芻議新時期高校檔案的服務利用工作

耿偉娜

摘 要：作為高校的主要資源之一，檔案管理和服務利用工作的整體質量對于高校整體管理質量具有十分重要的影響，良好的檔案服務利用質量也是高校檔案管理工作有效開展的重要保證。但是，在新時期的發展形勢下，高校檔案的服務利用工作還存在一定的問題，這些問題如果得不到及時有效的解決，將在一定程度上影響整體管理質量。本文在深入分析高校檔案工作特點的基礎上，較為詳細的闡述了提升服務利用工作質量的有效策略。

關鍵詞：新時期 高校檔案 服務利用 策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

在高校的管理工作中，檔案管理是一項十分重要的內容，而檔案服務利用工作的質量也直接關系著整體檔案利用水平。在當前的高校檔案工作實踐中，受傳統檔案管理觀念的影響，工作中暴露出了較多的問題，這些問題也成為制約檔案服務質量提升的重要障礙，也就是說，傳統的高校檔案服務利用形式已經無法適應新時期的發展要求。在這種背景下，深入探討和分析高校檔案服務利用工作中存在的問題，并且針對這些問題提出針對性的解決方案，對于提升高校檔案服務利用質量，具有十分積極的理論和現實意義。

一、新時期提高高校檔案服務利用工作的重要性

1.符合新時期對于檔案服務利用工作的整體要求

傳統的高校檔案服務利用工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數量的增多，管理工作的難度也呈現出逐漸加大的態勢，給高校的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。在新時期的發展形勢下，高校檔案服務利用工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優化工作體系，從而使高校的各項工作都能有序開展。通過提升檔案的服務和利用質量，可以有效的提升檔案管理質量，將高校的檔案管理人員從傳統工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發上，從而在原有的工作基礎上進一步優化檔案工作流程。通過對檔案的總結和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為高校的發展與優化提供建議，實現工作效能總體提升。

2.節省了高校大量的管理資源

在傳統的高校檔案服務利用工作模式下，整體工作質量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統檔案會占據較大的空間，高校的檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數的增加，會產生大量的檔案，如果不進行服務利用工作的質量提升，會嚴重影響檔案資源的開發與利用[2]。此外，傳統的檔案服務利用方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調取等方面，都要耗費較大的人力物力。此外，提升后的檔案服務利用工作系統，拓寬了檔案管理的工作范圍，在傳統的高校檔案管理工作模式下，要想進行檔案查詢或者檔案處理，都必須在實地進行，而在提高檔案服務利用工作質量之后，只要有網絡的地方，就可以通過登入數據庫的方式，進行實時的查詢與處理，極大提升了高校的工作效率。

二、新時期高校檔案服務利用過程中存在的主要問題

1.對于檔案的服務利用工作不夠重視

在新時期的社會發展形勢下，高質量的高校檔案服務利用工作質量，對于促進檔案管理事業的發展，更好的完善高校管理制度，都具有十分重要的作用。但是，遺憾的是，許多高校由于自身管理上的問題或者出于其他各種原因，仍然存在不重視檔案服務利用工作的情況，并且這種情況十分普遍[3]。這些高校本身還未意識到檔案服務利用工作對于發展的重要性，對于檔案服務利用工作普遍存在松散懈怠的情況，除此之外，相關工作人員缺乏檔案服務利用的相關知識，不熟悉檔案管理工作的相關法律法規，管理過程中較為隨意，沒有一套科學系統的檔案管理體系。可以說，對于檔案管理工作的重視程度直接關系著檔案管理工作的整體水平，重視程度如果不夠，檔案服務利用工作質量的提升就無從談起，長此以往，不僅檔案管理工作無法得到提升，還有可能對高校的整體管理工作造成一定的不利影響。

2.缺乏專業的檔案服務利用人才，沒有完善的檔案服務利用制度

無論處于哪個行業領域，要想促進工作質量的整體提升，相關的專業人才是不可或缺的。高校檔案服務利用工作同樣也不例外[4]。但是，檔案服務利用工作人才缺乏是當前許多高校面臨的現狀，由于高校對于檔案管理工作一直不夠重視，在專業管理人才的培養和引進方面缺乏力度，從而導致了檔案服務利用人才的缺失。所以，在高校檔案服務利用過程中，相關的工作人員缺乏檔案管理的專業知識，甚至有些部門都沒有檔案管理的專門人員，而是由其他人兼職，這樣的檔案管理質量可想而知。另外，多數高校在工作過程中也沒有一套完善的檔案管理服務制度，從而使工作人員一直處于較為隨意的服務利用工作狀態，管理工作缺乏規范性和可操作性，這也是影響高校檔案服務利用工作質量的主要原因之一。

3.高校檔案服務利用設施落后，工作質量偏低

對于高校的檔案管理工作部門來說，檔案服務利用工作并不是工作的核心和重點，所以，很多高校并不關注檔案的服務和利用，也不在檔案管理工作中做過多的投入，甚至有的高校完全忽視這個問題，在這種情況下，檔案服務利用工作很難出現質的飛躍，管理工作模式改革更是無從談起[5]。眾所周知，高質量的檔案管理工作需要一定的先進管理設施來支撐，沒有先進的管理設備，檔案服務和利用工作的整體質量很難有所提高。由于相關部門不重視日常的檔案服務利用工作，所以導致檔案服務利用設備陳舊，無法適應新時期對于檔案工作的要求，并且已經在一定程度上影響了高校檔案工作的整體質量。

三、新時期提升高校檔案服務利用工作質量的有效途徑

1.強化高校對于檔案服務利用工作的重視

在高校檔案的服務利用工作過程中，出現服務質量偏低的一個主要原因就是對于檔案服務利用工作質量不夠重視，因此，為了有效解決這些問題，從而提升高校檔案服務利用工作的整體質量，首先應該提升高校對于檔案服務利用工作的重視程度[6]。具體來說，高校應該充分認識到檔案服務利用工作對于高校發展的重要意義，并且在此基礎上，積極采取一系列有效措施，不斷的健全和完善傳統的檔案服務利用工作制度，建立一套科學統一的服務利用工作體系，盡量將檔案的服務利用工作體系化和流程化，從而使檔案服務利用工作更加科學高校，改掉傳統檔案工作中的缺陷和弊端。除此之外，在檔案的服務利用過程中，高校應該及時熟悉檔案管理領域的相關法律法規，并且結合高校自身的實際情況，對相關工作標準和工作流程進行詳細的梳理和細化，從而使高校的檔案服務利用工作更加具有針對性。

2.積極開展檔案服務利用工作的信息化建設

在高校檔案工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的高效利用。要想提升檔案服務利用水平，就要構建一套科學的數字化檔案管理模式，在傳統的檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理一體化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力物力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源[7]。因此，在強化檔案服務質量的過程中，要改進數據運算結構，打造一個統一的數據庫，注重檔案信息的開發，推進檔案部門和信息部門的整合，從而為檔案服務利用工作質量的提升創造良好的前提條件。

3.加大人才引進和培訓力度，提升高校檔案工作人員的整體素質

在新時期的發展形勢下，提升高校的檔案服務利用工作質量在很大程度上依賴于人才，人才對于檔案管理的創新和發展具有至關重要的作用，而目前高校檔案服務利用工作質量不高也與缺少專業人才密不可分，因此，要想加快檔案服務利用工作創新的步伐，提升高校檔案管理工作質量，提高工作人員的綜合素質十分關鍵，在此過程中，高校應該主要在專業人才的引進和培養上下費工夫[8]。具體來說，高校可以首先在單位內部挑選一些具有檔案管理專業知識的人進行檔案管理工作，并且定期或者不定期的對這些人進行培訓，從而不斷更新他們的知識體系，學習先進的檔案管理知識，提升檔案服務利用工作水平。

另外，高校還應該加大人才的引進力度，利用一些優厚的待遇條件，將檔案管理方面的優秀人才引入單位，為檔案服務利用工作注入新鮮的血液，提升檔案工作人員的整體素質，從而促進檔案服務利用工作質量不斷提升，也為以后的高校檔案管理工作發展奠定堅實的基礎。

結語

傳統的高校檔案服務利用工作已經無法適應時代發展的需要，在新時期的發展形勢下，高校應該對檔案服務利用工作引起足夠的重視，并且在此基礎上，不斷探索和改進提升檔案服務利用工作質量的有效途徑，加大人才的培訓和引進力度，積極開展檔案服務利用工作信息化建設，從而有效提升檔案服務利用工作的質量。

參考文獻

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