事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略分析

張燕玲

摘要：為了進(jìn)一步的提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，對檔案管理的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，本篇文章就對事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題和不足之處進(jìn)行了分析和論述，并對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出了一些有效的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；有效策略

當(dāng)前，我國的經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)得到了很大程度的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)化水平也在不斷的提高，在信息化時代到來的影響下，我國事業(yè)單位的檔案管理也面臨著諸多的機遇和挑戰(zhàn)，目前，有很多的事業(yè)單位在檔案管理方面已經(jīng)進(jìn)行了深入的研究和探討，同時也取得了一些成果，檔案管理的重心也逐漸向信息化轉(zhuǎn)移，但在事業(yè)單位檔案管理信息化的過程中仍然存在著各種各樣的問題，從而對事業(yè)單位檔案的信息化管理起到了一定的阻礙作用，因此，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)制定一些有效的策略是至關(guān)重要的。

一、事業(yè)單位在檔案管理過程中所出現(xiàn)和問題

（1）事業(yè)單位的檔案信息缺乏合理的開發(fā)。根據(jù)目前的發(fā)展?fàn)顩r來看，我國事業(yè)單位的檔案管理存在著信息資源開發(fā)不合理等問各方面的一些問題，其主要體現(xiàn)在信息資源采集內(nèi)容過少和重復(fù)加工較為頻道以及信息資源的質(zhì)量較低等方面，根據(jù)我國數(shù)據(jù)庫目前的狀況來看，其數(shù)量雖然相對來說比較充足，但是信息資源在開發(fā)過程中系統(tǒng)的合理性還需要進(jìn)一步的改進(jìn)和完善，這樣就出現(xiàn)很多信息數(shù)據(jù)庫不能得到充分有效利用的情況。

（2）檔案檢索的效率過低。目前來說，事業(yè)單位檔案檢索的方法主要有兩個，第一個是手工檢索，第二個就是計算機檢索，而檢索工具的選擇對于檔案檢索來說具有重要的意義和作用，它能夠決定檔案檢索的質(zhì)量和效率，雖然事業(yè)單位也出現(xiàn)了計算機檢索的方法，但是還有大多數(shù)的企業(yè)單位仍然運用手工檢索的方法來對檔案進(jìn)行檢索，而這種以手工為主的檔案檢索方法的檢索效率則明顯的低于計算機檢索，從而使得整個事業(yè)單位的檔案檢索效率過低，也不能保證其檔案檢索的質(zhì)量。

（3）事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低。事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理的質(zhì)量和效率有著極其重要的意義和作用，要想進(jìn)一步的提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，就應(yīng)該不斷的提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，但是，根據(jù)目前的狀況來看，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，主要表現(xiàn)在檔案管理缺乏經(jīng)驗相對來說比較豐富的操作人才，其中，還有一部分的事業(yè)單位檔案管理人員并沒有得到專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對單位檔案管理工作相關(guān)的知識和事項并不熟悉，從而使得其在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)著工作效率低下和工作質(zhì)量過低等各種各樣的問題，因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是至關(guān)重要的。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（1）加強各部門人員之間的交流與合作并協(xié)調(diào)工作職責(zé)。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該不斷的加強檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的交流與合作，要想加上事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就必須作用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行更新，同時，管理人員還應(yīng)該對事業(yè)單位的檔案信.息管理平臺進(jìn)行定期和不定期的檢查和維護(hù)，因此，檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員應(yīng)該不斷的進(jìn)行溝通與交流，互相交換在檔案管理過程中的問題和解決措施，二者之間進(jìn)行有效的交流與合作，從而使得事業(yè)單位檔案信息能夠得到及時有效的更新，進(jìn)一步的提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

（2）構(gòu)建信息化平臺的推廣模式。事業(yè)單位加強建設(shè)信息化平臺的主要目的是能夠為信息的需求者提供更優(yōu)質(zhì)、更全面的服務(wù)，所以，在對事業(yè)單位檔案管理改進(jìn)的過程中，相關(guān)的管理部門應(yīng)該大力的推廣信息建設(shè)平臺，同時對其進(jìn)行一些合理有效的宣傳工作，從而不斷的增強事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)平臺的影響力，除此之外，還應(yīng)該不斷的吸取各個大型企業(yè)的關(guān)于檔案信息管理方面的經(jīng)驗，通過對信息建設(shè)平臺的高效利用來增強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

（3）對信息化設(shè)備進(jìn)行一定程度的創(chuàng)新。現(xiàn)如今，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景之下，事業(yè)單位要想進(jìn)一步加強檔案管理的信息化建設(shè)，就應(yīng)該大量的作用計算機和網(wǎng)絡(luò)等各種設(shè)備，所以，我國應(yīng)該不斷的加大對各種信息軟件和硬件的投入力度，這些工作不僅僅應(yīng)該得到事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)的審核和支持，還需要對其進(jìn)行一定程度的資金投入，同時，事業(yè)單位的檔案信息量相對來說較大，所以其應(yīng)該選用一些相對來說比較穩(wěn)定、安全系數(shù)較高的電子儲存設(shè)備，從而避免檔案信息的丟失，除此之外，各個事業(yè)單位還應(yīng)該建立并健全一整套完整的計算機管理體系，這樣可以極大的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)以及對其檔案管理手段的優(yōu)化，同時，對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行完好的保存是進(jìn)行檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)和前提，二者相輔相成，逐漸形成一個完整的檔案管理系統(tǒng)，然后運用網(wǎng)絡(luò)來對單位信息的管理工作進(jìn)行一定程度的優(yōu)化，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（4）加大對事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。對于各個事業(yè)單位來說，其檔案管理工作人員的專業(yè)管理水平對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)起著決定性的作用和意義，所以，要想加上事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就應(yīng)該不斷的對其檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，其中，對檔案管理工作人員的培訓(xùn)主要包括兩方面的內(nèi)容，一個是定期培訓(xùn)，另一個是不定期的培訓(xùn)，通過對其進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，是其不僅能夠掌握與計算機相關(guān)的各項知識和技能，還能提高其對檔案信息獲取、鑒定和評估能力，在不斷的提高自身的綜合技能水平的同時，也不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，從而對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程具有極大的推動作用，因此，提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)方面仍然存在著各種各樣的問題，所以，根據(jù)目前出現(xiàn)的一些問題和狀況來看，對事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)行一定程度的強化是至關(guān)重要的，本篇文章就針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題提出了一些相的解決策略，如果事業(yè)單位能夠根據(jù)問題選擇合理的策略去解決這些問題，相信能夠有效的推動我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

（作者單位：茂名市房屋安全鑒定所）