如何加強事業單位檔案管理安全

劉淑娟

摘要：隨著社會的進步和信息時代的到來，事業單位的管理模式也在逐漸更新，不斷向現代化、自動化轉變，這種管理模式的轉變為事業單位的檔案管理提供了便利，促進了事業單位的與時俱進，提高了工作效率，事業單位的檔案管理工作對于事業單位來說有著很重大的意義，這也就要求事業單位要進一步加強檔案管理安全工作。本文就事業單位檔案管理的意義，當前事業單位檔案管理存在的問題，以及如何加強檔案管理安全，作出了相關闡述。

關鍵詞：事業單位檔案管理；問題；加強管理安全

檔案管理工作在事業單位的眾多工作內容中是一項基礎性工作，也是一項重要工作。做好檔案管理工作能夠為事業單位各項工作的展開，提供便利，也能夠記錄事業單位的發展、變化軌跡。在當前信息化、自動化的檔案管理工作模式下，事業單位檔案管理人員要學習現代化的檔案管理方法，還要學習如何加強單位檔案管理的安全工作，以保障事業單位各項工作的順利進行。

一、事業單位檔案管理工作的重要意義

（一）檔案管理工作便于資料的查詢

事業單位的檔案管理水平能夠反映單位的運營情況。檔案管理工作為單位查詢資料提供依據，也為職工與單位合法權益提供憑證。所以在事業單位的管理工作中，檔案管理工作是必不可缺的重要環節。它便于發現事業單位在發展過程中存在的問題，從而提高事業單位的管理質量。

（二）檔案管理工作能夠促進事業單位的穩定發展

領導能否準確分析事業單位的業務情況、業績和事業單位在發展過程中存在的問題，都要以該單位的檔案管理為參考。事業單位如果能夠真實有效的完整記錄本單位的發展歷史，為人們尋找適合自己的崗位提供了重要參考信息，這樣也就促進了事業單位的穩定發展。

（三）檔案管理工作能夠如實反映事業單位水平

為了滿足社會需求，事業單位的當然管理工作也在不斷的深化改革和創新，這種改革和創新是以事業單位的發展特點為依據，并根據實際情況及時采取措施，來提高事業單位的社會形象，進而促進事業單位與時俱進、全面發展。因此，檔案的管理工作水平如實，反映著事業單位的發展水平。

二、影響事業單位檔案管理安全的因素

當前，在一些事業單位存在著檔案管理體制不完善的問題，若管理體制不完善，會使檔案管理工作人員對于日常工作無章可循，調整、外借檔案記錄不完善，致使部分檔案無故丟失。此外，還出現了檔案資料被涂改的現象，這種現象降低了事業單位檔案的參考價值。檔案管理硬件設施的配置也能體現出檔案管理體制的不完善。目前國內很多企業都將計算機網絡技術應用到了日常的工作和管理中，極大的提高了企業的工作效率，促進企業經濟發展。現在，計算機網絡的運用已經很廣泛了。但是在一些事業單位，大多數檔案信息管理還是通過手工或是簡單的計算機軟件來完成的，計算機網絡技術應用的很少，這種落后的檔案管理方法，不能把所有的檔案信息進行統一的整理。另外，紙質檔案的保存條件也比較差，很多檔案資料隨著時間會被漸漸磨損，降低了事業單位檔案的安全保存，甚至，在一些事業單位沒有單獨的檔案保存室。

三、加強事業單位檔案管理安全的策略

（一）改善檔案保管條件

健全的檔案保管條件是事業單位檔案管理安全的根本。首先，事業單位應設有單獨的檔案室，只是在辦公室或其他科室的內部形成檔案室，對于檔案的保管工作十分不利。有了獨立的檔案室，能夠提高檔案的安全性。其次，事業單位在檔案管理工作中應普及計算機網絡技術的應用，先進的檔案管理辦法能夠把所有的檔案信息進行統一的分類、整理，同時，檔案管理的電子化也提高了檔案保存的永久性。

（二）完善檔案管理體制

完善的檔案管理體制能夠促進檔案管理工作人員的工作規范和工作進程。完善的檔案管理體制應包括以下幾點：1.加強檔案室管理工作以確保檔案的安全。要配備專職或兼職的專業人員來保證檔案室資料的安全問題。2.要重視檔案的存放工作。在存放檔案時，要按照檔案的門類、時間、保管期限進行分類存放，嚴禁亂堆亂放。3.要格外注意檔案流動過程中的安全防護。在借閱檔案，或因其它原因把檔案調離檔案室時，嚴格執行檔案借閱制度，辦理必要的借閱手續，防止檔案丟失。4.做好電子檔案的保密工作，力求“不失密”。檔案管理的電子化，雖然方便使用，但是也給檔案的保密工作帶來了風險。因此要注意運用一些電子科技手段保護電子檔案的安全性，同時還要注意，對于國家機密，要堅持“上網計算機不涉密，涉密計算機不上網”的保密原則。

結語：

事業單位的檔案管理工作至關重要，在隨著技術和經濟發展的同時，要改變和提高檔案管理工作的工作方式及工作水平。面對檔案管理工作中出現的種種問題，事業單位要積極解決。為檔案管理工作人員提供齊全的檔案保管條件，并建設完善的檔案管理體制，從各個方面來加強事業單位的檔案管理安全。

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