檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析

杜雅霞 劉璠

摘 要：隨著國家經濟的發展，檔案管理工作受到廣泛重視，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代化管理要求，因此，相關人員必須要科學分析檔案管理原理，并將其應用在檔案管理現代化系統中，提升檔案管理工作質量，為其發展奠定基礎。

關鍵詞：檔案管理原理；檔案管理現代化；應用措施

1 檔案管理原理分析

檔案管理工作是現代化社會發展中，進步較為緩慢的管理體系，具有長期發展的特征，因此，管理人員必須要予以足夠重視，逐漸提升檔案管理工作質量，優化其發展體系。但是，在檔案管理工作長期發展與進步中，工作階層與特征存在差異，在一定程度上，導致檔案管理工作通用性與流通性受到影響，難以增強檔案管理工作效果。這也表明檔案管理工作具備封閉性特征，導致檔案管理工作在實際開展中，出現一些矛盾性問題，難以優化其發展體系。由此可見，在實際工作中，相關部門必須要科學應用檔案管理先進方式，促進其向著更好的方向進步。

2 檔案管理現代化分析

檔案管理現代化，就是管理工作人員利用現代化管理學科知識，采取先進管理方式開展相關活動，例如：應用網絡信息技術與先進基礎設施等開展管理工作，促進檔案管理的現代化進步。管理工作人員必須要重視自身主動性與創造性，積極轉變傳統的管理工作方式，對其進行一定的改革，在社會經濟發展的情況下，發揮計算機基礎設施與網絡信息技術的作用。同時，檔案管理工作人員需要重視各個領域的現代化管理需求，利用不同的工作方式對其進行處理。

3 檔案管理現代化改革必要性

隨著國家經濟的發展，檔案管理工作受到廣泛重視。然而，目前部分企業在檔案管理工作中，還存在一些問題，無法提升現代化信息技術的應用效率，難以保證數據信息的準確性，不能保證數據信息儲存的安全性與合理性。傳統的紙張檔案管理方式已經不能滿足我國現代化發展需求，除了會導致數據信息搜集與整理速度降低之外，還會引發一系列的管理問題。然而，在應用現代化管理方式之后，工作人員可以利用網絡信息技術等對信息數據進行收集與整理，提升檔案信息數據查閱的便利性與安全性。在備份處理之后，可以做好應急工作，規避信息數據丟失等問題。對于檔案自身管理環境而言，現代化管理方式可以拓寬其儲存空間，減少紙張的應用，減少資源浪費問題。在現代化管理工作條件下，檔案管理人員可以提升數據信息資源共享工作的可靠性，建設專門的管理系統，利用先進的管理方式對其進行處理，規避檔案管理中存在的各類問題。由此可見，在檔案管理工作中，對其進行現代化改革較為必要，相關部門在實際工作中，必須要制定完善的管理方案，創新工作方式，發揮現代化技術的應用作用。

4 檔案管理原理在檔案現代化中的應用

4.1 檔案系統管理措施

在對檔案系統進行管理的時候，相關工作人員需要制定完善的管理制度，創新工作方案，提升其工作質量。要想促進檔案管理現代化發展，就要制定核心系統理論機制，明確工作目標，摒棄傳統的管理模式，打破傳統管理方式的局限性，樹立正確的現代化發展觀念，創建全面的系統管理理論系統，對其進行有效的管理。同時，還要樹立整體管理觀念，利用分層次管理的方式對其進行處理，保證可以優化檔案管理工作系統。檔案管理人員可以利用系統工程建設方式全面開展各類管理活動，發揮系統中各個管理分支的運行價值，并對其進行有效的融合，形成整體檔案管理結構，以此提升其工作效率與工作質量。對于檔案管理工作而言，工作原理的應用較為重要，只有掌握工作原理，才能逐步創新工作方式，并對其進行有效的歸納總結，利用先進技術促進檔案管理工作的現代化進步。

4.2 加強重視力度

檔案管理部門在實際發展中，必須要加強對于檔案管理工作的重視力度，樹立正確的工作觀念，并嚴格、謹慎的開展相關管理活動。首先，要正確應用檔案材料，根據社會經濟發展情況、文化發展情況與產業發展情況等，豐富檔案管理材料，為其后續發展奠定基礎。其次，相關工作人員在實際管理中，必須要明確檔案管理對象，大力開發各類信息資源，在信息資源共享的情況下，節省人力與物力，降低其管理成本，以此提升檔案管理部門的經濟效益，達到預期的管理目的。

4.3 發揮外向與內向作用

在檔案管理期間，相關工作人員必須要重視工作原理的向外與向內功能，遵循相關管理原則。對于向外功能而言，主要就是檔案管理人員為社會做出的各類共享，根據社會的實際發展需求，逐漸優化自身工作形式，并創新工作方式，保證可以根據社會發展需求等為其做出較多的貢獻，以此提升檔案管理工作質量與社會價值。對于向內功能而言，主要就是促進檔案管理部門的良好進步，提升內部部門的發展效率，根據自身工作要求與部門的發展需求，對各類工作進行全面的處理。同時，檔案管理工作還具備一定的服務特征，工作人員需要樹立正確的服務觀念，發揮自身工作價值，靈活運用向外與向內功能，促進社會的長遠進步。

4.4 科學應用反饋原理

在檔案現代化發展中，相關人員需要科學應用反饋原理，保證可以提升其工作質量。首先，工作人員可以將自身工作分為幾個要素，通過良好的排列與組織，對各類要素進行全面的規范、約束，在提升自身工作效率的情況下，發揮現代化檔案管理方式的應用作用。其次，管理人員需要站在不同角度看待事物，對其進行全面的分析與排列組合，在科學分工的形勢下，逐步優化自身工作方式，提升自身工作質量。同時，還要明確檔案管理職責，做好各類科研工作，提升其工作可靠性。最后，相關部門在開展檔案管理工作的時候，必須要制定完善的管理制度，創新工作方式，并對其社會效益等進行處理，明確工作目標，逐漸增強檔案管理機構的工作效果，發揮其工作作用，達到預期的工作目的。

5 結束語

在檔案管理過程中，管理人員需要制定完善的管理方案，將工作原理應用在檔案現代化中，提升其工作質量與可靠性，發揮現代化技術的應用作用，滿足社會檔案管理發展需求。

參考文獻

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作者簡介

杜雅霞（1965-），女，中共黨員，承德市交通運輸管理處，從事檔案管理工作。