加強事業單位檔案管理信息化建設的有效策略研究

史效東

摘 要：在事業單位中，加強檔案管理的信息化建設具有至關重要的作用，檔案管理工作質量的優劣，管理效率的高低，更影響著事業單位的發展。但是，目前我國事業單位檔案管理工作還存在著一定的問題，為了加強事業單位檔案管理的信息化，本文提出了相關的建設性策略，以促進事業單位發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理信息化；策略研究

二十一世紀是信息化飛速發展的時代，實現事業單位檔案管理信息化，可以使檔案利用率提高，實現信息的快速傳遞，提高辦事效率及工作的準確性。但是，我國事業單位檔案管理工作還不太完善，還沒有達到信息化的標準。本文針對我國目前事業單位檔案管理的現狀，從我國檔案管理出現的問題出發，提出了一些相應的策略。

一、當前事業單位檔案管理的現狀

（一）缺乏專業的管理人員

檔案管理的信息化建設對于事業單位的發展具有積極的促進作用，同時，檔案管理人員在其中又扮演著舉足輕重的角色，檔案管理人員的素質決定了檔案管理的狀況，但是，目前我國大多數事業單位檔案管理人員專業知識缺乏、綜合素質偏低。其中部分工作人員的年齡較大，不具有相對成體系的專業知識儲備，難以適應當前的信息化要求。在當前的發展階段，信息化程度不斷加深，必須擁有高素質的人才，方可促進檔案管理工作的順利開展。因此，缺乏專業的管理人員，以及管理人員綜合素質結構的不合理性，是制約當前事業單位檔案管理工作信息化水平的重要因素之一。

（二）事業單位檔案管理設備較為落后

在當前的事業單位的發展過程中，不僅在獨立的檔案管理部門中缺乏相應的信息化檔案管理設備，而且在事業單位中，檔案管理的信息化建設還不完善，沒有數字化管理設備，信息化水平還有待于進一步加強。這極有可能造成相關資料的損壞或者信息保存不完整，進而影響檔案管理工作的整體效率，制約事業單位的發展。

（三）檔案管理效率低

在當前的事業單位檔案管理的過程中，雖然已經做出了一定的改革，對于工作效率的提高具有一定的積極作用，但是，還沒有完全達到信息化的水平。除此之外，由于事業單位自身對于檔案管理認識的不足，對檔案管理工作有所忽視，缺乏相應的保護措施。同時，在檔案的使用方面，檔案不能被完全有效地利用，造成檔案管理在實際工作的價值大大降低，影響檔案管理工作的效率以及實際作用的發揮。

（四）基礎信息建設工作滯后

目前，我國檔案管理工作存在問題的最重要的一個環節，就是基礎信息建設工作方面的問題，而由于大多數事業單位都忽視了其重要性，對于檔案管理的基礎設施建設投入較少，重視程度不夠，基礎設施建設較為薄弱，使得在日常的工作中經常出現相關管理設施不齊全和資料不完整等問題，使得事業單位檔案管理工作發展停滯不前甚至落后，進而影響事業單位自身的發展。

二、實現檔案管理信息化的優勢

在信息化技術不斷發展的今天，為了促進事業單位的檔案管理工作不斷發展，提升檔案管理的信息化水平具有至關重要的作用。因此，加強事業單位檔案管理信息化的建設，采用信息媒介的管理，實現信息資源的合理化管理，不僅可以提高檔案信息管理的效率，而且還可以提高信息傳播的速度，使信息與我們的日常工作接軌，使我們的工作效率與工作質量得到提高。與此同時，還可以改善以往將檔案擱置堆放的情況，使信息的保存更加安全，還能夠減少紙張的浪費，保護環境，實現資源的有效利用。為了達到檔案管理的專業化、便捷化、高效化、一體化，我們更應該充分發揮檔案管理信息化的優勢。

三、關于檔案管理信息化建設的策略

（一）提高管理人員的素質

要提高檔案管理的信息化，一定要提高檔案管理人員的素質，只有管理人員的素質提高了，才能為檔案管理信息化提供保障。因此，在檔案管理信息化的建設中，相關部門應該加強對工作人員的培養，倡導每位管理人員都積極參加培訓，全面提高管理人員的綜合素質與業務能力，使檔案管理人員學會高效的、信息化的管理技能。同時，為了加強檔案管理的信息化程度，還應該吸收網絡技術人才，從而使檔案管理工作更加信息化、高速化。

（二）全面更新檔案管理信息化設備

在事業單位的檔案管理工作中，全面更新檔案管理的信息化設備，充分利用信息化軟件和硬件設備，能夠有效地提升檔案管理工作。以現代化的管理形式推動當前檔案管理工作的順利開展，有利于完善事業單位檔案的信息化建設。

（三）提高檔案管理的效率

事業單位的檔案管理，是對資源的整合，有利于為我們提供便捷的渠道。為了提高檔案管理的效率，可以使全部檔案進行統一的整合，從而實現一體化。同時，事業單位的檔案管理工作需要依托于嚴格的規章制度，按規矩辦事，按制度管理，從而不斷提高事業單位檔案管理工作的效率，推動檔案管理工作向信息化方向發展。

（四）加強檔案管理信息建設

傳統的檔案管理工作以工作效率低等缺點，逐步被信息化檔案建設方式所代替。在當前的事業單位檔案管理工作中，要充分發揮相關部門及其領導的引導作用，高度重視檔案管理方式的現代化轉變，從而為事業單位檔案管理的信息化建設創造健康的發展空間。因而，加強檔案管理的信息建設，有利于推動事業單位檔案管理工作實現科學、高效的發展。

四、結束語

在信息化飛速發展的今天，無論是個人還是企業，都要適應社會的發展。在檔案的管理使用中，相關工作人員應該履行自身的義務。檔案整理是一個艱巨的任務，也是一項巨大的工程，在檔案管理過程中，加強信息化的管理更是刻不容緩的。事業單位不同于其它單位，其管理方式更應該嚴格，在經濟高速發展的今天，只有不斷加強創新意識，才能更加高效地工作。因此，加強事業單位信息化的管理是十分必要的。

參考文獻

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