。

2.3 做好文書(shū)檔案的基礎(chǔ)工作、監(jiān)督指導(dǎo)與溝通協(xié)調(diào)工作

文書(shū)檔案管理人員應(yīng)立足于本崗位，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真做好文書(shū)檔案的收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，切實(shí)發(fā)揮檔案部門(mén)的參謀作用。由于企業(yè)文書(shū)檔案中的許多有價(jià)值的檔案往往來(lái)源于重要的業(yè)務(wù)部門(mén)，因此，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)積極與各相關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)溝通，定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行檔案法律法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，認(rèn)真指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集工作，保障檔案收集渠道的暢通，切實(shí)發(fā)揮檔案部門(mén)的作用。

2.4 實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理數(shù)字化

目前，在部分企業(yè)計(jì)算機(jī)作為一種高效地處理龐大信息的現(xiàn)代先進(jìn)工具被引入了文書(shū)檔案的管理，通過(guò)該技術(shù)的應(yīng)用大大簡(jiǎn)化了文件材料的收集、整理和歸檔過(guò)程，節(jié)約了時(shí)間、提高了效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤(pán)等高科技檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的平臺(tái)，檔案利用者通過(guò)授權(quán)可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高檔案查借閱效率，豐富了檔案查借閱手段，這也是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)文書(shū)檔案管理工作雖然還存在一些問(wèn)題，但是，只要檔案管理部門(mén)主動(dòng)尋求問(wèn)題解決的方式，改變檔案管理工作模式、積極進(jìn)行檔案服務(wù)宣傳，文書(shū)檔案管理問(wèn)題就能夠妥善解決，檔案管理部門(mén)也能夠在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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