論如何提升檔案館檔案管理工作水平

孫曉芳

摘 要：我國(guó)自改革開放以后，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，各行各業(yè)也加快了創(chuàng)新步伐，在新形勢(shì)背景下為檔案館檔案管理工作提出了更高的要求。檔案館應(yīng)該更新思想，突破原有的工作理念與方式，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，將服務(wù)大局?jǐn)[在首位，通過做好檔案管理工作，確保充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為社會(huì)公眾提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文將簡(jiǎn)述檔案館檔案管理工作的現(xiàn)狀，并探討了提升檔案館檔案管理工作水平的策略。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案；管理

長(zhǎng)期以來，檔案館信息系統(tǒng)的作用未得到有效發(fā)揮，人們對(duì)檔案管理工作性質(zhì)和職能缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，習(xí)慣性將其與機(jī)關(guān)檔案部門視為同等地位。由于檔案館功能與作用發(fā)揮不充分，因而與社會(huì)各方面聯(lián)系不夠緊密，不能將已有本質(zhì)屬性體現(xiàn)出來。對(duì)此檔案館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法，注重創(chuàng)新與改革，確保真正體現(xiàn)檔案應(yīng)有價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

1 檔案館檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行不到位

當(dāng)前檔案館未嚴(yán)格落實(shí)《檔案管理制度》，法律監(jiān)管力度不足，雖然我國(guó)在檔案管理上出臺(tái)實(shí)施了很多針對(duì)性文件，對(duì)檔案管理制定了很多規(guī)定，然而并未真正執(zhí)行好法律法規(guī)。如一些檔案館因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題，很多重要檔案資料發(fā)生遺失、損壞問題，處理方式也非常簡(jiǎn)單，僅僅以批評(píng)教育、罰款等為主，思想重視程度不高，缺乏切實(shí)可行的處罰措施。檔案館不能依法監(jiān)管檔案管理工作，造成檔案管理變得不規(guī)范與不嚴(yán)謹(jǐn)，發(fā)生了大量問題，造成了嚴(yán)重的損失。

1.2 檔案館硬件設(shè)施不完整

從當(dāng)前檔案館檔案管理現(xiàn)狀來看，工作質(zhì)量普遍較低，主要是相關(guān)硬件設(shè)施不完整所致，檔案館投入的資金較少，無法將檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備配置齊全。這樣為檔案管理效率與質(zhì)量帶來了不利影響，不利于檔案收集、整理、歸類、存儲(chǔ)和利用等工作順利進(jìn)行，無法有效發(fā)揮出檔案館的職能作用[1]。尤其是硬件設(shè)備更新緩慢，很多處于老舊狀態(tài)，為紙質(zhì)檔案管理帶來了不利影響，時(shí)間一久，大量具有較高價(jià)值的原始檔案將出現(xiàn)蟲蛀、霉變甚至丟失等問題，從而引起了不可估量的損失。

1.3 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案館為提升檔案管理工作水平，應(yīng)該注重提升檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化程度，這樣才能滿足時(shí)代與社會(huì)的發(fā)展要求。現(xiàn)階段檔案館在檔案管理工作上普遍存在如下問題：管理方式落后，技術(shù)與設(shè)施更新不及時(shí)，案卷整體質(zhì)量不高，檢索方法復(fù)雜等。在檔案的立卷、編目和檢索等工作中，沒有按照國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。且檔案館也沒有明確檔案歸檔范圍，很多檔案管理人員不了解哪些檔案需要及時(shí)存檔。對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化來說，除了要添加新的設(shè)備以外， 還要加強(qiáng)對(duì)各方面因素的協(xié)調(diào)與制約，檔案館領(lǐng)導(dǎo)需要提高重視程度，為檔案管理工作提供更多支持。

2 提升檔案館檔案管理工作水平的策略

2.1 切實(shí)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案館要提升每個(gè)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，能夠扎實(shí)認(rèn)真開展工作，保持優(yōu)良作風(fēng)，在硬件設(shè)施上要健全檔案管理設(shè)備，建設(shè)專門的檔案庫(kù)房，并將所需各種應(yīng)用設(shè)備與管理配件予以完善，如空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架及電腦等。為加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，要將計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用到檔案管理程序中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用作用發(fā)揮出來，如打造檔案信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)。檔案館還要從整體上提升檔案管理人員素質(zhì)與能力，激發(fā)他們的工作熱情，能夠做到及時(shí)、準(zhǔn)確對(duì)檔案材料進(jìn)行歸檔，能夠真正將各項(xiàng)管理制度落到實(shí)處，提升檔案內(nèi)容的真實(shí)性[2]。并有效提升檔案館檔案管理工作水平，并將龐大、復(fù)雜的檔案材料管理好，為今后的查詢與利用提供便利。

2.2 逐步完善檔案管理制度

建立完善的制度有利于檔案管理工作順利開展，這是檔案館檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在制定各項(xiàng)規(guī)章制度的時(shí)候應(yīng)該滿足下列規(guī)定：第一，檔案館要從實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，保證制定的檔案管理制度科學(xué)、合理及合法。第二，檔案管理制度可操作性要強(qiáng)，簡(jiǎn)單適用，方便易行，能夠達(dá)到規(guī)范與約束檔案管理工作行為的要求。第三，檔案管理制度具備約束的雙向性特點(diǎn)。檔案館制定檔案管理制度的時(shí)候，不能只以普遍員工為對(duì)象，而是要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與職工產(chǎn)生約束作用，力求做到制度的公平與公正。第四，維護(hù)檔案管理制度執(zhí)行嚴(yán)肅性。檔案館在制定檔案管理制度以后，需要確保將其執(zhí)行到位，采取有效的獎(jiǎng)懲措施，為檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。

2.3 加快硬件環(huán)境設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前檔案館各項(xiàng)硬件設(shè)施還不夠完善，也沒有將相關(guān)硬件設(shè)備配置齊全，這就要求盡快進(jìn)行規(guī)范整理。第一，在檔案管理工作中增加更多經(jīng)費(fèi)，盡快購(gòu)置空調(diào)、溫濕度計(jì)、去濕機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，確保各項(xiàng)硬件設(shè)備保持完整，讓檔案館中溫濕度始終處于最佳的狀態(tài)。同時(shí)檔案館還要使用鐵質(zhì)檔案柜與檔案夾、裝訂打孔機(jī)等器械與物品，優(yōu)化館內(nèi)檔案的保管與整理?xiàng)l件[3]。第二，要將檔案室建設(shè)好，要確保其標(biāo)準(zhǔn)合格，并配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。這樣才能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)條件下為檔案館檔案管理工作提出的要求，通過在檔案管理工作中發(fā)揮出現(xiàn)代科技的作用，能有效改善檔案管理環(huán)境與技術(shù)，為檔案的收集、整理與利用等工作提供便利，促使檔案館檔案公共服務(wù)能力不斷增強(qiáng)。

2.4 加強(qiáng)檔案管理方式、服務(wù)創(chuàng)新

檔案館要不斷豐富館藏內(nèi)容，提升館藏檔案質(zhì)量，還要從廣大用戶實(shí)際需求出發(fā)，有針對(duì)性做好檔案資源收集工作，通過逐步對(duì)檔案文獻(xiàn)資源進(jìn)行優(yōu)化、組織和集成，提升檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化和有序化水平，這樣社會(huì)公眾才能享受到準(zhǔn)確、及時(shí)和可靠的服務(wù)。檔案館要提升檔案服務(wù)能力，主動(dòng)開展檔案服務(wù)工作，逐步加大對(duì)檔案利用者的研究力度，滿足他們的需求。這樣才能保證利用者第一時(shí)間獲取所需檔案信息，能夠進(jìn)一步將檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來，為檔案館檔案管理工作開創(chuàng)新的局面。

2.5 培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，對(duì)檔案館檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響，不僅要掌握豐富的專業(yè)知識(shí)，還要能夠熟練操作各種計(jì)算機(jī)軟硬件，處理檔案管理信息化工作中遇到的各種問題[4]。檔案館要想提升檔案管理工作水平，需要為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，不斷提升他們的綜合技能，掌握基本的通訊、網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。檔案館要通過技術(shù)培訓(xùn)、研討及自學(xué)等形式，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)到新的知識(shí)，逐步積累起豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升他們的崗位勝任能力。而檔案管理人員也要形成現(xiàn)代化管理意識(shí)，積極主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中，保證規(guī)范開展檔案管理工作，為檔案館的發(fā)展作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3 結(jié)語

總之，檔案管理是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案館引起高度重視，解決現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，以此為社會(huì)各界提供更好的服務(wù)。這就要求檔案館盡快制定完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格督促檔案管理人員認(rèn)真落實(shí)，通過不斷提升檔案管理工作水平，既保證了檔案的安全性與完整性，還能最大限度發(fā)揮出檔案的作用，為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙曉艷，李林.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新初探[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017，（32）：172-173.

[2]梁頌華.鎮(zhèn)區(qū)檔案館管理創(chuàng)新分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（05）：63.

[3]趙同瑛.數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響[J].檔案天地，2014，（06）：41-42.

[4]馬升暉.淺淡數(shù)字檔案館的檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013，（03）：28-29.