新時期人事檔案管理工作探析

袁靜

摘 要：傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應(yīng)不斷流動的從業(yè)人員，因此在新時期內(nèi)，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人事檔案的管理方式，不斷調(diào)整人事檔案的管理方式，并且逐漸應(yīng)用計算機技術(shù)來管理人事檔案，不僅提高人事檔案的管理水平和管理效率，而且能夠滿足社會發(fā)展的要求，適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案；管理工作

1人事檔案管理中存在的問題

1.1人事檔案管理機制和管理方法落后

雖然我國的人事檔案管理工作由來已久，但是由于多年來該項工作的受重視程度不高，導(dǎo)致目前我國的人事檔案管理機制和管理方法嚴重落后于社會經(jīng)濟的發(fā)展水平。首先是管理機制問題，我國的檔案管理依舊延續(xù)建國以來“計劃管理”和“行政管理”的各項制度，重視檔案的管理工作，忽略了檔案的服務(wù)工作，導(dǎo)致檔案管理死板、僵化，人事檔案的使用價值和社會價值難以得到發(fā)揮和實現(xiàn)。另外，在人事檔案的管理方法上，也存在著嚴重的操作不規(guī)范問題：許多單位的檔案管理硬件設(shè)施不完善，在檔案的保管過程當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀等問題；還有個別單位，不重視人事檔案整理和保存的規(guī)范性，在檔案材料收集時，缺乏控制標(biāo)準，使得許多不符合入檔規(guī)定的大小不合格紙張和破損材料混入檔案當(dāng)中，嚴重影響人事檔案的整潔和美觀；另外，我國的人事檔案管理，還存在著分類模糊的問題，很多檔案材料在進行分類時把握不準，隨意性強、規(guī)范性差，給后續(xù)檔案查閱帶來了極大的不便。

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，專業(yè)性較差

我國的人事檔案管理人員，一般都由一些年齡偏大的工作人員擔(dān)任，這部分工作人員，很少接觸過專業(yè)的檔案管理知識，都是“半路出家”或者“兼職服務(wù)”，在工作中邊干邊學(xué)，這就造成我國檔案管理操作不標(biāo)準，材料的歸納、整理不及時。由于年齡的限制，一些人事檔案管理人員抱著“混日子”的心態(tài)，拒絕接觸最新的檔案管理技術(shù)，一部分工作人員甚至連基本的電腦操作都不能完成，這就使一些單位的電子化檔案管理設(shè)備長期處于閑置狀態(tài)，制約了人事檔案管理的信息化發(fā)展。另外，由于人事檔案管理工作具有相對的封閉性和保密性，因此在一個單位中的存在感較弱，這就導(dǎo)致單位在安排員工培訓(xùn)時，極易忽略了這部分人事檔案管理人員，使他們失去了與外界交流和參與培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機會，工作技能難以得到提升，單位的人事檔案管理工作也一直處于落后水平。

1.3人事檔案信息化水平不高

在信息存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，任何一個單位內(nèi)部的任何一項工作幾乎都需要計算機的參與完成，但是很多企業(yè)、單位和部門在提升整體化信息水平的時候，卻忽略了人事檔案管理的信息化，使得許多先進的技術(shù)手段不能落實到檔案管理操作當(dāng)中，很多人事檔案工作仍舊采用純手工操作，影響了檔案的無紙化交流和實用性。

2完善新時期人事檔案管理工作的主要措施

2.1加強對人事檔案的動態(tài)管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業(yè)人員較少，并且要負責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、績效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動及信息存儲應(yīng)用等角度進行專項設(shè)計，以此實現(xiàn)人事檔案管理效果的相對提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調(diào)整，對其進行動態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個時期、各個階段真實狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個人的發(fā)展變化而補充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個人專業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來增添從業(yè)人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學(xué)歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時也是隨著個人的發(fā)展而不斷變化的，進而見證從業(yè)人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個準確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態(tài)管理。

2.2提高人事檔案的管理水平

在計算機技術(shù)的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計算機系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸建立從業(yè)人員的個人電子檔案，以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱，而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對檔案信息進行處理，并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換，不僅實現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享，而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象。最后是企業(yè)要加強信息化設(shè)備的投入數(shù)量，并且監(jiān)管其使用效率，保證授權(quán)部門能夠擴充和檢索人事信息，保證人事信息的真實性和準確性，進而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

2.3注重檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與維護

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員也出現(xiàn)較大幅度的變化，進而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協(xié)調(diào)人才與單位發(fā)展的關(guān)系，推動事業(yè)單位的有序運行，人事檔案管理的工作越來越重要。部分單位雖然購置了信息化設(shè)備，但是利用效率較低，并未發(fā)揮信息設(shè)備應(yīng)有的作用。所以，需要以完善信息數(shù)據(jù)安全管理制度的方式，對檔案數(shù)據(jù)庫的信息收錄、信息安全、存儲及應(yīng)用等方面進行專項處理與調(diào)整，以此實現(xiàn)人事檔案信息管理的相對處理與調(diào)整，這對優(yōu)化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重數(shù)據(jù)檔案庫的安全系數(shù)提升，需要對其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加密處理，在調(diào)整檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)保密性的前提下，實現(xiàn)信息檔案的處理與調(diào)整。

3 結(jié)論

人力資源部門在日常工作的過程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據(jù)從業(yè)人員信息資料的變化而進行增加或者調(diào)整，進而建立一個動態(tài)化、實時的全面的個人檔案資料庫，滿足企業(yè)對人才資料的多方位、全面的需求。

參考文獻

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