城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理的探索

摘要：在互聯網時代的正面影響下，城建檔案管理工作模式發生了翻天覆地的變化。為了進一步提升工作的實效性，主張通過信息技術轉變檔案管理方法，電子檔案的出現讓紙質檔案備受沖擊。本文將分析城建檔案紙質檔案和電子檔案實現并行管理的相關問題，結合實際的情況加以分析，全面的了解現狀和亟待改進的方面，為保證二者實現有效銜接，需要慎重的分析其合理性，以此推動城建檔案管理工作的整體發展態勢。

關鍵詞：城建檔案；紙質檔案；電子檔案；并行管理

電子信息網站的出現使得城建檔案管理工作面臨著重要的轉折。對于城市居民來說，城建檔案的管理意義重大，這關系到城市未來的發展前景和以往的精神面貌，因此其重要性備受矚目[1]。在信息技術的推動作用下，電子檔案和紙質檔案的沖突亟待解決，想要穩步的推動城市檔案管理的整體進步，需要實現二者的有效銜接，保證更好的發揮出各自的優勢。

一、城建檔案紙質檔案及電子檔案自身的特點分析

目前來看，城建檔案管理工作的重要性受到關注，在信息化時代的影響之下，電子檔案的出現給紙質檔案帶來沖擊，隨著城市化進程的加快，紙質檔案的工作效率無法滿足其根本的需要，應該在分析基本趨勢的前提下，將紙質檔案和電子檔案的優勢相互連接，保證更好的為城建檔案管理工作創造優質條件。

（一）紙質檔案信息完整且真實

紙質檔案誕生的時間較早，對比于電子檔案來說歷史悠久，在檔案生命的延續中，紙質檔案更久遠，為城市的進一步發展提供了重要的參考依據[2]。原始檔案的記錄多采用手寫，因此可以將信息的真實性還原出來，同時也彰顯出獨特的憑證價值。對比于電子檔案來說，這種紙質檔案上的手工文字和具有法律效力的印章更勝一籌。

（二）紙質檔案具有局限性

但是紙質檔案也存在著基本的局限性，在時間的推移下，紙質檔案上原有的印記會逐漸的淡化，甚至于受到溫度和濕度的影響，造成部分檔案資料的丟失，為了保證檔案信息的完整性，需要及時的借助于電子檔案的優勢，將相關的信息錄入到計算機中，由此延長檔案信息的期限。

（三）電子檔案具有時效性

城建檔案管理工作講求時效性，同時重視使用效率。其不同于其他領域的檔案資料，多數情況下，需要借助于文字、聲音及圖形等加以記錄，受到傳統紙質檔案的時效性影響，在對相關信息數據進行記錄時，難以靈活的運用多種形式加以整合，這就給電子檔案的誕生創造了契機[3]。電子檔案可以通過多次的記錄和輸出，將相關的檔案信息予以完善，為后續的查詢和利用提供便利的條件。

（四）電子檔案可實現信息共享

電子檔案能夠實現信息的共享，對于城建工作來說，涉及到多個環節時，需要忽略時間和空間上的限制，隨時隨地的查閱到檔案中的信息。傳統紙質檔案在上述工作中表現出了局限性，無法實現信息的隨時共享，因此需要考慮電子檔案的優越性，通過分析其跨越時間和空間的障礙，滿足多名用戶共同閱讀和使用的需求，可從最大的程度縮減了用戶們的等待時間。

二、城建檔案紙質檔案及電子檔案并行管理的對策

（一）明確基本的應用原則

在城建檔案管理工作具體落實的過程中，應該重視有序且規范的工作流程，這是開展工作的必要條件。只有層次分明的檔案管理體系，才可以更好的落實管理工作的任意環節，由此為整體工作的開展營造出良好的空間。在現階段，城建檔案管理工作需將紙質檔案和電子檔案有效銜接，實現并行管理模式，將其自身的優勢充分地發揮出來，保證可以揚長避短，通過打造出的先進管理層，實現與現代化電子技術的完美融合，推動檔案管理工作的整體進程[4]。不管是哪一個環節的工作人員，需要將城建檔案工作做到有章可循，在雙檔并行管理的過程中，構建起精細化的管理團隊，將團隊合作的優勢全面凸顯出來。

（二）注重并行管理模式的有效利用

在實現紙質檔案和電子檔案并行管理工作的基礎上，應該合理的選擇并行管理的模式，重視服務手段上的創新與改革。城建檔案管理工作的基本目標就是在后續需要使用檔案資料的時候，能夠及時的通過查詢信息尋找到突破點，因此在實際工作中，不管是紙質檔案還是電子檔案，都應該嚴格的落實服務到位的準則，保證更好的對雙檔管理工作和操作人員及時展開培訓，結合著整體的工作進程引導著相關的工作人員扎實掌握專業的知識，由此為檔案事業的進步和可持續發展做出貢獻。

（三）建立健全規章制度

在開展相關工作的時候，應該重視與時俱進的原則，通過正確的方式，對傳統的紙質檔案準確分析，不可以一味的否認其存在的優勢，在具體應用電子檔案的時候，應該明確簽字、印章等實物存在的必要性，當制作完電子檔案之后，必須要依照合理的標準分類展開歸檔整理[5]。在開展檔案管理工作的時候，應該以科學的規章制度為根本，通過其發揮出的規范作用，讓電子檔案和紙質檔案的優勢充分發揮，保證為檔案管理工作的整體運行創造良好的條件。城建檔案管理工作應該全面的分析城建檔案中涵蓋的基本內容，結合其日后的發展態勢，轉變思想觀念，確保電子檔案和傳統紙質檔案和諧有序并行。

結語

在信息技術和信息資源逐漸增多的今天，電子檔案對紙質檔案造成了巨大的沖擊，但是不可以一味的忽視紙質檔案的優勢，抬高電子檔案的優越性，應該慎重分析兩者的優點和缺點，適當的規避其缺點的出現，將兩者合理的聯系到一起，在城市檔案管理工作開展的過程中，積極的將電子檔案和紙質檔案的優勢發揮出來，實現并行管理模式的基礎上，健全各項規章制度，以此維護城建檔案的工作流程，確保其更好地為城市發展出謀劃策。

參考文獻：

[1]劉瑞欣.城建檔案管理工作的現狀分析及對策探討[J].城建檔案，2017（12）：49-51.

[2]高珊.城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理初探[J].經貿實踐，2017（23）：213.

[3]王蕾.城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理初探[J].城建檔案，2016（06）：48-49.

[4]姚鳴蕾.探索城建檔案“三位一體”管理——以太倉市建設檔案館為例[J].檔案與建設，2015（06）：77-80.

[5]王權民，張顏.城建檔案信息全電子化管理的必要性與可行性分析[J].城建檔案，2013（01）：19-22.

作者簡介：劉東風（1967.10）女，民族：漢族，籍貫：湖北省武漢，學歷：本科，職稱：中級，主要從事城建檔案的管理工作，單位：武漢市東西湖區城市建設檔案館。