醫院人事檔案管理存在的問題和解決對策

張祺蕊

摘 要：醫院人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分，它真實記錄著醫院職工個人經歷和社會實踐，是他們業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反應。重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，構建良好的有效的資源信息庫，能夠推動衛生事業健康發展。本文從目前醫院人事檔案管理方面存在的問題入手，對如何加強人事檔案管理工作進行了簡要探討。

關鍵詞：醫院；人事檔案管理；問題；對策

隨著醫療體制的不斷改革優化，人事制度改革和人員模式改變，醫院呈現出人事眾多、管理多元化的特點，給醫院人事檔案管理模式提出了新要求，醫院在管理人事檔案的時候會存在問題和不足，這時我們應該及時發現并解決才能不斷在優化中前行。

1 醫院人事檔案管理存在的問題

1.1人事檔案管理方式較落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，檔案材料需要由專人管理，單獨存放。目前醫院的運作信息化水平在醫療器械、醫療設備、醫療藥品等方面的管理是相對完善的，但是在人事檔案管理方面還沒有引起重視。重要的個人科研成果、人事調動資料歸檔等不能實時更新，存在檔案資料不完整，記錄方式相對落后，基本采取手工編輯、檢索，沒有建立數據化信息庫來實時更新個人檔案，大多數醫院人事檔案大多還是以紙質文件為主，單純的紙質文檔存檔容易發生檔案遺漏丟失的情況。[1]

1.2人事檔案管理人員素質不高

檔案管理人員業務水平是檔案管理及服務整體水平的關鍵所在，醫院對人事檔案方面的重視度不夠，當前醫院檔案管理的人員結構中，首先表現出來知識結構不平衡的狀體，學歷和知識體系構成的層次較低；其次是部分檔案管理人員是調離和中途轉行，對從事的檔案管理工作研究和認識不深；最后，管理人員多數只安于現狀，沒有良好的積極心態來繼續學習和努力提高，本來知識體系就存在欠缺之處，在沒有主動學習提高的狀況下，很難促進檔案管理的水平發展。由于管理人員本身水平，嚴重影響了檔案管理工作的提高。

1.3人事檔案利用率低

簡單的紙質化人員檔案管理不能夠及時的調出每一個人員的檔案，實時性不夠，不能及時更新個人檔案的話對于醫院人事調動的檔案調查時，由于檔案沒有對個人的工作崗位調動、科研成果、學術報告等工作表現進行更新，那么此檔案的參考價值就不高，導致人事檔案的利用率低[2]。

2 加強醫院人事檔案管理的對策

2.1 規范醫院人事檔案的收集整理工作

人事檔案的收集整理工作是加強醫院人事檔案管理的基礎。傳統人事檔案的收集缺乏主動性，容易造成信息收取的不及時性。因此，為規范醫院人事檔案的收集和整理工作，必須要定期采集信息，建立完善的收集機制，及時補充個人各個階段的真實材料，同時嚴格控制出現人事檔案錯誤、缺損及造假等問題，做到“快、準、全”。收集內容既要包括個人的基本信息、學歷研究、黨團資料、技術職稱級別等，也要包括人員在醫院工作中的各項表現，如醫生的救治成功率、護理人員的護理滿意度及各項研究的進展和應用情況等，做到收集內容定量化，確保材料質量，避免引起新的收集問題。[3]

2.2 提高醫院人事檔案管理人員素質

檔案管理人員素質的高低影響到醫院人事工作的開展乃至醫院的發展。對醫院來說，平時要重視加強管理人員的專業素質的提升，充分調動其工作的積極性和主動性，重視個人業務及工作能力的教育，將檔案人員培養納入到醫院人才培養計劃，通過專業培訓、在職學習、考察進修、參加學術交流活動等方式，定期組織人員探討如何實現管理工作的高效實施，制定最新的檔案管理機制。對于管理人員自身來說，要有積極和工作態度，以充分的熱情對待所從事的工作，有吃苦耐勞精神，對簡單重復的工作不厭煩、不馬虎；要做到仔細、認真、不隨意透漏他人信息，做好檔案保密工作；也要時刻完善自己的知識水平，多學習、多請教，努力提高人事政策水平和工作質量，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，使工作效率達到最大限度。[4]

2.3要嚴格落實各項人事檔案管理制度

要進一步完善、規范檔案管理制度，明確檔案管理人員的相關職責，制定行之有效的管理制度。比如，要求入檔材料真實、完整、印章字跡清晰可見，檔案收集人員要根據相關規定仔細鑒定材料的真實性，建立人事檔案材料登記簿，同時也要求完善檔案審查依據，做到有章可循。醫院也要根據相關法規并結合自身管理實際，制定出高效嚴格的人事檔案管理制度，如管理人員工作職責、領導部門監管職責、檔案入檔要求、查看借閱保密制度、無關銷毀制度等。對存在人事檔案造假人員、檔案管理瀆職人員、審查監管松散人員，必要時可采取法律手段進行制裁，提高醫院人事檔案管理工作公平公正，做到不參雜錯誤信息、虛假信息。[5]

2.4 注重檔案保護工作

要加強檔案保存的基礎建設及安保工作。醫院要設有專用的檔案保存庫房，同時室內條件要適合紙質檔案的保存，設有滅火器、空調等設施。此外，要定期對檔案室進行衛生清理，但要保證室內干燥。也要確立嚴密的安保措施，檔案室大門要求為鐵門，保有其鑰匙的人員要看管好鑰匙，做到“使用時不離身、不用時保存好”。對進入檔案室的非管理人員要時刻關注，查找檔案時要準確定位，以免因不必要的疏忽導致檔案丟失、損壞。

2.5 實現檔案管理的信息化

在醫療衛生體制的不斷改革下，醫院之間人才流動非常頻繁，如果仍舊采取傳統的人事檔案管理方式，將無法適應新時代的要求，甚至還會影響人才的流動。所以，在新時期需要做好醫院人事檔案管理工作，就要積極加強信息技術的應用。現代化的信息管理技術能夠對人事檔案資料歸類管理，同時也可以對信息進行加工處理，使檔案管理更加高效性。對醫院人事檔案的信息化管理，可克服手工操作的種種不利因素，也方便醫院領導部門隨時查看人員信息，節約審查時間，提高工作效率。這種計算機管理系統可規定一定的訪問權限，在權限內其他人員可以查閱、參考、評價等，這樣既能提高人事檔案管理的公共透明度，也可利于相關部門及時發現人才、管理人才、培養人才。[6]

3 結語

總之，醫院人事檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，做好醫院人事檔案管理工作，是優化醫院人力資源的重要保障，是配合醫院人事制度改革的關鍵。在醫療衛生體制改革不斷深入，醫院現代化管理不斷加快的前提下，只有更新醫院人事檔案管理模式，引進新技術，才能適應時代要求，充分發揮人事檔案資源的優勢和潛在價值，才能促進醫院的持續、健康發展。

參考文獻

[1]楊欣.淺談醫院人事檔案管理的問題與對策[J].辦公室業務，2017，（24）：170.

[2]任吉芳.提高醫院人事檔案管理效率的途徑分析[J].辦公室業務，2017，（21）：132.

[3]胡開莉.淺談醫院人事檔案管理的現狀與對策[J].人力資源管理，2017，（11）：237-238.

[4]喬小琴.新形勢下加強醫院人事檔案信息化管理的方法研究[J]. 辦公室業務. 2016（03）

[5]陳能思.淺議新時期醫院人事檔案信息化管理工作[J].東方企業文化. 2013（22）

[6]付靈運.新時期醫院人事檔案信息化管理創新策略探究[J].辦公室業務. 2016（01）