大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化

周向東

[摘 要] 大數據時代給高校檔案管理觀念、管理技術、管理安全、檔案使用、管理人才等帶來挑戰，同時也推動管理思想觀念變革，有利于增進不同部門統籌協調，便于制定檔案管理大數據戰略。在這樣的背景下，應該順應時代發展趨勢，采取有效的檔案管理方式和優化策略，樹立現代化管理理念、推進高校檔案管理信息化和標準化建設，構建安全管理保障體系，并重視高校檔案管理人才隊伍建設。

[關鍵詞] 大數據時代；高校檔案管理模式；變革；優化；信息化建設；標準化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 057

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）07- 0138- 02

0 引 言

檔案管理是高校的一項重要工作，做好該項工作有利于滿足人們獲取檔案信息資源需要，同時也能為管理決策提供參考。隨著大數據時代的到來，高校檔案管理面臨新機遇，實現檔案管理數字化和信息化成為一種趨勢。在這樣的背景下，更應該順應時代發展趨勢，綜合采取有效措施，推動高校檔案管理模式變革，實現管理方式優化，也為檔案資料有效利用，促進檔案管理服務質量提升奠定基礎。

1 大數據時代背景下高校檔案管理模式的挑戰

大數據時代背景下，高校檔案管理面臨新機遇，有利于實現檔案管理數字化與信息化，對保證檔案資料完整和安全，便利人們獲取檔案信息資源也具有重要意義。但與此同時，大數據時代也給檔案管理帶來全新挑戰，主要表現在以下方面。

1.1 對高校檔案管理觀念的挑戰

以前在高校檔案管理工作中，主要采用傳統管理方式，局限于對檔案資料收集、整理、保存和使用。而大數據時代的到來，使這種方式得到根本轉變，強調創新管理思想觀念，注重對計算機和掃描技術應用[1]。同時還注重推進檔案的電子化與數字化，重視檔案資源利用，為使用者提供滿意服務。

1.2 對高校檔案管理技術的挑戰

高校傳統檔案管理中，通常采用人工方式進行紙質檔案保存，對檔案資料編號，方便使用者查閱，這種管理方式比較粗放。而大數據時代強調檔案管理的電子化和數字化，在管理中注重信息技術、計算機技術和掃描技術的應用，實現檔案管理信息化。

1.3 對高校檔案管理安全的挑戰

傳統檔案管理中，為確保高校檔案資料安全，注重發揮管理人員，檔案室設備的作用，加強檔案資料安全防護，避免火災、水害、鼠害等帶來不利影響，最終有效保障檔案資料的安全與可靠。而在大數據時代，由于檔案資料實現數字化和信息化，給安全管理帶來嚴峻挑戰。例如，檔案資料采用電子設備存儲，容易導致資料丟失[2]。此外，如果安全防護和殺毒工作不到位，很可能導致檔案資料受到攻擊，使其面臨嚴重的安全問題。

1.4 對高校檔案管理使用的挑戰

以前在高校檔案資料使用中，根據編號查詢檔案資料，為使用者提供數據服務。大數據時代背景下，紙質查詢只是其中的方式之一，更為重要的是構建數據庫，提供檢索和查詢目錄，便利使用者查詢檔案資料。同時還具備檔案數據制作、加工、整理、傳播、開發使用等功能，為檔案資料使用者提供便利。

1.5 對高校檔案管理人才的挑戰

傳統檔案管理方式下，檔案管理人員需要具備扎實理論基礎，熟悉管理流程，擁有責任心即可。而大數據時代，隨著計算機和互聯網的應用，高校檔案管理人員不僅需要具備上述技能，更為重要的是掌握計算機和信息技術使用方法，提高數據分析和處理能力，讓自己具備扎實的專業基礎，努力成為既懂管理又懂技術的復合型人才。

2 大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革

大數據時代的到來，給各行各業帶來深刻變革，主要表現在以下幾點。

2.1 管理思想觀念變革

高校檔案管理人員應該樹立大數據理念，注重發揮信息技術和計算機的作用，轉變思想觀念，增強服務意識。要將傳統的紙質檔案存儲向數字化、電子化方向轉變，構建數據庫，建立查詢目錄，方便高校檔案資料查閱和使用。

2.2 增進不同部門統籌協調

高校檔案資料存儲和使用涉及多個部門，為提高管理水平，應該增進不同部門協調，加強相互合作，使之形成合力，促進檔案資料作用充分發揮。要建立有效的協調溝通機制，增進檔案管理部門與高校黨政辦公室、人事處、財務處、學生工作處、圖書館、信息中心等的聯系與合作，相互協調，相互合作[3]。并構建完善的合作機制，增進相互聯系，形成合力，共同配合，促進高校檔案資源共享。

2.3 制定檔案管理大數據戰略

順應時代發展要求，注重對檔案資料的挖掘和利用，為高校各項決策提供參考和依據。高校領導應該足夠重視，在資金、設備、人才隊伍等方面增加支持力度，并制定檔案大數據戰略，充分利用檔案資源，實現檔案數據資料的有效加工和利用，讓檔案資料為高校發展提供支撐與參考。

2.4 重視檔案數據資料采集和分析

增進各部門聯系與合作，重視收集數據資料，確保檔案信息資料完整。然后發揮計算機和信息技術的作用，對檔案信息資料進行電子化和數字化處理，并遞交給檔案管理工作室保存。注重檔案數據信息刪選，剔除錯誤和不規范數據，必要的話進行二次采集，提高檔案資料和數據信息質量。重視專業軟件應用，對檔案數據資料進行采集和分析，提高數據信息處理效果，促進工作實效性提升。

2.5 注重數據歸檔與保存

重視檔案資料的歸檔與保存，使其有效滿足使用者需要。對檔案數據資料進行分類，保存之初就設定檔案資料保存期限。還可以采用電子存儲介質，對檔案數據資料進行保存，發揮云存儲方式的作用[4]，并加強安全管理，避免檔案資料丟失。

3 大數據時代背景下高校檔案管理模式的優化

為順應大數據時代帶來的機遇，促進高校檔案管理水平提高，推動管理模式創新，可以采取以下策略，實現檔案管理的優化，促進檔案管理水平提高。

3.1 樹立高校檔案管理現代化理念

大數據時代，高校檔案管理已經發生深刻變化。因此，應該順應時代發展趨勢，樹立現代化管理理念，讓檔案資料為高校管理和發展提供參考。注重檔案管理的日常宣傳活動，包括大數據時代高校檔案管理的必要性，工作要點等，大數據對高校檔案管理的影響，新時期高校檔案管理的變化及發展趨勢等。從而營造良好氛圍，有利于轉變檔案管理思想觀念，提高工作水平。

3.2 推進高校檔案管理信息化建設

順應大數據時代的要求，加大人才和資金投入，有效推進高校檔案管理信息化建設，為提升工作實效性創造便利。例如，應該增加相應的資金投入，每年安排合理的資金支出，注重對計算機和電子設備的更新升級，加強設備管理維護，提高檔案管理信息化水平。高校各部門、各院校應該安排相應的資金支出，推進檔案管理信息化建設。并加強數據庫、檔案管理專業軟件、查詢目錄、搜索引擎等建設，完善信息資料存儲[5]，為檔案管理提供優質服務。

3.3 加強高校檔案管理標準化建設

制定檔案管理標準化制度，包括檔案資料搜集、接收、歸檔，電子檔案存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等，都要建立健全的標準化制度，從而推進檔案管理現代化。為檔案資料查閱和使用提供方便，并對檔案管理人員進行宣傳和培訓，提高他們綜合技能，落實標準化管理制度，提高管理水平。

3.4 構建高校檔案安全管理保障體系

大數據時代，仍然要繼續加強紙質檔案管理，確保紙質檔案安全。完善紙質檔案安全保障體系，加強防火、防盜管理，避免受到鼠害影響。注重電子檔案安全管理，重視密鑰技術、安全防火墻技術、病毒查殺技術應用，避免檔案數據資料丟失，確保檔案資料完整，使其有效發揮作用。

3.5 重視高校檔案管理人才隊伍建設

高校應該重視檔案管理人才隊伍建設，注重基礎扎實，專業技能強，責任心強的人員引進，充實檔案管理人才隊伍。建立完善的管理培訓機制，重視對檔案管理專業基礎知識，計算機和信息技術使用技能方面的培訓，讓他們熟練掌握計算機設備操作技能[6]。并構建完善的數據庫，能熟練利用計算機開展高校檔案管理，有效提升工作水平。

4 結 語

大數據時代的到來，給高校檔案管理帶來全新變革。在這樣的背景下，應該創新思路，注重計算機和信息技術應用，構建完善的數據庫，實現高校檔案管理數字化。從而確保數據信息安全，方便人們便捷的獲取數據信息資料，最終促進檔案管理水平和服務質量提升，也為人們獲取檔案信息資料創造便利。

主要參考文獻

[1]陳海英.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].遼寧經濟，2017（3）：59-61.

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[6]謝怡.基于大數據的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學學報：社會科學版，2015（6）：103-107.