探討文書檔案管理信息的電子化應用

周小榮

摘 要：作為我國檔案工作的一個重要組成部分，文書檔案管理工作在我國的很多行業中都有著非常廣泛的應用。最顯著的是在我國的行政領域中，例如，機關事業單位，各種社會團體，國有企業等，上述行政單位在日常的行政工作進行的過程中都會涉及到文書檔案的管理工作。文書檔案管理工作是在行政工作的文書工作逐漸的轉化而來，是一種較為常見的工作稱謂。本文主要針對文書檔案管理的信息電子化具體應用的問題進行詳細的闡述以及分析，希望通過本文的闡述以及分析，能夠有效的提升我國行政工作進行的過程中文書檔案管理的工作效率以及工作質量，同時也為我國的行政工作的管理工作的創新以及改革貢獻力量。

關鍵詞：文書檔案管理 信息電子化 優點 缺點 應用

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）01（b）-0027-02

在我國的社會發展的歷程當中，有很大的一部分發展史能夠從我國行政單位的文書檔案中進行索取和查閱。文書檔案能夠通過客觀的記錄來表達歷史的實際歷程，能夠最真實的反應出某一個階段的主要領導對于社會發展的重要決策；同時，還會針對部門的實際建設以及社會問題的研究等成果以及相應的過程進行詳細的記錄。因此，在我國的行政工作進行的過程中，文書檔案是一種客觀的存在，正是由于文書檔案的客觀性非常強，因此，在文書檔案工作進行的過程中，文書檔案的管理工作顯得至關重要。我國在機關行政工作進行的過程中已經針對文書檔案的管理工作有了非常豐富的管理經驗。我國傳統形式上的行政文書檔案管理工作主要是采用人工查詢或者是人工登記的方式來對文書檔案的相關內容進行整理、立卷、查詢、統計，這種傳統形式上的行政文書檔案管理工作雖然在一段時間內有助于我國行政工作的正常開展，但是隨著時間的推移，以及我國行政管理工作的發展和創新，傳統形式上的文書檔案管理工作已經逐漸的顯現出了其滯后性，越來越多的暴露了傳統文書檔案管理工作的弊端和缺陷。根據對比情況，傳統形式上的文書檔案管理工作主要存在4個缺陷問題，首先是傳統形式的文書檔案管理工作在檔案查詢的過程中耗費的時間較長；其次是傳統形式上的文書檔案管理工作在檔案登記管理的過程中程序較為繁瑣；再次是傳統形式上的文書檔案管理工作工作效率非常低下；最后是傳統形式上的文書檔案管理工作不具備安全性，很多的檔案不便于管理，因此，耗費的勞動強度較大。上述的4種缺點同我國行政單位大力倡導的自動化行政工作辦公背道而馳。尤其是我國信息化不斷發展和應用的今天，傳統形式上的文書檔案管理工作更加的突兀，人們越來越多的采用網絡來進行工作和辦公，目前，很多的行政管理工作都可以通過網絡進行處理和查閱監督。因此，我國的文書檔案管理工作也需要進行相應的改革和發展。目前，我國的電子化文書檔案管理工作已經在進行推廣和應用的過程中，在應用和推廣的過程中，能夠有效的提升文書檔案管理的工作效率，同時還能夠在很大程度上解放工作人員的工作強度，起到了精簡機構的作用，同時在文書檔案管理查詢的過程中，還能夠提供完整并且準確的文書檔案信息，最大限度地適應了行政工作的發展，同時也滿足了行政工作的發展需求。

1 行政工作進行的過程中電子化文書檔案管理工作的具體優點

1.1 電子化文書 檔案管理工作應用方便，同時信息檢索非常便捷

目前在行政工作管理的過程中，文書檔案管理工作在信息電子化的滲入下，工作載體有了非常大的改變，越來越多的文書檔案管理借助于光盤或者是磁盤等形式來存儲文書檔案信息和內容。之所以電子化的文書檔案管理工作越來越多的被應用，主要是有電子化的工作效率非常高，工作速度也會大幅度的提升，能夠通過計算機來處理各種檔案信息和數據。這是電子化文書檔案管理的最大優點所在。相比較于傳統形式上的文書檔案管理，在效率上以及完整性以及準確性上都有著非常大的提升和發展，最大限度上解放了人力，在檔案信息查閱的時候非常便捷，同時在檢索檔案相關信息的過程中非常的快和便捷，在檢索時間問題上就有了大幅度的縮短，因此，文書檔案管理工作效率的提升能夠在一定程度上提升行政工作的管理效率，更加的優化行政管理工作。

1.2 電子化文書檔案管理工作在檔案保管時相較于傳統形式上的文案檔案管理較為容易

相較于管理載體為紙質的方式，電子化形式的文書檔案管理在管理的過程中更加的容易并且便捷。目前在行政管理工作進行的過程中電子檔案在制作材料上應用的是高科技制作材料，不僅僅能夠避免潮濕以及蛀蟲，同時更加的環保，能夠有效的延長文書檔案的管理壽命。由于應用了電子化的文書檔案管理，能夠有效的處理好由于高溫或者是高濕度造成的文書檔案紙張的腐蝕或者是氧化的問題。電子檔案最主要的存儲形式有光碟或者是存儲硬盤燈，這些管理載體的特點就是操作簡單同時占據空間較小。在文書檔案管理的過程中并不需要針對管理工作本身投入大量的物力以及人力，因此，相較于傳統形式上的文書檔案管理，電子化應用下的文書檔案管理更加的便于保存，同時節省資源，在穩定性上也非常有優勢。

1.3 電子化文書檔案管理工作能夠有效的實現電子傳輸，最大限度地實現檔案信息以及內容共享

在傳統形式上的文書檔案管理中，由于管理載體的緣由，文書檔案并不能夠進行有效的共享以及進行交流，因此，傳統形式上的文書檔案管理大多存在閑置的狀況，不利于發揮出文書檔案的作用和管理效果，這樣就在一個方面造成了嚴重的浪費。隨著電子化文書檔案管理的不斷應用，能夠借助于網絡技術實現檔案內容的有效共享以及溝通交流，這樣非常迎合目前較快的工作節奏。同一電子化文書檔案管理工作能夠最大限度地提升檔案的傳輸安全性。

2 行政工作進行的過程中電子化文書檔案管理工作的具體缺點

首先，電子化的文書檔案管理的內容不能夠保障其真實性。其次，電子化的文書檔案管理由于電子網絡的大范圍應用，其安全性是一個較大的管理隱患。再次，電子化的文書檔案管理由于涉及到非常多的電子網絡知識，因此，對于相關的管理工作人員的要求較高。最后，電子化文書檔案管理工作面臨著電子檔案的相互兼容困惑。

3 針對電子化文書檔案管理工作的現有狀況的具體改進以及應對措施

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。因此，為了有效的改變和發展行政管理中的文書檔案管理工作，我們要針對安全的問題以及工作人員的素質問題進行針對性的發展和創新。

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