人事檔案管理信息化建設(shè)

郭相棟

摘 要：人事檔案信息是對個人的學(xué)歷以及業(yè)績等跟人信息的統(tǒng)計管理，它同樣也是單位對個人進(jìn)行考核以及評價時的重要參考內(nèi)容。在新時代的背景之下，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化對人員的管理有著重要的作用。本文將提出相關(guān)的建設(shè)意見，以提高人事檔案的管理效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理、信息化、建設(shè)策略

在單位中，人事的檔案的管理水平代表著這個單位的整體的發(fā)展水平。目前，人事檔案的管理工作還是十分的繁瑣，工作起來并不是十分容易。采用系統(tǒng)化的管理措施可以大大提高工作的效率，而隨著信息時代的發(fā)展，運用信息化建設(shè)來管理人事檔案，可以實現(xiàn)將人員的檔案信息進(jìn)行分類、提取和重新整理，使檔案的管理更加系統(tǒng)，更加可以保證工作的效率以及人事檔案信息的完整性。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)意義

以往的人事檔案信息都是紙質(zhì)檔案的形式，它往往容易受到外界條件的影響，比如在下雨天時容易導(dǎo)致紙張返潮而在之后的使用查閱過程中受到影響，這就要求工作人員在工作當(dāng)中要實時關(guān)注紙質(zhì)的狀況，這就加大了工作量。而采用人事檔案管理信息化的方式，將人員的檔案信息輸入到系統(tǒng)當(dāng)中，這就大大地減少了收到外界條件影響，不僅這樣，利用電腦的操作，還可以對檔案信息進(jìn)行加密處理，也很大程度的保證了文件的安全性。另一方面，網(wǎng)絡(luò)的操作可以去除紙質(zhì)檔案的填寫不規(guī)范、填寫空缺的錯誤，保證了所有人員的信息都是統(tǒng)計完整的，并且在以后的信息重新添加方面有了很大的便利條件。

紙質(zhì)檔案的形式不僅對工作人員的細(xì)心程度有很大的要求，而且當(dāng)遇到要查找以往的人事檔案信息時，所要做的工作量也是很大，他們需要通過翻閱數(shù)千份甚至數(shù)萬份的相關(guān)資料才能夠找到正確的所需要的信息。而人事檔案管理信息化的應(yīng)用，讓這件事情的完成成為了一件十分容易的事情，通過將所有人的信心資料錄入到文件當(dāng)中，如果日后需要再次重新查閱的時間，相關(guān)人員便可以直接在文夾檔中輸入人員的名稱，便可以鎖定所需更正或者添加的那一行，這樣簡便快捷的工作方式，很大程度地提高了人員的工作效率。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)途徑

人事檔案信息在單位進(jìn)行人事調(diào)動和單位對人員進(jìn)行調(diào)整了解時，有著重要的作用，人員的檔案中充分的展示了個人的歷史情況和狀態(tài)，以及她的工作能力和水平，因此加強(qiáng)人事檔案信息化管理是十分重要的。人事檔案信息管理信息化的建設(shè)需要從多個方面進(jìn)行推進(jìn)，在新的時期人事檔案管理要通過創(chuàng)建工作人員們的信息化意識，提高工作人員的工作能力水平，來提高人事檔案管理信息化的建設(shè)。在信息化建設(shè)時不僅需要工作人員具有相當(dāng)高的計算機(jī)操作水平，還要具有相關(guān)的知識和道德素養(yǎng)，而且對于單位的設(shè)備也有著很高的要求，在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)時要注意全面跟進(jìn)。

人事檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)的目的是為了提高工作的效率和水平，在進(jìn)行建設(shè)時要關(guān)注于何如進(jìn)行積極的創(chuàng)新和引進(jìn)新的技術(shù)，通過進(jìn)行新的設(shè)備以及技術(shù)，并且進(jìn)行建立完整的數(shù)據(jù)庫的形式，將整個數(shù)據(jù)集進(jìn)行更新和完善。另一方面在信息化人事檔案建設(shè)是，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的理念，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定時進(jìn)行培訓(xùn)，并且要求工作人員結(jié)合實際情況完成好人事檔案的工作，同時還要對主管人事檔案工作的主管人員進(jìn)行相關(guān)的法律意識的培訓(xùn)，并且由他們將這種意識傳遞下去，不斷提高工作人員的能力和水平。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 強(qiáng)化人事檔案信息化管理建設(shè)

要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化的的目標(biāo)，就要從各方面入手，重要的一步就是要強(qiáng)化人事檔案信息的基礎(chǔ)性的建設(shè)。一方面，人事信息在一個單位中是應(yīng)進(jìn)行重點的保護(hù)，因此，在進(jìn)行錄入信息之前，應(yīng)找到提高信息化建設(shè)的合適的空間條件。比如在最初的紙質(zhì)檔案存放處，會對溫濕程度有很大的要求，但是信息化的人事檔案管理就降低了這一標(biāo)準(zhǔn)，單位可以對之前的庫房進(jìn)行相應(yīng)的改造處理，并且提供相應(yīng)的設(shè)備，在原來的基礎(chǔ)之上，提高單位的檔案建設(shè)管理工作，在人事檔案管理處安設(shè)合適的防磁設(shè)備，以提高人事檔案信息的安全性能。

提高單位的人事檔案管理信息化建設(shè)水平，離不開人員對這份工作的認(rèn)識程度，更離不開實際的物質(zhì)保證，單位必須在之前建設(shè)的基礎(chǔ)之上，不斷更新?lián)Q代，緊跟時代的變化潮流，更新自己的建設(shè)管理理念，才能夠使單位的人事檔案管理工作逐步發(fā)展。在實際的操作過程當(dāng)中，需要單位做到加大信息化建設(shè)的資金投入，不斷地引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，并且按時的對其進(jìn)行養(yǎng)護(hù)和保養(yǎng)，以滿足其正常的使用，同時不斷地提高工作的效率，加快單位人事檔案信息化建設(shè)。

3.2 提高人事檔案信息化人員水平

建設(shè)信息化的人事檔案管理政策，對于工作人員的水平也有著很高的要求，它不同于最初的紙質(zhì)檔案的要求，僅僅需要工作人員細(xì)心認(rèn)真進(jìn)行填寫和歸納，信息化的建設(shè)需要人員提高業(yè)務(wù)的能力。它不僅僅需要提高工作人員對檔案信息的研究學(xué)習(xí)，還需要提高工作人員的計算機(jī)操作水平，如果不盡快進(jìn)行適當(dāng)?shù)哪芰μ岣撸厝粫斐尚畔⒒ㄔO(shè)的滯后單位可以定期的對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者有目的的安排工作人員去其他單位進(jìn)行合作交流，將其他單位的有效地工作方式引進(jìn)到單位當(dāng)中，以提高人事檔案管理工作人員的整體水平。

提高人事檔案管理工作人員的水平，不僅僅是提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該注意提高人事檔案管理工作人員的道德修養(yǎng)，人事檔案信息是單位的保密內(nèi)容，單位應(yīng)該注意到保護(hù)重要信息的嚴(yán)重性，從而，不斷地提高工作人員的道德素質(zhì)，讓工作人員具有一定的法律意識、責(zé)任感，保證在工作時做到不隨意查閱他人的人事檔案信息，做到保證工作的準(zhǔn)確性和安全性，是工作人員樹立正確的保守秘密、服務(wù)同事的工作理念，做到在業(yè)務(wù)能力和道德方面進(jìn)行全方面的提高。

3.3 建立人事檔案信息化管理機(jī)制

當(dāng)前，人事檔案管理信息化的建設(shè)還沒有一個具體的標(biāo)準(zhǔn)，這就意味著單位本身可以在一定基礎(chǔ)之上制定適合自己的管理機(jī)制，不僅僅拘泥于某一個思想，要在信息時代下發(fā)放自己的思想，為單位的人事檔案信息化建設(shè)制定一個管理機(jī)制。管理機(jī)制的創(chuàng)立就是為了保證人事檔案信息化建設(shè)地不斷推進(jìn)。管理機(jī)制需要做到可以實時地進(jìn)行更新，在互聯(lián)網(wǎng)的推動下，構(gòu)建一個可移動化的平臺，不斷地進(jìn)行更新和改善，使單位的人事檔案管理系統(tǒng)可以準(zhǔn)確地、全面地反映出整個單位的人事檔案信息，提高相關(guān)工作人員的工作效率和工作水平。

一個單位的整體情況是由管理層直接決定的，因此為了保障單位人事檔案信息的安全性和完整性，還應(yīng)該建立適當(dāng)?shù)陌踩珯C(jī)制以及監(jiān)管機(jī)制，通過這些機(jī)制的設(shè)立，從而保障了對檔案的有效管理。安全機(jī)制的設(shè)立要求工作人員在日常工作當(dāng)中養(yǎng)成時刻做好人事檔案信息的備份留檔工作，并且對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行重新錄入，對之前丟失的檔案信息進(jìn)行找并且，在相關(guān)人員需要進(jìn)行查閱或者更改人事檔案信息時，應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)的登記記錄，以免后續(xù)有不必要的事情發(fā)生，如果有人違反了相關(guān)的制度，就要對其進(jìn)行處理，追究工作人員的工作責(zé)任，從而做到保障人事檔案信息的安全。

4 結(jié)語

總而言之，人事檔案管理信息化對單位的工作有了很大的幫助，它不僅提高了工作人員的工作效率，還保證了人事檔案信息的安全性。人事檔案管理信息化建設(shè)的路途還很漫長，只有做到在設(shè)備方面不斷地進(jìn)行投入、提高工作人員的水平以及建設(shè)相關(guān)的管理機(jī)制，才能夠使得人事檔案管理信息化建設(shè)得到保證。各單位應(yīng)該緊跟時代的發(fā)展，早日建設(shè)成信息化的人事檔案管理機(jī)制。

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