信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新路徑分析

摘 要：我國現(xiàn)代化進程不斷加快中，各個領域的現(xiàn)代化都在高速發(fā)展中，在信息化條件下檔案工作的開展已經(jīng)步入正軌，這也是我國發(fā)展過程中一項非常重要的工作，檔案的信息化在檔案管理工作中的地位與作用也越來越重要。為了能夠更好的促進檔案工作的管理、提高檔案管理工作質(zhì)量，特寫此文來分析信息化條件下的檔案管理工作以及服務創(chuàng)新路徑，將檔案工作與時代發(fā)展掛鉤，從而為以后檔案工作的開展提供專業(yè)指導。

關鍵詞：信息化條件、檔案管理、服務創(chuàng)新

隨著我國現(xiàn)代化發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)等技術高效運行的同時，在每一個領域中網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)成為其工作的重要部分之一，對于檔案的管理，人們的要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理以及服務創(chuàng)新已經(jīng)不能滿足人們在高速運行的需求，所以進行信息化和數(shù)字化的檔案管理以及服務創(chuàng)新成為人們工作的路徑。

1 檔案管理的信息化發(fā)展

1.1檔案工作的信息化程度

檔案工作一直隨著我國科技技術發(fā)展而發(fā)展，但是，到現(xiàn)階段我國的檔案管理工作仍處于初級發(fā)展階段，在檔案的信息化進程中包含多個方面的建設，但仍然有不規(guī)范以及不合理的問題出現(xiàn)，而且還有一個主要的問題就是對檔案信息化的要求不能的到滿足。實現(xiàn)檔案信息化是最終的目的，我們要為此而不斷的努力。

1.2檔案工作的進程

在信息化過程中，由于檔案信息存在記錄以人工和紙質(zhì)版為主以及有一些相關的歷史性問題，所以導致在各個檔案館的檔案管理松散。為了能夠進行信息化管理，對檔案信息進行系統(tǒng)的分工是不可避免的，這是信息不全面就成為一個嚴重的問題，阻礙著信息化的進程。

1.3信息化探索的特點

信息化的發(fā)展速度是相當快的，由于在對檔案的管理上沒有將檔案按照一定的技術進行整理，沒有按照信息化的要求進行分類，所以導致檔案管理并沒有與信息化相結合，進而影響了檔案在歸檔的時候利用光盤等工具存檔，這種方式已經(jīng)較為落后，不能再成為檔案管理的有效方法了。

2 檔案在信息化條件下的管理途徑

2.1將傳統(tǒng)的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?/p>

在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是一紙質(zhì)版、音頻、錄像等形式把信息記錄下來，這種方式工作起來繁瑣又復雜，整個工作過程中需要投入大量的人力以及物力將檔案進行整理、分類、管理、保存等等，是一個落后于現(xiàn)代要求的檔案存留形式，在這種形勢下的檔案信息往往被閑置甚至浪費。

隨著現(xiàn)代技術的改進與突破，信息技術大大提高，在檔案的管理及運用方面都有了很大改善，多媒體、計算機等現(xiàn)代技術為檔案管理的信息化提供了很好的客觀條件。信息化的發(fā)展促使傳統(tǒng)的檔案管理形式面臨困難。現(xiàn)在檔案管理順應數(shù)字化要求，以信息為管理對象，對不同種類的信息進行分類以及數(shù)字化加工，運用現(xiàn)代化的管理手段對檔案進行管理。信息化平臺是可以重復利用的多功能平臺，檔案在信息化管理后才能實現(xiàn)信息的真正作用，為后人參考以及查證資料提供更為準確的信息，以及能夠快速的找到需要的資料，信息化為經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步以及社會的繁榮提供更為高效便捷的服務，更能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的價值。

2.2建立有效的檔案管理計算機信息系統(tǒng)

通過建立有效的計算機信息系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案管理的信息化。要做以下工作：第一點，規(guī)范以及改進檔案管理計算機信息系統(tǒng)，在應用計算機的條件下文件管理流程應更加規(guī)范，以便適應規(guī)整檔案的需要；第二，設計并開通檔案信息化系統(tǒng)軟件，以便文件在處理的流程上更順暢；第三，為確保檔案信息的安全，應在信息化系統(tǒng)中建立起內(nèi)部控制制度。

在信息化時代的高速發(fā)展中，電子檔案的安全性存在較大隱患，我們應該著重關注電子檔案的安全問題。弟子檔案所涉及的范圍較廣，應用領域多，在計算機的使用中，通常會存在黑客以及盜用信息的網(wǎng)絡劊子手躲在黑暗處，隨時侵犯大家的信息，甚至將信息流通道各處，所以在安全問題上值得我們下大功夫。

電子檔案也存在真實性問題，在對信息進行電子儲存之前，對紙質(zhì)版信息的保留嚴謹，甚至存在草稿信息多的現(xiàn)象，導致在電子存檔是造成信息不完整、不可靠，從而影響信息的真實性。

2.3實現(xiàn)檔案管理的科學化

雖然信息化是一個以科技為主的平臺，但是仍需要人來操作，信息也需要人來錄入。所以檔案管理員的身份是至關重要的，在對檔案管理員的任用應需很多要求，例如要有多元的文化知識，在不同的信息上都能有自己的理解；也需要有團結協(xié)作意識，將檔案管理隊伍發(fā)展成為一直高素質(zhì)高本領的隊伍；也需要有強烈的保密，對看到的信息需要保密。

總之，在高速發(fā)展的時代下，信息化已經(jīng)越來越受各方的重用，電子檔案已經(jīng)在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

3 檔案管理的服務創(chuàng)新措施

3.1開展網(wǎng)上檔案館網(wǎng)頁服務

隨著網(wǎng)絡信息化的發(fā)展，越來越多的工作單位都擁有屬于自己企業(yè)的網(wǎng)站，企業(yè)的檔案部門可以利用自己公司的網(wǎng)站，建立專門的檔案網(wǎng)頁，積極的將公司的主要工作數(shù)據(jù)上傳至網(wǎng)頁，特別注意的是要保證信息的真實性和豐富性，也要有專門的網(wǎng)站檔案管理員，以便為客戶提供更加方便的服務。

現(xiàn)在也有許多的企業(yè)已經(jīng)實施了這一方案，都取得了不錯的成果。網(wǎng)站檔案的出現(xiàn)是檔案管理信息化的主要形式，也是信息與數(shù)字化、現(xiàn)代化接軌的重要表現(xiàn)之一，不僅促進了自己公司的發(fā)展，也促進了社會的現(xiàn)代化的發(fā)展，也是科技強大的表現(xiàn)之一，我們應該鼓勵更多的企業(yè)接受這種形式。

3.2開展在線服務

在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們想要查看檔案需要到檔案管理局經(jīng)過重重手續(xù)，才能接觸到檔案，而在檔案的取得上也是重重困難，需要經(jīng)過一個一個的查詢，最終才能找到，然而紙質(zhì)版的存放或是音頻存放都會導致檔案的確實或是不規(guī)范。所以，我們現(xiàn)在進行在線服務，將可供人們參考的檔案存放在網(wǎng)站中，當人們需要時，只要輸入相關信息便可以出現(xiàn)所有相關文件，從中選取即可，人們也可以向檔案管理員提出自己的疑惑等，通過在線服務，我相信在以后的檔案管理中一定會更加方便快捷，隨著制度的改進，也會是信息化的檔案管理工作更加安全，使我們的生活更加現(xiàn)代化。

4 結束語

在現(xiàn)代化的高速發(fā)展中，信息化已經(jīng)是一個不可避免的詞匯，然而這個簡單的詞語卻是有著極大的作用，在電子檔案的運行過程中，我們完全感受到了它的魅力，電子檔案不僅方便、效率高而且符合人們對現(xiàn)代化的要求，所以，電子檔案會很受人們的追捧，才會應用到各大領域當中。服務的創(chuàng)新也是信息化檔案管理工作中重要的一部分，服務到位才能為檔案的管理工作提供保障，人們會利用有效的服務來實現(xiàn)對信息化檔案的運用。信息化時代已經(jīng)是現(xiàn)代化中不可缺失的一部分，我們也要從信息化服務中推進現(xiàn)代化的進程。

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作者簡介

李鵬（1989-）.男.漢族.廣東省深圳市福田區(qū).當前職務：檔案管理.大專.研究方向：檔案數(shù)字化團隊項目管理，深圳市住房公積金管理中心。