淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策

黃紅燕

摘 要：企業發展進程中會產生一定的歷史記錄，形成了豐富的文書檔案體系，在該體系中，能充分反映企業的發展史、發展經驗與教育等，這都是未來企業發展進程中所必不可少的，旨在為企業的后續發展提供一定的借鑒與依據。文書管理還會對企業重大決策、貿易往來、產品開發等提供重要的信息支撐，具有高度的應用價值。可見，做好企業文書的管理十分重要。本文對企業文書檔案管理中所存在的問題進行闡述，并提出相應的處理建議。

關鍵詞：企業；文書檔案；管理；問題；對策

檔案是對過去發生的事情所做的記錄和總結，檔案由大量的與事件相關的信息和資料組成，能夠為人們進行后續的工作提供借鑒和幫助。對于企業來說，文書檔案管理工作的意義在于記錄企業發展過程中的大小事務，使企業發展歷史能夠體現在一系列文件和檔案當中，企業文書檔案管理水平的高低直接關系和影響到文書檔案資料的質量、完整性和利用效果，只有樹立企業文書檔案管理工作的科學化、規范化，才能切實發揮文書檔案的作用，真正實現其應有的價值。

1 企業文書檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

縱觀企業文書檔案管理現狀，可以發現影響檔案管理水平的基本因素為管理意識，企業中相關領導在文書檔案管理上意識比較淡薄，各部門的協調性與配合度嚴重不足，導致檔案管理水平受到限制。部分領導認為開展文書檔案管理與企業的經濟效益無關，且在檔案認知上存在偏差，未能全面認識到檔案管理的價值意義、技術價值，進而在文書檔案管理上的精力、投資等都嚴重不足。

1.2 檔案管理模式滯后

檔案管理工作的實施，很多企業都還保存著傳統的檔案管理方法，主要以人工方式進行管理，不僅耗時、耗力、耗財，也會嚴重威脅檔案利用效果。企業檔案管理工作的實施，若想提高檔案管理水平，企業必須要配備相應的管理設備與信息化平臺，以實現檔案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企業在檔案信息化建設上的投入力度嚴重不足，未配備專門的檔案管理室與計算機等設備，導致檔案管理信息化工作實施力度不強，會嚴重影響文書檔案管理水平與管理效率。

1.3 缺乏專業化的檔案管理團隊

對于企業而言，文書檔案是不可或缺的，其在企業發展進程中扮演著重要的角色。檔案管理工作需要一定的檔案管理者去實施，然而，就目前檔案管理現狀來看，缺乏專業性的檔案管理團隊，導致在檔案管理上缺乏專業性。部分檔案管理者僅僅掌握基本的檔案管理知識，缺乏熟練的計算機操作技術，導致在檔案信息化管理上缺乏實效性與科學性。由于缺乏檔案管理先進技術，導致在檔案管理上的操作缺乏專業性與高效性，不熟悉信息化管理系統的操作技巧，使得檔案管理效率受到嚴重威脅。

1.4 企業文書檔案管理基礎普遍較差

多年來文書檔案管理一直處于封閉式管理狀態，檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則，每個時期對檔案的質量要求不同、對檔案的整理規則不統一、檔案裝具不規范，領導對檔案工作的重視和投入不足，檔案人員素質參差不齊，檔案部門的待遇和地位過低，未引入檔案部門對歸檔部門的經濟責任制考核機制和管理機制，造成檔案管理基礎較差的局面。

1.5 企業文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題

企業在實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現了許多脫節的地方。由于文書人員檔案意識淡薄，忽視檔案工作對他們的監督指導作用，經常會出現收集范圍不明確、收集工作不及時、用紙不規范、裝訂不規范、附件不規范、文種使用不當、辦理程序不規范、原稿不齊全、編號不規范等情況，文書處理文件工作質量的高低直接影響檔案收集工作的質量、進度和檔案利用，而且對文件鑒定價值和文件之間的有機聯系等都有一定的影響。

1.6 電子檔案保存安全意識不足，存在管理漏洞

電子文件具有操作方便、傳遞便捷等突出優勢，但對軟硬件設備的依賴性極強，數據易丟失、病毒侵害、內容易更改等，都給電子文檔的安全保護和長期保存帶來一定的威脅。據了解，目前有部分檔案人員防范意識差，對電子文件的備份及自用機器的防毒殺毒等觀念淡薄，一旦計算機系統崩潰，將會造成極大的損失。

2 提高企業文書檔案管理水平的相應對策

2.1 企業領導重視是提高文書檔案管理水平的前提

只有企業領導高度重視和充分理解文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作應有的地位，不斷提高各部門和員工對檔案工作的認識，為檔案管理部門配備懂專業綜合素質好的人員，不斷加大對檔案設施的資金、技術等投入和檔案管理人員培訓力度，切實提高檔案管理人員工作的積極性和主動性，加強各部門與檔案管理部門的溝通與協調，才能有助于文書檔案管理水平的提高和文書檔案管理工作的順利開展。

2.2 認真理順文書工作與文書檔案管理工作

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員必須要有較強的檔案意識，虛心接受檔案管理人員的指導和監督，認真遵守相關的法律、法規，在實際工作中通過認真執行完善的立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時和準確，通過科學分類、劃分組合，使文件材料形成有機的聯系。檔案管理部門應嚴格執行檔案歸檔管理制度，密切關注文件資料的收集、整理工作，按時接收檔案，對新接收的文書檔案資料一定要嚴格按照規定認真核對，對不符合規定的文件，一律按照要求返回文書重新整理，嚴格把好文書檔案質量關，嚴格按照檔案保管期限表對檔案的價值進行鑒定，同時，對文書檔案的利用工作，一定要按照規定認真履行檔案查、借閱審批手續，對未按時歸還的檔案要及時催還，對歸還的檔案要及時歸位，并認真做好檔案的保護和統計工作。

2.3 做好文書檔案的基礎工作、監督指導與溝通協調工作

文書檔案管理人員應立足于本崗位，樹立服務意識，認真做好文書檔案的收集、鑒定、保管、利用、統計等文書檔案管理的基礎性工作，切實發揮檔案部門的參謀作用。由于企業文書檔案中的許多有價值的檔案往往來源于重要的業務部門，因此，文書檔案管理人員應積極與各相關部門和人員及時溝通，定期對各業務部門的兼職檔案員進行檔案法律法規和相關業務知識培訓，認真指導和監督各部門的檔案收集工作，保障檔案收集渠道的暢通，切實發揮檔案部門的作用。

2.4 實現文書檔案管理數字化

目前，在部分企業計算機作為一種高效地處理龐大信息的現代先進工具被引入了文書檔案的管理，通過該技術的應用大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間、提高了效率。應用計算機、光盤等高科技檢索工具，借助網絡信息系統的平臺，檔案利用者通過授權可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高檔案查借閱效率，豐富了檔案查借閱手段，這也是檔案發展的必然趨勢。

3 結語

綜上所述，企業文書檔案管理工作雖然還存在一些問題，但是，只要檔案管理部門主動尋求問題解決的方式，改變檔案管理工作模式、積極進行檔案服務宣傳，文書檔案管理問題就能夠妥善解決，檔案管理部門也能夠在企業發展過程中發揮應有的作用。

參考文獻

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