高職院校檔案資料的規范化管理

許琪瑋

摘 要：隨著國民經濟和教育事業的不斷繁榮發展，高等職業教育也遍地開花，從數量到質量都得到了迅速提升，傳統的檔案管理模式已不能適應學校規范化管理體系的需求。本文簡要敘述了高職院校檔案資料的規范化管的重要意義和目的、內容、特點與現狀，并提出了加強高職院校檔案資料的規范化管理的策略與措施。

關鍵詞：檔案資料；規范化；管理；策略；

1 前言

高職院校學生檔案資料是高校檔案管理的重要組成部分，是進行科研、教學、學工、管理、決策和開展各項活動等學校各個方面的總結性資源，并以各種形式，如文字、圖片、圖表、影像資料的真實載入和記錄，既是學校發展歷程的原始資料積淀，又是學校變遷過程中的勞動成果和智慧結晶。

新時期高職院校要從意識到行動，充分重視檔案資料的規范化管理，與時俱進，切實提升檔案資料規范化管理水平，推進高職院校檔案資料規范化管理逐步實現數字化、信息化，使其充分發揮社會服務功能，同時，豐富學校校史檔案資源，促進和諧校園建設。

2 高職院校檔案資料的規范化管理的目的和意義

檔案和資料，承載著學校的發展歷史和教學優勢特色的精髓，是學校重要的信息資源和文化財富，是維護學校歷史真實面貌的基本憑證，具有重要的歷史價值。

高職院校檔案規范化管理水平是檢驗其建設水平高低的有效標準，也是衡量院校層次的重要標志，是其先進制度和管理水平的重要體現。檔案規范化管理已引起很多高職院校的重視。細化翔實、完善具體的檔案資料是現代高職院校建設發展的歷史再現，是高校校園文化發展的積淀，也是評估高校發展水平的重要依據和載體，更是發揮高校社會服務功能的一個基點，具有很高的科學性、社會性和服務性，具有非常重要的現實意義。

3 高職院校檔案資料的規范化管理內容、特點與現狀

3.1 高職院校檔案資料的規范化管理內容。

3.1.1 行政管理類。主要包括上級部門頒布和下發的行政性、指導性文件，學校自身發展規劃、教學計劃、招生計劃和狀況，以及學校各項規章管理制度等。

3.1.2 教學管理類。包括日常教學常規資料，學生考試資料和教學活動資料等。

3.1.3 師資隊伍建設類。主要包括學校教師業務檔案、個人檔案，以及教師教學、科研成果等相關資料。

3.1.4 學科建設與課程建設類。主要包括重點學科和專業的建設情況；論證、評估及申報材料；學科建設、課程建設的申報材料；校企聯營有關資料等。

3.1.5 學生管理類。主要包括學生學籍相關資料；學生個人檔案及在校期間有價值的相關資料。

3.2 高職院校檔案資料的規范化管理特點。

高職院校檔案資料內容紛繁復雜，門類眾多，具有自然形成的特點，是學校從無到有、興衰成敗的歷史真實記錄，具有重要的歷史價值，同時，又是教學活動的總結性載錄。按照學期和新生招錄的周期性，專業配套程序等，形成周期性、規模性、原始性、專業性、分散性、多樣性等特點。

3.3 高職院校檔案資料的規范化管理現狀。

由于歷史原因，我國的高職院校的管理體制還停留、沿襲著以往傳統的方法模式，在很大程度上制約和影響了高職院校教學品質的提升和科學、可持續性發展。一方面，管理階層重視不夠，檔案管理工作人員專業素質低，檔案資料管理制度不完善，檔案資料收集難，使檔案資料的時效性無法凸顯，影響了檔案管理水平和工作效率的提升。另一方面，基礎設施建設薄弱，設施陳舊、簡陋、落后的情況普遍存在，與無紙、數字、網絡電子化現代化進程相去甚遠，降低了檔案資料的利用率。新形勢下，高職檔案管理工作轉變陳舊思想和觀念是大勢所趨。

4 高職院校檔案資料的規范化管理策略和措施

4.1 強化檔案資料規范化管理思想意識和責任感。

從領導班子到基層檔案管理科室，統一思想，高標準、嚴要求，提高對檔案規范化管理工作的思想認識和責任意識，加強學習，通過交流和借鑒先進經驗，取人之長處，補自己之短板，不斷更新傳統觀念，提升服務大局的思想意識和創新意識，營造良好的檔案規范化管理工作氛圍，有效提升檔案管理工作地位。

4.2 健全和完善檔案資料管理制度，確保檔案資料及時歸檔。

首先要健全檔案資料管理制度，強化管理機制，做到有法可依，有章可循，使檔案資料管理井然有序，科學化、合理化，使各項工作指標的圓滿完成得到充分保證；其次，完善和細化檔案資料，提升檔案管理層次。同時，進行科學分類、整理分卷，做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎工作，最大限度地發揮教學檔案資源的作用，并定期進行檢查指導，及時解決工作中出現的實際問題和困難，真正把檔案規范化管理工作納入重點工作日程。

4.3 加強檔案資料規范化管理隊伍建設，提升專業管理人員素質。

學校加大檔案管理人員培訓力度，創造各種條件提升院系教學檔案管理人員的綜合素質，增加其現代化管理技能的培訓，使管理人員能夠與時俱進，不斷提升自我意識以及創新意識、信息意識、參與意識、競爭意識形成一個專業素質過硬的現代管理團隊，使之所學知識適應現代化檔案規范化管理的要求，能完全勝任現代檔案規范化管理工作的需要。

4.4 與時俱進，提高檔案資料規范化管理水平，推進現代化、數字化、信息化建設全覆蓋。

要充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和必然性。隨著現代化信息技術的廣泛應用，電子文件大量產生，傳統的人工模式已經不能適應新時期檔案管理工作的需要，網絡系統為檔案資料提供了方便快捷的管理手段，為實現檔案管理現代化提供了有利保障，因此，加大資金注入，全面開展高校檔案信息資源庫建設和系統建設，加強軟硬件等基礎設施設建設，充分利用多媒體等現代科技手段，與時俱進，與時代同步，使高職院校檔案資料規范化管理走上創新發展之路，同時，加強檔案管理規范化網絡建設，實現資源共享。

5 結語

檔案資料是一種無形資產，也是寶貴財富。加強檔案規范化管理建設，不僅是檔案事業發展的需要，也是提升學校整體大局發揮的需要。只有進一步加強檔案規范化管理建設，積極推進檔案管理信息化建設，才能更好地服務于教育教學，確保教育質量進一步提升。

采取科學的管理模式，規范管理檔案資料。因地制宜，制定出臺適合本校教學特色的檔案歸檔原則，使檔案最大限度地發揮教學資源的促進作用。

參考文獻

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