建設(shè)地震部門檔案體系的設(shè)想

盧月敏

摘 要：地震檔案管理是地震部門日常工作的重要內(nèi)容，對(duì)于我國(guó)防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。隨著地震工作的不斷深入，我國(guó)已經(jīng)形成了較為全面的地震檔案管理體系，地震檔案記載了我國(guó)防震減災(zāi)工作重大事件和重要決策，同時(shí)也記錄了幾代地震工作者長(zhǎng)期積累的成功經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)教訓(xùn)，可以說地震檔案是我國(guó)防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的真實(shí)寫照。因此，在新的時(shí)代背景下，完善地震檔案管理工作，建設(shè)地震部門檔案體系，一方面能夠促進(jìn)我國(guó)地震相關(guān)理論研究的不斷深入，另一方面對(duì)于探索地震預(yù)測(cè)新方法，提高我國(guó)抗震減災(zāi)能力具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：地震；檔案管理；檔案體系

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案工作的重視程度越來越高，尤其是與人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全關(guān)系密切的地震檔案管理工作。地震具有活動(dòng)周期長(zhǎng)，預(yù)測(cè)難，突發(fā)性強(qiáng)，破壞力大等特點(diǎn)，它的規(guī)律性是需要長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)積累、實(shí)踐總結(jié)才能掌握的，而不可能靠一次地震或者一代地震工作者就能夠完成，因此，以檔案的形式將先人、前輩寶貴的經(jīng)驗(yàn)記錄、傳承對(duì)地震工作的有效開展就顯得尤為重要。當(dāng)前我們還不能利用一些觀測(cè)數(shù)據(jù)來找尋規(guī)律，有效的開展地震的提前預(yù)測(cè)，最主要的原因就是我們所研究的地震數(shù)據(jù)的跨度時(shí)間與整個(gè)地質(zhì)時(shí)間相比，太過短暫，很難對(duì)規(guī)律性進(jìn)行有效總結(jié)。所以，做好地震檔案資料編制與歸檔工作，建設(shè)地震部門檔案體系，有效發(fā)揮地震檔案資料的作用，對(duì)于地震事業(yè)的發(fā)展就顯著尤為重要。

1 當(dāng)前地震檔案管理及檔案體系建設(shè)中存在的問題

1.1 地震檔案管理信息化建設(shè)程度不高

地震檔案管理涉及的資料、數(shù)據(jù)非常多，工作內(nèi)容復(fù)雜，工作強(qiáng)度大。而計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的轉(zhuǎn)機(jī)，使地震檔案管理更加高效，同時(shí)也便于各個(gè)部門更加高效的進(jìn)行數(shù)據(jù)、資料共享。而當(dāng)前一些管理人員受傳統(tǒng)觀念的影響，忽視了信息化檔案管理的重要性，認(rèn)為地震檔案信息化建設(shè)就是將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，而忽視了地震資料信息化建設(shè)的實(shí)際意義，不重視檔案信息化的建設(shè)的整體性與系統(tǒng)性，錯(cuò)誤的認(rèn)為信息化建設(shè)僅僅就是檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，從而造成檔案信息化建設(shè)很難滿足當(dāng)時(shí)工作的實(shí)際需求。同時(shí)，還有一些單位缺乏對(duì)地震科技檔案信息資源開發(fā)，僅僅將日常的工作內(nèi)容作為檔案的資料的來源，沒有充分挖掘檔案信息資源，這些都造成地震檔案信息化作用很難發(fā)揮出來，影響檔案體系的建設(shè)。

1.2 檔案信息化建設(shè)與檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相脫節(jié)

隨著社會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度越來越高，大眾對(duì)其的關(guān)注越來越密切，造成部分檔案部門忽略了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，過分夸大檔案信息化的作用，認(rèn)為檔案信息化是萬能的，只要實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，檔案工作就大功告成了，就會(huì)提升檔案工作在社會(huì)上的地位和作用。在日常工作中一味強(qiáng)調(diào)信息化的重要性，以為檔案信息化可以代替全部檔案工作，從而放松了檔案的基礎(chǔ)工作。

1.3 新時(shí)期檔案管理安全問題

在地震科技檔案信息化建設(shè)初期，地震部門各單位都有大量的紙質(zhì)檔案通過各種現(xiàn)代化的設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案在解決了傳統(tǒng)檔案容易損壞或遺失等問題的同時(shí)，又帶來新的管理問題，即如何保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性。信息開放與檔案安全從來都是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，從簡(jiǎn)單的檔案數(shù)字化到檔案信息的開放利用，從檔案資源共享到地震信息的保密管理，從檔案著錄者的操作到檔案利用者的使用等整個(gè)過程，存在很多可能出現(xiàn)的問題。此外，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全也會(huì)面臨威脅，例如計(jì)算機(jī)病毒的傳播導(dǎo)致信息的竊取盜用，計(jì)算機(jī)病毒的危害以及黑客的攻擊會(huì)造成數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器的破壞，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)斐烧麄€(gè)網(wǎng)站系統(tǒng)的癱瘓。

2 地震部門檔案體系建設(shè)的設(shè)想

為了推進(jìn)我國(guó)地震事業(yè)的快速發(fā)展，促進(jìn)各地區(qū)地震資料的實(shí)時(shí)共享，應(yīng)該著力建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、系統(tǒng)的地震檔案信息化管理體系。該體系應(yīng)當(dāng)總體上包括三個(gè)層次。第一層次是中國(guó)地震檔案館，為中央一級(jí)；第二個(gè)層次為各省及直轄市地震局檔案系統(tǒng)，為省一級(jí)；最后一個(gè)層次為市一級(jí)以及大的檢測(cè)臺(tái)站。為了地震檔案工作更加高效，除特殊情況外，每一個(gè)層級(jí)與本層級(jí)的下、上一級(jí)進(jìn)行直接聯(lián)系，主要的工作內(nèi)容包括：

2.1 中央層級(jí)地震檔案管理及工作構(gòu)想

中央層級(jí)地震檔案管理是中國(guó)地震檔案體系中最為核心內(nèi)容，也是統(tǒng)籌全局的層次。其聯(lián)系單位主要包括：（1）中央層級(jí)單位：中央檔案館、中國(guó)地震局機(jī)關(guān)各司室；（2）省市級(jí)單位：各省、直轄市地震局。

中央層級(jí)地震檔案管理工作內(nèi)容主要包括文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案以及人事檔案。另外還要對(duì)全國(guó)地震檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定地震檔案工作的法規(guī)、制度，進(jìn)行地震檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理，發(fā)放全國(guó)地震部門檔案人員上崗證等。

2.2 省、直轄市一級(jí)地震檔案管理及工作構(gòu)想

各省、直轄市地震局設(shè)有地震綜合檔案館，其主管部門為各省、直轄市局的辦公室。經(jīng)整合以后，其工作內(nèi)容包含文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案、人事檔案。其聯(lián)系單位為：（1）中國(guó)地震檔案館；（2）各兄弟省、直轄市地震檔案館：（3）各下屬主要臺(tái)隊(duì)、地方地震機(jī)構(gòu)。除了開展各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作外，還負(fù)責(zé)指導(dǎo)基層單位的檔案工作。

2.3 市一級(jí)以及大的檢測(cè)臺(tái)站地震檔案管理及工作構(gòu)想

各地、市一級(jí)地震機(jī)構(gòu)和臺(tái)隊(duì)檔案室層次的聯(lián)系單位有：（1）上一級(jí)機(jī)構(gòu)的省、直轄市地震檔案館；（2）本省范圍內(nèi)的兄弟地、市和臺(tái)隊(duì)的地震檔案室。

地震檔案管理工作對(duì)于我國(guó)抗震減災(zāi)能力的提升具有重要意義，而當(dāng)前我國(guó)地震檔案工作的現(xiàn)狀是地震檔案各歸各的部門，各用各的軟件，檔案分散在不同的管理部門，這樣不利于地震檔案信息化，不利于地震工作，在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，各地區(qū)、各級(jí)地震部門檔案管理應(yīng)該不斷探索，勇于創(chuàng)新，盡快建立完善的地震部門檔案體系。

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