人事檔案電子化管理探討

摘 要：社會經濟的快速發展推動了科學技術的變革，隨著越來越多的信息化技術應用到人事檔案管理中，大大的提升了人事檔案管理水平。通過實現人事檔案電子化管理，能夠打破傳統紙質檔案管理的限制，進而實現檔案信息資源的優化及共享，這能夠為人社局的發展提供更多有利條件。本文通過對人事檔案電子化管理措施進行分析，以期更好的滿足人社局的后續發展要求。

關鍵詞：人事檔案；電子化；管理措施

檔案是信息資源的重要內容，檔案信息既包含了過去，也包含了現在和未來，通過查閱人事檔案，能夠充分了解人員背景，進而為人才選拔提供基礎條件。當前，大數據時代的來臨使得所需要存儲和管理的人事檔案信息越來越多，如果僅僅依靠人工進行完成，對紙質人事檔案進行整理，是無法滿足現代化人事檔案管理需求的。這就需要加強人事檔案管理研究，將人事檔案管理與現代化的信息技術相結合，實現電子化管理，進而降低人事檔案管理成本，提高人社局的人事檔案管理效益。

1 人事檔案實現電子化管理的優勢

科學技術的迅猛發展促進了信息技術水平的不斷提升，并且廣泛的應用到了各行各業當中，對于人社局的人事檔案管理來說也不例外，通過將人事檔案實現電子化管理，最顯著的優勢便是實現人事檔案管理的高效、便捷整理及查閱，而且通過實現電子化管理，可以更好的進行歸類整理，實現檔案資源整理效果的優化。在進行人事檔案信息查閱時，不要人工翻閱查找，而是通過搜索的方式，一鍵搜索便能夠找出想要的信息，由此大大減輕了檔案管理人員的工作強度，而且實現了檔案管理效率的顯著提升[1]。人事檔案電子化管理，還能夠大大的降低人社局在人事檔案管理方面的支出成本，電子化檔案的實現打破了傳統紙質檔案的紙張顯示，將所有的數據信息都存儲到網絡系統當中，能夠更快的進行檔案信息傳遞，保證了人事檔案資源開發及利用的時效性。

另外，與傳統的紙質檔案相比，實現人事檔案的電子化管理，還能夠進一步的提升檔案信息的利用率，這主要是由于在進行紙質檔案管理時，查閱檔案信息非常不便，需要耗費大量的時間，卻不一定能夠查找到完整的信息，由此難以保證對于檔案信息資源的合理利用，甚至出現漏用的情況，尤其是在出現檔案信息錯誤時，查找出現錯誤的原因會更加的麻煩。而通過建立電子化檔案，查找信息幾分鐘便能夠完成，真正的實現了方便會計，而且依托于互聯網，檔案管理人員還能夠查找其他與檔案管理相關的信息，以幫助檔案管理人員創新檔案管理方法，由于檔案管理模式，實現檔案管理效率和質量的不斷提升[2]。

2 人事檔案電子化管理措施

2.1 重視人事檔案電子化管理

對于人社局來說，由于單位內部需要存儲大量的人事檔案資料，需要增加較大的工作量，如果能夠通過便捷的方式來完成檔案資源的收集、整理及搜索，對于促進人社局的發展具有重要意義。因此，人社局應當重視實現人事檔案管理的電子化，單位領導要轉變傳統的思維理念，樹立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個理念滲透到檔案管理工作人員中[3]。檔案管理是一個看似簡單實際復雜的過程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內容，并將其錄入到系統當中，以形成電子檔案，而在此過程中，由于數據信息較多，就很容易出現錯誤，如果在發現問題后再核對紙質資料，必然會耽擱更多的時間，難以實現檔案管理效率的提升。因此，單位領導應當加強檔案管理人員的電子化管理認知，確保其增強工作責任心，能夠嚴格按照檔案管理標準進行工作，確保人事檔案在進行電子錄入時完整無誤，從而為后續的檔案資源利用奠定基礎。

2.2 構建完善的電子化管理制度

人社局的人事檔案管理工作實際上是一個要求較高的工作，通過構建完善的電子化管理制度，能夠更好的推動人事檔案管理工作的進行，并提高檔案管理水平，為人社局的檔案管理效益提升提供有利條件。對此，人社局應當建立相應的人事檔案電子化管理制度，明確檔案管理人員能夠完整錄入人事檔案，而且將紙質檔案歸類整理，避免出現錄入失誤及整理失誤的情況。另外，在實現人事檔案電子化管理的過程中，如果遇到問題，要及時的向上級反應，并采取有效的處理措施，以確保人事檔案電子化管理的有效性[4]。在后續發展過程中，檔案管理人員應當就所出現過的問題進行分析，并將相應的預防措施編入到電子化管理制度當中，實現規章制度的完善，以為后續的人事檔案電子化管理工作開展提供數據信息支持，保證人事檔案管理工作的順利開展。

2.3 保障電子人事檔案信息的安全性

與傳統的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開發及應用的需求，而且能夠大大的解放檔案工作人員，實現檔案管理模式的優化。但電子化檔案管理卻也有紙質檔案管理所沒有的劣勢，那就是電子化檔案信息的安全性問題。要想實現人事檔案管理的電子化，就必須應用現代化的信息技術，通過互聯網構建人事檔案管理系統，將所有的人事檔案信息存儲到系統當中，以實現對人事檔案資源的共享，也便于用戶進行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯網的應用，使得電子化人事檔案管理容易出現互聯網風險，例如黑客入侵、木馬病毒等，這些問題的出現，會導致任人事檔案信息數據收到威脅，或者泄露，或者被用作他途，最終影響到社會的穩定發展。對此，人社局應當充分認識到保障電子人事檔案信息安全的重要性，并積極的采取有效措施來強化電子檔案安全管理。人社局可以采用專門的數據傳輸通道進行信息傳輸，也可以實現密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，以從源頭上避免黑客入侵。在進行數據傳輸時還要盡可能的實現加密傳輸，以避免出現信息泄露的情況。而檔案管理人員則要樹立保證檔案信息安全的理念，認真學習關于檔案管理的相關法律法規，確保期充分認識到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發展。

2.4 創新人事檔案電子化管理

對于人社局來說，其對于人事檔案資源的管理，對于促進人才的合理配置，提高各個行業的發展水平，并滿足各個行業對于高素質人才的渴求具有重要意義。因此，對于人事檔案的電子化管理，人社局也應當積極的采取有效措施進行創新研究，實現電子化管理效益的進一步提升。在單位內部，可以充分應用當前最先進的檔案資源管理系統對紙質檔案信息進行收集和整理，以免紙質檔案由于年代久遠而出現字跡模糊的情況，同時也實現空間節約，便于信息的快速查找[5]。同時人社局還應當設置專門的人事檔案管理系統維護部門，確保人事檔案管理系統的正常使用，維護部門要加強系統分析，定期的進行軟件更新，修復漏洞，并注重維護硬件設備，以免由于硬件或軟件問題影響到電子化檔案的管理效果。

3 結束語

在未來的發展過程中，人社局應當對實現人事檔案電子化管理有更充分的認知，并積極的采取各項措施來促進人事檔案電子化管理的實現，這樣不僅是人社局發展的需求，同時也是提升我國行政事業單位發展水平的有效途徑。

參考文獻

[1]張英.國企人事檔案電子化管理優勢、風險及其防范[J].現代商貿工業，2018，39（01）：88-89.

[2]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學院學報，2017，38（06）：168-172.

[3]鄒麗敏.強化事業單位人事檔案電子化管理的策略與思考[J].辦公室業務，2017（20）：170.

[4]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問題研究[J].城建檔案，2017（02）：63-64.

[5]宋瑩瑩. 朝陽區廣電中心人事檔案管理系統的設計與實現[D].北京工業大學，2016.

作者簡介

徐桐（1982-），女，漢族，遼寧省朝陽市凌源市，本科，館員，研究方向：檔案管理。