淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

郇彩霞

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的、具有重要價值的信息資源。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用己經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大。但醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)還相對的滯后，不能滿足當(dāng)前社會的新要求，醫(yī)院檔案管理的低效低能也嚴(yán)重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，符合新時代發(fā)展的要求，這是醫(yī)院檔案管理當(dāng)前亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化；開發(fā)與利用

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1、醫(yī)院檔案管理整體效率低，受傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作方式的影響

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案是紙質(zhì)檔案，在檔案立卷裝訂歸檔方面，主要依靠大量手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動量大。在永久保存中存在劣勢，但是在信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成信息資源存儲，存在技術(shù)與操作上等各方面問題，且醫(yī)院不同部門檔案信息不盡相同，對信息技術(shù)設(shè)備要求不同，在整合醫(yī)院檔案信息時，存在信息檢索不便、管理不便等問題。

2、醫(yī)院信息化建設(shè)不能滿足醫(yī)院日益增長的需要

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案資料越來越多，種類越來越繁雜，要想實現(xiàn)信息化醫(yī)院檔案管理工作，需要醫(yī)院信息化建設(shè)能夠使使用者便捷利用，需要提高醫(yī)院信息系統(tǒng)的實用性與高效性。當(dāng)今醫(yī)院檔案管理工作信息化，有利于實現(xiàn)高效、高質(zhì)，隨時隨地實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的查詢與利用。市場上的醫(yī)院檔案信息管理軟件在建立檔案檢索工具方面，耗時耗力地進(jìn)行人工制作，在實用性與針對性上仍然缺乏，在利用時需要人工輔助找尋，手續(xù)繁瑣操作不便，利用效率低下。檔案管理工作服務(wù)方式仍然是一種比較封閉的形式，擁有較大的局限性，不利于使用者上門查閱檔案，特別是不能方便地為醫(yī)護(hù)工作人員所利用，不能充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)臨床的作用。

3、醫(yī)院檔案管理軟件開發(fā)不能滿足醫(yī)院實際需求

目前，醫(yī)院檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療技術(shù)的高速發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件不能適應(yīng)醫(yī)院管理工作多樣化的需求。在眾多需要記錄的醫(yī)療信息中，醫(yī)院檔案管理軟件操作不便，不能滿足醫(yī)護(hù)人員針對不同備案信息的存儲需求。當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及檔案管理軟件的發(fā)展，使得檔案管理在各醫(yī)院檔案綜合管理中發(fā)揮了重大作用，改變了傳統(tǒng)的手工檔案管理的不少弊端，大大減少了工作量，實現(xiàn)了節(jié)能和節(jié)約人工、庫存等成本，特別是在檔案的再利用上，途徑多種化的檢索，大大便利了醫(yī)護(hù)人員對檔案信息的查找和利用，實現(xiàn)了檔案管理上質(zhì)的飛躍。

4、醫(yī)院檔案管理缺乏完善的制度支撐

檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是保證歸檔信息有效性，便于再利用的關(guān)鍵。不規(guī)范的檔案管理與低標(biāo)準(zhǔn)化程度大大影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。從醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展現(xiàn)狀來說，醫(yī)院的收費(fèi)系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)、病歷病案系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)等部門系統(tǒng)檔案管理不能有效溝通，軟件來源規(guī)格不一，不能實現(xiàn)信息資源的有效互通，檔案管理信息系統(tǒng)存在著接口、存貯檔案數(shù)據(jù)方式等不同和無法交換等問題，醫(yī)院檔案信息資源無法實現(xiàn)院內(nèi)共享。在各醫(yī)院的信息化建設(shè)中，檔案管理信息系統(tǒng)各行其是，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析不能夠統(tǒng)一，不能實現(xiàn)檔案信息共享的要求，就談不上完善檔案的信息化管理。

5、醫(yī)院檔案管理缺乏素質(zhì)過硬的專業(yè)檔案管理人才

新時代下，醫(yī)院檔案管理工作有了更高的要求，醫(yī)院檔案管理人員需要醫(yī)學(xué)與檔案學(xué)方面的綜合性人才。當(dāng)前，大部分醫(yī)院檔案管理工作人員，專業(yè)知識缺乏更新，計算機(jī)等新技術(shù)設(shè)備操作能力不足，使得檔案管理信息化工作不能有效開展。

6、醫(yī)院檔案管理工作的硬件設(shè)備不足，缺乏醫(yī)院的重視與投入

在信息技術(shù)大發(fā)展的時代，信息化管理檔案需要專業(yè)的設(shè)備，需要前期的大量資源的投入，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)得不到足夠重視的今天，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐緩慢，管理理念繼續(xù)改變，醫(yī)院檔案信息資源的利用也低效，大大制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

二、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

1、增加對醫(yī)院檔案管理工作的投入，配備先進(jìn)的軟、硬件設(shè)備

由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)的軟硬件和操作系統(tǒng)更新很快，因此，醫(yī)院檔案的電子檔案的設(shè)備需要及時采用最新型號、最前瞻的軟硬件，同時注意系統(tǒng)之間的兼容性，電子檔案定期備份到新型的存儲介質(zhì)上，使得電子檔案無論計算機(jī)系統(tǒng)如何更新，都能夠隨時讀取。

2、完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理運(yùn)作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫(yī)院整體信息化工作中，這樣就不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫(yī)院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院加快信息現(xiàn)代化建設(shè)的需要。同時建立完善的檔案管理制度體系，使得醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3、樹立以人為本的管理理念，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

隨著電子檔案的發(fā)展，檔案人員不單純是資料的保管者，而是信息的傳播者、利用者、導(dǎo)航者。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案人員的繼續(xù)教育和知識更新，要培養(yǎng)既掌握信息知識又懂醫(yī)療工作流程的人才，提高檔案信息的篩選能力。對接收進(jìn)館的電子文件要逐一鑒定檢測，采用嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理制度，實行分管人員負(fù)責(zé)制，以確保電子檔案的安全和質(zhì)量。個人素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量和真實性，在人員的使用和培養(yǎng)方面一定要重視，使其在品德、業(yè)務(wù)都適應(yīng)新形勢的要求，并且通過對檔案人員進(jìn)行定期的考核，以促進(jìn)他們自我完善。

總之，在國家信息化醫(yī)院檔案信息管理的總體規(guī)劃，根據(jù)信息流，共享和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的原則，信息技術(shù)，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)院檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)資源共享，具有重大的現(xiàn)實意義和長遠(yuǎn)的有效利用和現(xiàn)代化管理的意義。

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