新時(shí)期如何做好辦公室檔案管理工作

于洪艷

摘 要：如今社會(huì)分工越來越明確，檔案工作的開展也越來越細(xì)致。在新時(shí)期的發(fā)展下，如何更好的做好辦公室檔案管理工作，成為我們亟待解決的問題。文章第一部分根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，分析了目前辦公室檔案管理出現(xiàn)的較為廣泛的問題，第二部分就新時(shí)期辦公室檔案管理存在問題，提出了相應(yīng)的解決措施，希望能給相關(guān)人員實(shí)際工作中提供更加有力的借鑒，使得辦公室檔案管理工作在新時(shí)期能做得更好。

關(guān)鍵詞：檔案管理，辦公檔案，新時(shí)期管理工作

辦公室檔案管理工作是辦公室各項(xiàng)工作中最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容之一，檔案不但能夠真實(shí)記載辦公室的各種活動(dòng)以及所開展的各項(xiàng)工作，還能夠使得監(jiān)督工作更加的規(guī)范化，為查閱文件、資料提供了便利，在新時(shí)期檔案管理發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用[1]。同時(shí)新時(shí)期的檔案管理工作，其效率的高低也影響著整個(gè)辦公室的工作質(zhì)量，兩者成正比。但在實(shí)際工作中，辦公室檔案的管理工作還存在著一些需要重視的問題，不可忽視。

1 檔案管理工作中存在的較為普遍的問題

1.1 管理檔案的工作人員在人數(shù)和質(zhì)量上的不足

目前來看，管理檔案的工作人員一般都比較少，普遍有一到兩名專職人員，有些部門，會(huì)由辦公室里的工作人員來兼職做管理檔案的工作。但是，新時(shí)期發(fā)展下，辦公室檔案的發(fā)展數(shù)量越來越多，對(duì)辦公室檔案的管理工作難度也越來越大，由于管理檔案的工作人員數(shù)量太少，并且有些工作人員管理能力較低或者不具備專業(yè)的管理能力，對(duì)檔案工作的管理就會(huì)難上加難，這樣一來，管理檔案的工作人員效率不能得到提高，就不能達(dá)到更好的預(yù)期效果，也不會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，同時(shí)，檔案的發(fā)掘和利用也不能實(shí)現(xiàn)。因此，辦公室檔案管理人員的數(shù)量和專業(yè)水平對(duì)檔案工作的效率有著很大的影響。

1.2 缺乏健全的檔案管理制度

有些辦公室檔案的管理人員沒有檔案觀念，在管理工作中不認(rèn)真，不能認(rèn)識(shí)到管理檔案工作的重要性，對(duì)檔案管理持有無所謂的態(tài)度，從中可以看出沒有制定出完善健全的管理制度；有的雖建立了相應(yīng)的制度卻僅限于形式，并沒有真正的運(yùn)用到辦公室檔案的管理工作上[2]。不管是相關(guān)工作人員的工作還是管理者的管理都沒有得到真正的落實(shí)，只是浮于表面，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，達(dá)到預(yù)期的效果，是辦公室檔案管理中的一個(gè)重大的缺陷。

1.3 辦公室檔案有用之處得不到充分體現(xiàn)

新時(shí)期在不斷發(fā)展，我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)也不斷的提高，對(duì)辦公室檔案的要求也越來越高，由于辦公室檔案的工作狀態(tài)一直處于靜態(tài)，也就是檔案密封入檔卻沒有按照要求存檔，這樣檔案的有用之處就不能更好地體現(xiàn)出來，再加上辦公室檔案管理人員人數(shù)不夠，對(duì)檔案的保密工作意識(shí)不夠，一系列的因素阻礙了檔案的整理以及檔案的統(tǒng)計(jì)，檔案的開發(fā)和編研也不能夠正常進(jìn)行，形成了現(xiàn)實(shí)檔案價(jià)值的障礙，辦公室檔案沒有真正發(fā)揮其價(jià)值，對(duì)新時(shí)期辦公室檔案的管理工作也產(chǎn)生了很大的影響。

2 促使辦公室檔案管理正常工作的措施

2.1 增強(qiáng)相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)

從業(yè)人員的工作素質(zhì)與管理具有密切的聯(lián)系。檔案管理相關(guān)工作人員素質(zhì)的高低，成為影響檔案工作的直接因素。有些工作人員的文化水平較低或者知識(shí)技能比較老化，知識(shí)面較窄，跟不上新時(shí)期的發(fā)展，使檔案的管理工作處于落后的狀態(tài)，不能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。想要使辦公室檔案管理工作正常進(jìn)行，就必須加強(qiáng)對(duì)工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、道德素養(yǎng)和處理問題的能力，在專業(yè)知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)方面加強(qiáng)訓(xùn)練，以便于正常工作的開展。同時(shí)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)，不圖名利，不計(jì)較個(gè)人利益，增強(qiáng)奉獻(xiàn)精神及為人民服務(wù)的精神。新時(shí)期科技不斷的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)檔案的管理也隨之出現(xiàn)，針對(duì)這一個(gè)工作，也要對(duì)其制定相應(yīng)的制度，做出相應(yīng)的計(jì)劃。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，將培訓(xùn)教育納入計(jì)劃，增強(qiáng)文化素質(zhì)與基本知識(shí)技能。作為一名辦公室檔案管理人員，要不斷的汲取先進(jìn)單位的工作經(jīng)驗(yàn)，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)，穩(wěn)定自己的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)改正自己的不足，使自己在工作中做的更好，安心本職工作，有較強(qiáng)的事業(yè)心，熱愛檔案事業(yè)，使檔案管理的素質(zhì)與知識(shí)技能得到充分的提高。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理

新時(shí)期，檔案工作只有不斷規(guī)范，辦公室檔案管理工作才能夠更加的完善。為此，對(duì)其提出一系列的方法：首先，要不斷提高服務(wù)意識(shí)與服務(wù)水平，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的落實(shí)與管理，對(duì)檔案管理的一系列工作制定必要的規(guī)章制度，使得工作更加規(guī)范化、制度化、法律化。其次，增強(qiáng)對(duì)監(jiān)督檢查機(jī)制的落實(shí)力度。管理及監(jiān)督部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格對(duì)工作人員整理的檔案進(jìn)行細(xì)致的檢查，檔案管理人員平時(shí)也應(yīng)注重自身的工作效率及成果，以便于檢查人員的監(jiān)督與檢查。再者，檔案對(duì)歸檔日期也有明確的要求，對(duì)歸檔的文件進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，保證歸檔文件及時(shí)，并且保證文件的齊全。還有，對(duì)文件的借閱也要進(jìn)行嚴(yán)格的審批，依照相關(guān)的借閱規(guī)定，實(shí)行嚴(yán)格的管理，對(duì)借閱檔案的人進(jìn)行細(xì)致的登記，以防資料的丟失，為以后的查詢工作提供方便。最后，針對(duì)各個(gè)部門的檔案歸檔或者借閱情況，以及借閱的數(shù)量，歸還的日期或者延遲歸還情況，進(jìn)行不定期的網(wǎng)上通報(bào)，使得辦公室的檔案管理制度更加規(guī)范、透明。

2.3 對(duì)檔案工作進(jìn)行廣范圍的宣傳，建立良好的工作環(huán)境。

要加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，提升檔案工作的整體形象，為其提供強(qiáng)有力的組織保障。作為辦公室檔案管理人員，在提高自己工作素質(zhì)的同時(shí)，要為檔案宣傳工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，充分認(rèn)識(shí)到檔案宣傳工作的重要性，為順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，要對(duì)宣傳工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，以新穎的方式將檔案展現(xiàn)在人們的眼前。例如，通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、電視媒體，或者一些刊物的發(fā)行，積極地進(jìn)行宣傳[3]。同時(shí)，開展一系列的多樣性交流，使各個(gè)部門的檔案宣傳互相借鑒，采取多途徑、多渠道的方式增強(qiáng)感染力。辦公室檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行宣傳工作的培訓(xùn)，通過新的理論宣傳，創(chuàng)造良好的環(huán)境，營(yíng)造良好的氛圍，使檔案的實(shí)踐工作更加科學(xué)、有效。

3 總結(jié)

新時(shí)期的不斷發(fā)展，時(shí)代的不斷進(jìn)步，辦公室檔案的管理工作應(yīng)更加公正、有效。新時(shí)代的發(fā)展，辦公室的檔案管理工作必定會(huì)遇見更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，為此，我們應(yīng)該站在新時(shí)期的最前列，以創(chuàng)新的思維，以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，增強(qiáng)檔案宣傳的感染力，促進(jìn)社會(huì)主義的文化繁榮，使辦公室檔案管理工作在社會(huì)上蓬勃發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，為辦公室其他工作的開展創(chuàng)造更有利的條件，發(fā)揮其無可替代的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]論新時(shí)期如何做好高校檔案工作[J].李彥秋.現(xiàn)代交際.2013（06）

[2]新時(shí)期開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的幾點(diǎn)建議[J].王晶. 山西檔案.2013（S1）

[3]新時(shí)期高校檔案工作人員須內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)外樹形象[J].冼秀姬.人力資源管理. 2010（04）