淺析紙質(zhì)檔案與電子檔案并存

馬迪

摘要：現(xiàn)代社會(huì)隨著科技進(jìn)步及管理手段、設(shè)備的創(chuàng)新出現(xiàn)了電子檔案，紙質(zhì)檔案不再一枝獨(dú)秀。電子檔案以其效率高、存儲(chǔ)量大等優(yōu)點(diǎn)而被人們廣泛使用。本文對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的區(qū)別、特點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)行對(duì)兩者共存的管理方法進(jìn)行探討，使得能夠共同效力于人們的工作和生活。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人直接參與社會(huì)實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。檔案是人們有意識(shí)保存下來的社會(huì)實(shí)踐的文件，它是人類記憶的基礎(chǔ)，連接人類社會(huì)的發(fā)展。隨著信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和電腦、手機(jī)等電子設(shè)備的普遍應(yīng)用，人們生活、工作的方方面面也隨之發(fā)生了巨大改變。電子檔案也悄然興起并且以其高效率、少空間、易共享、多樣性等特點(diǎn)越來越受到檔案管理工作者的青睞。有人甚至預(yù)言，在電子檔案興起的今天，紙質(zhì)檔案將被電子檔案所取代，未來的檔案世界將會(huì)是電子檔案的天下。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

紙質(zhì)檔案是以紙張為信息記錄載體的檔案。電子檔案主要是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等材料為載體的，具有原始記錄性和保存僧人的文字、圖像等電子文件資料。

1、記錄載體的區(qū)別

紙質(zhì)檔案是手工用筆、紙張等手段書寫、復(fù)制和制作的，其記錄載體是紙張。紙質(zhì)檔案以具體形態(tài)存在，人們可以直接拿來閱讀、使用。電子檔案的記錄、制作、處理、閱讀和傳輸都以電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)軟件為手段，以光盤、硬盤等為載體，以二進(jìn)制的數(shù)字編碼抽象形態(tài)存在，需要借助計(jì)算機(jī)將數(shù)字編碼轉(zhuǎn)化、還原為文字、圖像，人們才可以查閱。

2、存儲(chǔ)容量的區(qū)別

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以目前常用的A4紙為例，紙張面積為29.8cmX21cm，有效存儲(chǔ)量面積較小。而電子檔案的存儲(chǔ)空間，以日常生活和工作中常用的光盤為例，一張光盤的存儲(chǔ)量可達(dá)到400MB～600MB，可存放35萬A4打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息，這就相當(dāng)于把一個(gè)滿滿檔案柜里的檔案資料壓縮存放在一張光盤上。

3、耐久性的區(qū)別

美國國家檔案局?jǐn)?shù)十位專家對(duì)磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片等五種常用介質(zhì)進(jìn)行研究，紙張和膠片是最適宜檔案文獻(xiàn)的長期保存。纖維素是紙張的主要制成材料，具有較強(qiáng)的耐久性，只要能夠有效排除高溫、高濕等環(huán)境條件，紙質(zhì)檔案的壽命可延長到上百年甚至更久。隨著科技創(chuàng)新，近年研制出檔案專用紙張，為紙張存儲(chǔ)的耐久性提供保障。電子檔案的載體一般多是光盤和硬盤，對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年，載體脆弱且不穩(wěn)定，這無疑與檔案的作用產(chǎn)生矛盾。

4、可更改性的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，我們可以通過或提供檔案原件，或提供檔案副本或復(fù)制品，或提供檔案信息加工品等來滿足不同的檔案用戶的需要。而電子檔案的不安全性和資源的共享性，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)的限讀功能及反刪改、反復(fù)制、反銷毀功能，向使用者提供所需檔案信息的復(fù)制磁盤、光盤等。

5、信息唯一性的區(qū)別

紙質(zhì)檔案具有唯一性和原始性，紙質(zhì)檔案可作為憑證使用，人們常常通過對(duì)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料進(jìn)行分析進(jìn)而對(duì)其原始性加以判斷。與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)，完全沒有“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，并且具有信息共享性。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性高，不會(huì)被感染病毒，保留手寫原稿，可信度高，被篡改可能性小等特點(diǎn)。

電子檔案不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能查閱利用。電子檔案具有打破了利用者人數(shù)的限制、打破了紙質(zhì)檔案“固定場(chǎng)所”的限制、打破了“利用時(shí)間”的限制、利用方式多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保性、便于傳輸性，在使用過程中易被修改和被破壞，對(duì)設(shè)備具有依賴性等特點(diǎn)。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存

目前已經(jīng)形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，電子檔案和紙質(zhì)檔案的并存管理，對(duì)檔案界來說是一個(gè)新的課題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是指既要保存紙質(zhì)檔案，又要保存電子檔案。繼續(xù)以紙張作為載體保持文件的原始性、憑證性以及權(quán)威性。將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并打印成紙質(zhì)檔案以便長時(shí)間保存。把一些在互聯(lián)網(wǎng)上已經(jīng)公開的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長補(bǔ)短，長期并存。

做好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達(dá)到檔案作息最大限度的利用，同時(shí)又能使這些資源得到最安全和最有效的保護(hù)。就目前發(fā)展的趨勢(shì)來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存時(shí)代已經(jīng)來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會(huì)有更多的技術(shù)和方法產(chǎn)生，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會(huì)成為一個(gè)熱點(diǎn)話題。

信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。電子檔案由于會(huì)受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，安全性無法得到確切的保證上，因而雖然紙質(zhì)檔案作為重要的備份形式加以保存。但是在當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙、合理的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。

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