大數據技術在檔案管理中的應用研究

朱琦

摘 要：大數據技術的應用是檔案管理未來發展必須要重點關注的內容，為了探索大數據技術應用于檔案管理的具體方法，首先從滿足智慧城市發展需要、滿足檔案管理信息化需要、滿足檔案存儲信息化要求3個方面對現階段我國大數據技術應用于檔案管理的重要性進行了分析，最后從構建云端存儲、增強數據分析服務、提升數據檢索能力幾個方面論述了現階段大數據技術應用于檔案管理中的具體操作。

關鍵詞：大數據技術 檔案管理 管理模式

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）01（b）-0008-02

現階段我國檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，雖然為國家信息收集處理做出許多貢獻，但大數據時代的到來使得傳統檔案管理無法滿足現階段的發展需要。從總體上來看，現階段我國檔案管理的轉型過程相對較為艱巨，還存在著許多需要進一步完善的問題。將大數據技術應用于檔案管理當中對于我國檔案管理的發展具有非常重要的意義。基于此種情況，在本文當中筆者對現階段大數據技術在檔案管理中的應用進行了必要的研究與分析。

1 大數據技術應用于檔案管理的重要性

檔案管理對社會經濟的發展具有非常重要的推動作用，傳統檔案管理由于存在效率低、成本高的缺點已經越來越不被企業所接受。實施傳統檔案管理模式不僅不能夠有效地收集社會發展的動態信息，還為企業未來進入信息化領域埋下隱患。隨著大數據技術的日益完善，將大數據技術應用于檔案管理具有非常重要的意義，不僅可以解決傳統檔案管理模式效率低、成本高的問題，還可以滿足不同類型的檔案管理需求。因此，筆者在下文中對大數據技術應用于檔案管理對于社會發展的重要性進行了梳理總結，其具體重要性包括以下幾個方面。

1.1 滿足智慧城市發展需要

社會經濟的飛速發展導致信息化進程加快，不同地區都在建立不同規模的信息化智慧城市。智慧城市通過分析大量云端數據如經濟發展速率、經濟污染程度、經濟占比來得出城市未來的發展方向，對以后可能出現的問題做好防范措施和可能出現的機遇做好準備工作。現階段檔案管理通過云數據對智慧城市提供的信息主要包括大數據的云服務、大數據的有效整合、大數據的分類和大數據的快速查詢4個方面。智慧城市的建立對大數據技術檔案管理信息化程度的要求很高，完善的檔案管理服務系統是建立智慧城市的基本保障。

1.2 滿足檔案管理信息化需要

傳統紙質檔案由于存儲時間短、易丟失、查詢復雜等缺點已經無法滿足信息時代對檔案管理的發展需求，電子檔案由于獨特的云技術優勢已經慢慢取代傳統紙質檔案的位置。檔案管理信息化為人們對信息的查找和處理提供很多方便，但電子檔案信息化需要以大數據技術作為理論支撐才能夠滿足用戶多元化的服務需求。除此之外，大數據云技術應用于檔案管理信息化模式能夠有效地提高電子檔案的利用率，增強管理部門的服務效率和服務質量。

1.3 滿足檔案存儲信息化要求

檔案存儲數量隨著數據化時代的到來呈現指數型增長，不僅檔案數據變多，檔案的信息程度也變得愈加復雜，給檔案管理存儲帶來一定的挑戰。而應用大數據技術可以建立更加完善的云端電子檔案數據庫有效地對大量信息進行梳理分類，分析數據背后隱藏的信息，挖掘數據的多元價值，從而提高檔案的利用率和使用率，減少傳統紙質檔案管理中人力、物力、財力的損耗，降低檔案管理的運營成本。

2 大數據技術應用于檔案管理的具體操作

國家經濟化進程的不斷加快越發突顯出大數據技術下的檔案管理為社會未來發展的道路指明方向的重要性，分析云數據背后的多元價值對于企業、國家、個人都有著不同程度的意義，高效率、高質量的檔案管理模式也迫切需要“站”出來為人們做出貢獻。大數據技術的研究應用成熟為檔案管理的進一步發展提供條件，可以更好地保證檔案信息的完整性和安全性，也使得檔案信息的保密措施更加到位。以下是筆者總結的將大數據技術應用于檔案管理的具體操作。

2.1 構建云端存儲

大數據技術應用的最基本條件就是存儲空間足夠充足，存儲空間過小就不能保證數據信息的完整性，現階段建立云存儲是實施檔案管理應用的先決條件。云存儲是將信息通過網絡語言的形式存儲于網絡終端信息管理系統，不僅可以充分保障檔案的安全性，還可以對檔案進行動態式分析記錄滿足用戶不同程度的需求從而提供多元化信息服務。建立云存儲模式首先需要加強云端檔案管理的硬件基礎配置，增加檔案管理硬件的信息存儲量，其次是加入檔案管理不同作用的配套軟件來滿足對信息的收集、處理、分析。云存儲不僅可以對文字單一信息進行存儲，還可以對經過特殊處理的圖片、視頻、聲音進行存儲，從而擴大檔案管理的存儲范圍。另外，建立云存儲管理平臺時要保持與國家終端檔案管理系統的鏈接，實現對檔案信息的雙重存儲，保證信息的完整性。

2.2 增強數據分析服務

大數據技術應用于檔案管理最突出的特點就是對收集的大量信息進行分析，發掘數據背后隱藏的價值。數據分析服務的開展可以提供多種類型的服務從而滿足用戶對檔案信息的不同需求。基于此種情況，大數據技術下的檔案管理要增強對云端數據的分析能力來提高用戶使用檔案信息的工作效率和工作質量。增強數據分析服務不僅可以提升檔案管理的服務質量，還可以促進檔案管理的可持續發展。如果單一數據庫信息分析服務不能滿足用戶實際需求，還可以將多個檔案管理系統進行整合擴大范圍進行數據分析，真正做好用戶所需信息及時分析服務，提高檔案信息的查詢服務效率。

2.3 提升數據檢索能力

大數據技術應用于檔案管理為用戶提供了更加智能化、多元化的信息查詢方式。傳統紙質檔案管理最大的弊端就是檔案信息的檢索太過復雜，雖然設置了檔案管理檢索目錄，但在眾多的檔案信息中找到適合自己的信息還是非常困難的。大數據技術的應用可以將信息進行分類管理，用戶可以按照不同的搜索找到不同的信息，從而有效地提高用戶的檢索效率。大數據技術研究人員應用可視化分析技術可以使數據以圖表的形式來展示信息的發展方向，還可以對收集的信息實施特殊化處理，建立數據分析預測模型從而提供相關的數據附加模型，提升數據檢索的寬度和深度，從而達到更科學化的檢索能力水平。

3 結語

大數據時代的到來，使得包含檔案管理工作的社會各行各業在一定程度上都受到了大數據技術的影響。將大數據技術應用于檔案管理當中對于我國檔案管理的發展具有非常重要的意義，在本文當中筆者結合自己的實際工作經驗和社會理論數據分析，對當前階段可以應用于檔案管理工作的大數據技術進行了簡略的分析，希望可以促進檔案管理的進一步發展。

參考文獻

[1] 王毅，趙淑梅.國有企業技術創新與檔案大數據管理安全戰略研究[J].檔案學通訊，2014（2）：63-67.

[2] 李英.我國圖書情報與檔案管理學科研究現狀剖析——基于2009-2013年國家自然科學基金和國家社會科學基金立項的分析[J].圖書情報工作，2014，58（9）：31-36.

[3] 楊艷，薛四新，徐華，等.智慧檔案館技術系統特征分析[J].檔案學通訊，2014（4）：66-69.

[4] 王志宇，趙淑梅.非結構化電子檔案數據管理探析[J]. 檔案學通訊，2014（5）：54-58.

[5] 談清輝.國有企業科技檔案檢索方法提升與大數據管理探究[J].檔案學研究，2014（5）：60-63.

[6] 趙國俊.我國圖書情報與檔案管理學科發展中的分化與整合[J].情報資料工作，2013（3）：11-16.