淺議醫院檔案管理的信息化建設

郇彩霞

摘要：醫院檔案是醫院在醫療活動中形成的、具有重要價值的信息資源。隨著現代科學技術的發展，醫院檔案的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院檔案管理中的應用己經越來越廣泛，其作用也越來越大。但醫院的檔案管理信息化建設還相對的滯后，不能滿足當前社會的新要求，醫院檔案管理的低效低能也嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展要求，符合新時代發展的要求，這是醫院檔案管理當前亟待解決的問題。

關鍵詞：醫院檔案管理；信息化；開發與利用

一、醫院檔案管理信息化建設的現狀

1、醫院檔案管理整體效率低，受傳統醫院檔案管理工作方式的影響

傳統的醫院檔案是紙質檔案，在檔案立卷裝訂歸檔方面，主要依靠大量手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動量大。在永久保存中存在劣勢，但是在信息技術應用到醫院檔案管理工作中，紙質檔案轉換成信息資源存儲，存在技術與操作上等各方面問題，且醫院不同部門檔案信息不盡相同，對信息技術設備要求不同，在整合醫院檔案信息時，存在信息檢索不便、管理不便等問題。

2、醫院信息化建設不能滿足醫院日益增長的需要

隨著醫院的不斷發展，醫院檔案資料越來越多，種類越來越繁雜，要想實現信息化醫院檔案管理工作，需要醫院信息化建設能夠使使用者便捷利用，需要提高醫院信息系統的實用性與高效性。當今醫院檔案管理工作信息化，有利于實現高效、高質，隨時隨地實現醫院檔案信息的查詢與利用。市場上的醫院檔案信息管理軟件在建立檔案檢索工具方面，耗時耗力地進行人工制作，在實用性與針對性上仍然缺乏，在利用時需要人工輔助找尋，手續繁瑣操作不便，利用效率低下。檔案管理工作服務方式仍然是一種比較封閉的形式，擁有較大的局限性，不利于使用者上門查閱檔案，特別是不能方便地為醫護工作人員所利用，不能充分發揮檔案信息資源服務臨床的作用。

3、醫院檔案管理軟件開發不能滿足醫院實際需求

目前，醫院檔案管理軟件的開發速度和水平不能適應當前醫療技術的高速發展，尤其是醫院檔案管理軟件不能適應醫院管理工作多樣化的需求。在眾多需要記錄的醫療信息中，醫院檔案管理軟件操作不便，不能滿足醫護人員針對不同備案信息的存儲需求。當前計算機技術的發展以及檔案管理軟件的發展，使得檔案管理在各醫院檔案綜合管理中發揮了重大作用，改變了傳統的手工檔案管理的不少弊端，大大減少了工作量，實現了節能和節約人工、庫存等成本，特別是在檔案的再利用上，途徑多種化的檢索，大大便利了醫護人員對檔案信息的查找和利用，實現了檔案管理上質的飛躍。

4、醫院檔案管理缺乏完善的制度支撐

檔案管理規范化與標準化是保證歸檔信息有效性，便于再利用的關鍵。不規范的檔案管理與低標準化程度大大影響了醫院檔案管理信息化建設的進程。從醫院現階段發展現狀來說，醫院的收費系統、統計系統、病歷病案系統、人事系統、檢驗系統等部門系統檔案管理不能有效溝通，軟件來源規格不一，不能實現信息資源的有效互通，檔案管理信息系統存在著接口、存貯檔案數據方式等不同和無法交換等問題，醫院檔案信息資源無法實現院內共享。在各醫院的信息化建設中，檔案管理信息系統各行其是，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實現檔案信息共享的要求，就談不上完善檔案的信息化管理。

5、醫院檔案管理缺乏素質過硬的專業檔案管理人才

新時代下，醫院檔案管理工作有了更高的要求，醫院檔案管理人員需要醫學與檔案學方面的綜合性人才。當前，大部分醫院檔案管理工作人員，專業知識缺乏更新，計算機等新技術設備操作能力不足，使得檔案管理信息化工作不能有效開展。

6、醫院檔案管理工作的硬件設備不足，缺乏醫院的重視與投入

在信息技術大發展的時代，信息化管理檔案需要專業的設備，需要前期的大量資源的投入，在醫院檔案信息化建設得不到足夠重視的今天，醫院檔案信息化建設步伐緩慢，管理理念繼續改變，醫院檔案信息資源的利用也低效，大大制約了醫院檔案信息化建設。

二、促進醫院檔案管理信息化建設的有效對策

1、增加對醫院檔案管理工作的投入，配備先進的軟、硬件設備

由于信息技術的飛速發展，計算機的軟硬件和操作系統更新很快，因此，醫院檔案的電子檔案的設備需要及時采用最新型號、最前瞻的軟硬件，同時注意系統之間的兼容性，電子檔案定期備份到新型的存儲介質上，使得電子檔案無論計算機系統如何更新，都能夠隨時讀取。

2、完善醫院檔案管理制度

醫院檔案管理運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫院整體信息化工作中，這樣就不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫院加快信息現代化建設的需要。同時建立完善的檔案管理制度體系，使得醫院檔案管理工作規范化、標準化。

3、樹立以人為本的管理理念，培養一支高素質的檔案管理隊伍

隨著電子檔案的發展，檔案人員不單純是資料的保管者，而是信息的傳播者、利用者、導航者。首先，醫院領導要重視檔案人員的繼續教育和知識更新，要培養既掌握信息知識又懂醫療工作流程的人才，提高檔案信息的篩選能力。對接收進館的電子文件要逐一鑒定檢測，采用嚴格的措施，制定嚴密的管理制度，實行分管人員負責制，以確保電子檔案的安全和質量。個人素質關系到電子檔案的質量和真實性，在人員的使用和培養方面一定要重視，使其在品德、業務都適應新形勢的要求，并且通過對檔案人員進行定期的考核，以促進他們自我完善。

總之，在國家信息化醫院檔案信息管理的總體規劃，根據信息流，共享和優質服務的原則，信息技術，利用計算機網絡，醫院檔案資源數字化、網絡化管理，實現資源共享，具有重大的現實意義和長遠的有效利用和現代化管理的意義。

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