加強中職學校的學生檔案管理研究

張健 姚齊

【摘要】中職學校作為我國培養技能型人才的院校，承擔著為社會輸送技術技能人才的重任，隨著國家的教育改革，國家對職業教育投入了更多的建設，對中職院校的改革也更加重視。而學生檔案作為記錄學生在校學習期間的基本資料，是能對學生在校期間的學習、能力和變化的最直觀的表達，對學生今后的發展有著重要價值。因此中職學校需要對學生檔案管理更加重視，發現問題，提出問題，解決問題，這樣才能更好的為學生服務，為學生的發展添磚加瓦。

【關鍵詞】中職學校 檔案管理 優化建議

隨著我國教育教學的不斷發展，各個中職院校開始改革，隨著招生規模的不斷擴增，中職院校也開始面臨挑戰，作為我國培育技能型人才的院校，如何吸引學生，如何使教學優化培養人才，更重要的是使學生擁有一個美滿的前程，其中如何做好學生的檔案管理工作，提高學生檔案質量，也是與其息息相關的。

一、中職學校的學生檔案管理中出現的問題

（一）學校對學生檔案的重視程度淡薄

目前，大多數學生進入中職學校是為了學習一技之長，能夠幫助未來的工作發展，所以中職學校的管理者也往往將工作重心放在提高辦學力度和對學生的教育教學之上，使得學校對學生檔案的重視不足，學生檔案的管理也隨之出現問題。中職學校學生檔案管理的邊緣化情況的出現也是中職學校管理者出現辦學理念失誤的體現之一。同時中職學校的學生對學生檔案不重視，填寫的檔案格式不規范、甚至將重要信息漏填錯填，使得學生檔案管理問題叢生；還有一些學生報道不準時、轉學、退學等，使學生檔案缺漏現象出現，更加大了檔案管理工作的難度。

（二）學生檔案管理的不規范

由于學校對學生檔案管理的重視程度淡薄，學生檔案管理工作的職務空缺或是讓管理人員身兼多職，由于上級管理者的不重視，該職務沒有相關培訓，也沒有相關榮譽，使得檔案管理者沒有良好的業務水平，沒有專業的職業技能，也沒有從業的興趣，工作出現怠慢，所以更不會有整齊明了的學生檔案管理規范。有些中職學校還將學生檔案管理工作交給學生管理，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，使學生檔案管理問題火上澆油。學生檔案管理工作不受重視，使得學生檔案管理者的崗位也常常變動，沒有統一規范的管理程序，學生檔案管理的工作難以進行也理所應當了。在某些中職學校由于學校管理層并沒有為學生檔案管理配備專業的人員或學生檔案管理人員工作懈怠，使得學生檔案的內容缺少參考性，在錄入學生信息時沒有規范性，管理者對學生專業鑒定如出一轍，沒有創新，這使得學生檔案變成沒有利用價值的累贅。

（三）學生檔案管理設備的不完善

目前，大多數中職學校的學生檔案都是以紙質材料為主，而檔案需要分門別類，學生檔案分類管理需要耗費人力物力，檔案的存儲也需占據學校的空間，某些中職學校為了省去這一部分開銷，對學生們的檔案并不做分類管理，而是集中堆放，當學生就業或檔案轉移或學校對學生進行審查需要學生檔案時，會對查找學生檔案出現費時費力的情況。同時，由于學生的檔案具有歸檔工作量大、存儲數量多、整理時間長等特點，傳統的手動記錄已經很難適應現代信息化技術發展的需求。所以目前各個學校需要一套統一規范的學生檔案管理應用程序，以保證學生檔案的信息數據及時變更。

二、對加強中職學校的學生檔案管理的建議

（一）加強學校對學生檔案的重視程度

通過加大宣傳力度，增強師生對學生檔案的重視程度，積極維護和支持學生檔案管理工作，提高學生維護自己檔案的意識。通過宣傳讓大家意識到，學生檔案是事關中職學校全面推進素質教育、向社會輸送優良技術型人才和中職學生畢業就業的大事。培養中職學生對檔案材料的填寫的重視，做到檔案內容詳細完整、格式統一規范、字跡清晰簡潔、無缺漏錯填等符合要求的形式。對于報道不準時、轉學、退學等情況學生和管理者要主動維護學生自身的檔案，主動申請檔案跟隨本人，避免學生檔案遺失。同時，還需要提高教育主管部門對中職學校學生檔案管理重視程度，使其對中職學校學生檔案管理方面投入更多的經費，還需要對基層檔案管理人員進行更多的培訓。中職學校的管理者也需要對學生檔案工作更加重視，加強檔案管理人員的業務水平，還可以增加優秀學生檔案管理者的表揚榮譽，從而轉變檔案管理人員的對工作不夠重視的觀念。

（二）改善學生檔案管理的規范性

在中職院校學生檔案管理中，中職院校要與學生檔案管理工作人員建立全面、完善、統一的學生檔案管理制度，規范學生檔案管理工作，調動學生檔案管理人員的工作積極性，細化學生檔案管理的每一個環節的責任，使學生檔案管理人員對學生檔案的管理工作認真負責，并要求學校的每個職能部門都積極配合學生檔案管理工作。對學生檔案管理工作標準化、規范化，其十分重要的一步是提高管理人員的職業素質、道德素質、專業素質以及服務意識，因此學校管理層要定時對學生檔案管理人員進行專業的培訓，并且日常還需不斷的專業學習和高校之間進行意見交換，不斷更新學生檔案管理的理念與模式。同時還需對檔案管理人員進行選拔，對于不合格的管理人員，要進行一對一培訓或是替換，不斷增強檔案管理人員的職業素質、道德素質、專業素質，建立起從事檔案管理工作的職業感和責任感，為學生提供更優良的就業機會，為企業用人單位提供實事求是的檔案內容。

（三）完善學生檔案管理設備

對于以紙質材料為主的學生檔案，要進行分門別類，建立其統一規范的學生檔案管理操作間，方便對學生檔案進行查找和整理。在填寫檔案信息時，要使用統一規格的紙張，對紙張材料和字跡材料應用耐久不易損耗的，使得學生檔案方便保存，同時還需對檔案管理場地進行防潮、通風、防蟲、防鼠等保護項目。隨著現代化信息化的發展，電子化的辦公平臺越來越受到辦公人員的青睞，在學生檔案管理的工作中，除了保障硬件設施合格，還需要對信息儲存方式進行優化，最好的方式就是將學生檔案信息化，學校應加大信息化建設投入，建立電子數據庫，這樣可以做到提高工作效率、實時進行監控、資源可以共享、方便更新查找、保證信息完整，使學生檔案管理更加簡潔明了，方便工作人員管理，也方便了師生對學生檔案的填寫。

三、結語

目前，中職學校的學生檔案管理工作中仍然存在很多的缺陷和問題，如何健全中職學校學生檔案管理工作，關系到學生今后的發展，也影響著學校的教育教學效率和對社會的貢獻。因此，改善中職學校的學生檔案管理工作刻不容緩。

參考文獻：

[1]李明啟.淺談加強中職學校學生檔案管理的新舉措[J].課程教育研究，2017，（18）.