加強(qiáng)高校干部人事檔案科學(xué)化管理的策略

李云鳳

摘 要：干部人事檔案管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分。目前，高校改革建設(shè)發(fā)展迅速，干部人事檔案管理工作的重要性也凸顯出來(lái)。本文分析了高校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)高校干部人事檔案科學(xué)化管理的策略。

關(guān)鍵詞：高校；干部人事檔案；科學(xué)化管理

干部人事檔案的管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分。高校各項(xiàng)人事管理工作的基礎(chǔ)是以保持人事管理工作連續(xù)性為條件，不斷提高各項(xiàng)人事管理工作水平，加強(qiáng)科學(xué)化、規(guī)范化管理。隨著科學(xué)化管理程度飛速發(fā)展，高校改革建設(shè)也隨之發(fā)生變化，這對(duì)加強(qiáng)高校干部人事檔案科學(xué)化管理工作提出更高的要求。

1高校干部人事檔案科學(xué)化管理中的問(wèn)題

1.1干部人事檔案管理工作的重要性

高校中，干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)常規(guī)工作，與科研工作、教學(xué)管理相比，很多領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為干部人事檔案管理工作只是軟任務(wù)，覺(jué)得干部檔案管理工作只是對(duì)人事管理工作進(jìn)行記錄，沒(méi)有重視其中的利用價(jià)值，也就沒(méi)有列入高校重點(diǎn)工作范圍。由于對(duì)干部人事檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致干部人事檔案管理工作人員短缺，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，工作人員積極性不高，缺乏專(zhuān)業(yè)性人才，人事檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理設(shè)備落后，管理方法缺乏系統(tǒng)化、科學(xué)化制度，嚴(yán)重影響到了高校干部人事檔案管理工作的效果。

1.2干部人事檔案記錄的內(nèi)容不足

當(dāng)前干部人事檔案材料所記錄的內(nèi)容大多是個(gè)人信息、個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)進(jìn)修等方面的信息資料，檔案沒(méi)有記錄社會(huì)兼職、科研成果等資料，個(gè)人的技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)、管理才能等特長(zhǎng)都因人事檔案記錄不全，無(wú)法完全反應(yīng)干部的全部面貌。

1.3干部人事檔案管理工作制度落后，觀(guān)念陳舊

目前，高校干部人事檔案管理受到傳統(tǒng)管理制度的影響，信息技術(shù)還未充分運(yùn)用到人事檔案管理之中，只記錄了干部人事檔案的信息，人才信息還未通過(guò)檔案信息科學(xué)化管理手段充分挖掘出來(lái)，因此對(duì)于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案的分享功能還做不到。

1.4干部人事檔案管理制度貫徹落實(shí)不到位

很多高校干部人事檔案管理在制度方面不完善，缺乏規(guī)范的科學(xué)管理制度，規(guī)章制度比較落后。干部人事檔案收集材料的渠道不全，檔案管理人員沒(méi)有主動(dòng)收集的意識(shí)，導(dǎo)致許多重要的人事材料未收集歸檔；因疏忽審查歸檔的材料，導(dǎo)致許多檔案材料失真，檔案的真實(shí)性受到了損害；因檔案疏于記錄出現(xiàn)嚴(yán)重的缺失都未補(bǔ)全，從而檔案的完整性遭到了損壞。之所以出現(xiàn)了以上的各種現(xiàn)象，都與人事檔案管理制度缺乏規(guī)范化、科學(xué)化管理有著非常大的關(guān)系。

2 加強(qiáng)高校干部人事檔案科學(xué)化管理的策略

2.1加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校要落實(shí)干部人事檔案管理職責(zé)，提高人事檔案管理的科學(xué)化水平，著重提升干部人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，把隊(duì)伍建設(shè)作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，要整體規(guī)劃、有統(tǒng)籌安排，不斷提高隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)能力，保證檔案工作能夠適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作要求。

2.2致力于現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

目前，很多高校干部人事檔案的管理人員中都存在著一些問(wèn)題，比較普遍的問(wèn)題是現(xiàn)有的檔案管理人員年齡較大，專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較欠缺。這是高校干部檔案管理需要解決的問(wèn)題。因此我們需要對(duì)一部分檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)。人事檔案管理部門(mén)需要盡快加強(qiáng)對(duì)管理知識(shí)欠缺人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，使其掌握各種相關(guān)知識(shí)以及專(zhuān)業(yè)技能。干部人事檔案管理工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積極提高工作質(zhì)量，來(lái)滿(mǎn)足新形勢(shì)人事檔案管理工作方面的需要。在加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的普及，成為現(xiàn)代化人事檔案管理的技術(shù)人才，不斷的提升檔案管理的水平。

2.3制訂新進(jìn)管理人員的培訓(xùn)方案

對(duì)于招收新檔案管理人員，應(yīng)該選擇政治覺(jué)悟高，具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用知識(shí)的人才。關(guān)于新員工的培訓(xùn)可以將其分組，配置優(yōu)秀的檔案管理人才進(jìn)行管理，通過(guò)組織學(xué)習(xí)來(lái)提高新進(jìn)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。小組管理人也需要不斷提高自身能力，增強(qiáng)自身素質(zhì)，從而促進(jìn)干部人事管理水平的提升。

2.4增加部門(mén)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)優(yōu)勝劣汰機(jī)制，正向激勵(lì)優(yōu)秀的人員，加強(qiáng)大對(duì)不負(fù)責(zé)任或工作不到位的員工的懲罰，在單位內(nèi)部形成良好氛圍，激勵(lì)檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，做到繼承與創(chuàng)新并舉，不斷提高個(gè)人的總體素質(zhì)，端正工作態(tài)度，積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升人員檔案管理工作水平，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量。

2.5 利用信息化技術(shù)完善并創(chuàng)新管理模式

促進(jìn)干部人事檔案的信息化管理。運(yùn)用當(dāng)今先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣可以有效的提高管理效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，存在工作效率低下，人力資源需求較大，勞動(dòng)強(qiáng)度高等問(wèn)題，這些問(wèn)題可以通過(guò)新的信息技術(shù)來(lái)解決。人事檔案管理的過(guò)程中充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將職工的主要信息，進(jìn)行歸類(lèi)整理保存，包括職工的個(gè)人文化學(xué)歷、所讀專(zhuān)業(yè)、科研成果、研究的方向以及學(xué)位職稱(chēng)等重要信息，能夠快速實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人基本信息的查詢(xún)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法，從而能夠提供有效、快速、高質(zhì)量的服務(wù)，提高人事檔案管理的整體水平。

進(jìn)行高校干部人事檔案科學(xué)化的管理，需要完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。雖然各個(gè)高校在干部人事檔案管理工作方面取得很多成就，仍然存在很多制度不完善的問(wèn)題，從而制約了高校干部人事檔案的管理工作的發(fā)展。要想建立完整的、科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理體系，規(guī)章制度是必不可少的。對(duì)此需要提高管理工作人員對(duì)于工作的責(zé)任心，從收集資料方面入手，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、以及規(guī)范修改，嚴(yán)格進(jìn)行檔案的審核、轉(zhuǎn)遞、利用等各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，保證干部人事檔案資料的真實(shí)與準(zhǔn)確性，以上各方面都需要制度約束，才能確保人事檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。

選拔干部人事檔案管理人才時(shí)，可以進(jìn)行崗前競(jìng)爭(zhēng)的制度，選擇優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)型人才，充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍。通過(guò)競(jìng)聘上崗的方式，增強(qiáng)檔案管理人員的動(dòng)態(tài)管理水平，提高檔案管理者思想覺(jué)悟，將業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的管理人員充實(shí)到人事檔案管理的隊(duì)伍里去，培養(yǎng)出一支符合新時(shí)代要求的人事檔案管理工作隊(duì)伍。

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