人事檔案電子化管理探討

摘 要：社會經(jīng)濟的快速發(fā)展推動了科學技術(shù)的變革，隨著越來越多的信息化技術(shù)應用到人事檔案管理中，大大的提升了人事檔案管理水平。通過實現(xiàn)人事檔案電子化管理，能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的限制，進而實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化及共享，這能夠為人社局的發(fā)展提供更多有利條件。本文通過對人事檔案電子化管理措施進行分析，以期更好的滿足人社局的后續(xù)發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：人事檔案；電子化；管理措施

檔案是信息資源的重要內(nèi)容，檔案信息既包含了過去，也包含了現(xiàn)在和未來，通過查閱人事檔案，能夠充分了解人員背景，進而為人才選拔提供基礎(chǔ)條件。當前，大數(shù)據(jù)時代的來臨使得所需要存儲和管理的人事檔案信息越來越多，如果僅僅依靠人工進行完成，對紙質(zhì)人事檔案進行整理，是無法滿足現(xiàn)代化人事檔案管理需求的。這就需要加強人事檔案管理研究，將人事檔案管理與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)電子化管理，進而降低人事檔案管理成本，提高人社局的人事檔案管理效益。

1 人事檔案實現(xiàn)電子化管理的優(yōu)勢

科學技術(shù)的迅猛發(fā)展促進了信息技術(shù)水平的不斷提升，并且廣泛的應用到了各行各業(yè)當中，對于人社局的人事檔案管理來說也不例外，通過將人事檔案實現(xiàn)電子化管理，最顯著的優(yōu)勢便是實現(xiàn)人事檔案管理的高效、便捷整理及查閱，而且通過實現(xiàn)電子化管理，可以更好的進行歸類整理，實現(xiàn)檔案資源整理效果的優(yōu)化。在進行人事檔案信息查閱時，不要人工翻閱查找，而是通過搜索的方式，一鍵搜索便能夠找出想要的信息，由此大大減輕了檔案管理人員的工作強度，而且實現(xiàn)了檔案管理效率的顯著提升[1]。人事檔案電子化管理，還能夠大大的降低人社局在人事檔案管理方面的支出成本，電子化檔案的實現(xiàn)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張顯示，將所有的數(shù)據(jù)信息都存儲到網(wǎng)絡系統(tǒng)當中，能夠更快的進行檔案信息傳遞，保證了人事檔案資源開發(fā)及利用的時效性。

另外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理，還能夠進一步的提升檔案信息的利用率，這主要是由于在進行紙質(zhì)檔案管理時，查閱檔案信息非常不便，需要耗費大量的時間，卻不一定能夠查找到完整的信息，由此難以保證對于檔案信息資源的合理利用，甚至出現(xiàn)漏用的情況，尤其是在出現(xiàn)檔案信息錯誤時，查找出現(xiàn)錯誤的原因會更加的麻煩。而通過建立電子化檔案，查找信息幾分鐘便能夠完成，真正的實現(xiàn)了方便會計，而且依托于互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員還能夠查找其他與檔案管理相關(guān)的信息，以幫助檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理方法，由于檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的不斷提升[2]。

2 人事檔案電子化管理措施

2.1 重視人事檔案電子化管理

對于人社局來說，由于單位內(nèi)部需要存儲大量的人事檔案資料，需要增加較大的工作量，如果能夠通過便捷的方式來完成檔案資源的收集、整理及搜索，對于促進人社局的發(fā)展具有重要意義。因此，人社局應當重視實現(xiàn)人事檔案管理的電子化，單位領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維理念，樹立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個理念滲透到檔案管理工作人員中[3]。檔案管理是一個看似簡單實際復雜的過程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內(nèi)容，并將其錄入到系統(tǒng)當中，以形成電子檔案，而在此過程中，由于數(shù)據(jù)信息較多，就很容易出現(xiàn)錯誤，如果在發(fā)現(xiàn)問題后再核對紙質(zhì)資料，必然會耽擱更多的時間，難以實現(xiàn)檔案管理效率的提升。因此，單位領(lǐng)導應當加強檔案管理人員的電子化管理認知，確保其增強工作責任心，能夠嚴格按照檔案管理標準進行工作，確保人事檔案在進行電子錄入時完整無誤，從而為后續(xù)的檔案資源利用奠定基礎(chǔ)。

2.2 構(gòu)建完善的電子化管理制度

人社局的人事檔案管理工作實際上是一個要求較高的工作，通過構(gòu)建完善的電子化管理制度，能夠更好的推動人事檔案管理工作的進行，并提高檔案管理水平，為人社局的檔案管理效益提升提供有利條件。對此，人社局應當建立相應的人事檔案電子化管理制度，明確檔案管理人員能夠完整錄入人事檔案，而且將紙質(zhì)檔案歸類整理，避免出現(xiàn)錄入失誤及整理失誤的情況。另外，在實現(xiàn)人事檔案電子化管理的過程中，如果遇到問題，要及時的向上級反應，并采取有效的處理措施，以確保人事檔案電子化管理的有效性[4]。在后續(xù)發(fā)展過程中，檔案管理人員應當就所出現(xiàn)過的問題進行分析，并將相應的預防措施編入到電子化管理制度當中，實現(xiàn)規(guī)章制度的完善，以為后續(xù)的人事檔案電子化管理工作開展提供數(shù)據(jù)信息支持，保證人事檔案管理工作的順利開展。

2.3 保障電子人事檔案信息的安全性

與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開發(fā)及應用的需求，而且能夠大大的解放檔案工作人員，實現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化。但電子化檔案管理卻也有紙質(zhì)檔案管理所沒有的劣勢，那就是電子化檔案信息的安全性問題。要想實現(xiàn)人事檔案管理的電子化，就必須應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，將所有的人事檔案信息存儲到系統(tǒng)當中，以實現(xiàn)對人事檔案資源的共享，也便于用戶進行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯(lián)網(wǎng)的應用，使得電子化人事檔案管理容易出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)風險，例如黑客入侵、木馬病毒等，這些問題的出現(xiàn)，會導致任人事檔案信息數(shù)據(jù)收到威脅，或者泄露，或者被用作他途，最終影響到社會的穩(wěn)定發(fā)展。對此，人社局應當充分認識到保障電子人事檔案信息安全的重要性，并積極的采取有效措施來強化電子檔案安全管理。人社局可以采用專門的數(shù)據(jù)傳輸通道進行信息傳輸，也可以實現(xiàn)密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，以從源頭上避免黑客入侵。在進行數(shù)據(jù)傳輸時還要盡可能的實現(xiàn)加密傳輸，以避免出現(xiàn)信息泄露的情況。而檔案管理人員則要樹立保證檔案信息安全的理念，認真學習關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保期充分認識到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發(fā)展。

2.4 創(chuàng)新人事檔案電子化管理

對于人社局來說，其對于人事檔案資源的管理，對于促進人才的合理配置，提高各個行業(yè)的發(fā)展水平，并滿足各個行業(yè)對于高素質(zhì)人才的渴求具有重要意義。因此，對于人事檔案的電子化管理，人社局也應當積極的采取有效措施進行創(chuàng)新研究，實現(xiàn)電子化管理效益的進一步提升。在單位內(nèi)部，可以充分應用當前最先進的檔案資源管理系統(tǒng)對紙質(zhì)檔案信息進行收集和整理，以免紙質(zhì)檔案由于年代久遠而出現(xiàn)字跡模糊的情況，同時也實現(xiàn)空間節(jié)約，便于信息的快速查找[5]。同時人社局還應當設(shè)置專門的人事檔案管理系統(tǒng)維護部門，確保人事檔案管理系統(tǒng)的正常使用，維護部門要加強系統(tǒng)分析，定期的進行軟件更新，修復漏洞，并注重維護硬件設(shè)備，以免由于硬件或軟件問題影響到電子化檔案的管理效果。

3 結(jié)束語

在未來的發(fā)展過程中，人社局應當對實現(xiàn)人事檔案電子化管理有更充分的認知，并積極的采取各項措施來促進人事檔案電子化管理的實現(xiàn)，這樣不僅是人社局發(fā)展的需求，同時也是提升我國行政事業(yè)單位發(fā)展水平的有效途徑。

參考文獻

[1]張英.國企人事檔案電子化管理優(yōu)勢、風險及其防范[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（01）：88-89.

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[3]鄒麗敏.強化事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略與思考[J].辦公室業(yè)務，2017（20）：170.

[4]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問題研究[J].城建檔案，2017（02）：63-64.

[5]宋瑩瑩. 朝陽區(qū)廣電中心人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學，2016.

作者簡介

徐桐（1982-），女，漢族，遼寧省朝陽市凌源市，本科，館員，研究方向：檔案管理。