電力設計數字檔案館建設實錄及評析

摘 要：本文從福建院數字檔案館建設背景和思路出發，介紹了福建院數字檔案館系統功能、系統資源、安全保障體系、項目實施保障等建設過程，并做分析評價，最后提出了數字檔案館后續工作方向。

關鍵詞：數字檔案 檔案數字化 電子檔案 數字檔案館

1 前言

福建省電力勘測設計院（以下簡稱福建院）信息化建設起步較早，已建立了設計項目全過程管理系統《設計院項目管理信息系統平臺》（簡稱項目管理系統）、《OA辦公系統》、《檔案管理系統》等，為進一步提升信息化檔案管理水平，發揮檔案效益，更好地為企業的生產和管理服務，在電力設計行業相繼開展數字檔案館建設推動下，根據電力設計行業數字檔案館建設指導意見的具體要求，結合福建院信息化建設的現狀及檔案管理實際情況，既提供傳統紙質檔案的管理，又著眼于未來檔案數字化的時代趨勢，從建設目標、整體架構、功能分析、技術路線、實施路線、項目組織、進度安排、資源配置等方面編制了數字檔案館建設方案，經過院領導、管理部門、生產設計部門的全方位評審后通過，按照數字檔案館系統開發和紙質檔案數字化掃描并行的工作思路，開展數字檔案館建設各項工作，在系統功能建設、數字檔案資源建設、安全保障體系建設等方面達到了目標要求。

2 數字檔案館功能建設

2.1數字檔案館軟件功能

福建院數字檔案館的建設，重點是電力設計工程檔案數字化的建設，并緊緊圍繞檔案“收集、管理、保存、利用”四項基本業務要求，通過數字檔案館與《項目管理系統》、《OA辦公系統》等接口，以及網上歸檔等方式，理順全院生產管理流程及歸檔流程，自動、實時地采集生產過程所產生的電子文件，實現歸類、存貯、歸檔。通過數字檔案館強大的檢索功能、在線瀏覽及下載等服務，為檔案利用打開方便之門，為檔案資源轉換為企業生產力提供了有效途徑。

1）檔案收集。（1）自動采集各類電子文件及元數據：一是有前端業務系統通過接口實現檔案數據歸檔到數字檔案館。《項目管理系統》對設計人員設計的DWG圖紙經成品校審流程、電子簽名、電子簽章后轉換成TIF文件，批量打印完成出版流程，再通過接口自動采集歸檔，同時對設計過程原始材料等office文件自動收集、歸類、存貯，轉換為PDF格式文件后，經接口及時、完整、準確的完成歸檔；公文文件經《OA辦公系統》流轉結束后，通過接口實現自動歸檔。二是無前端系統各類檔案歸檔到數字檔案館，通過院網站網頁提供的歸檔入口，各部門經辦人員完成網上歸檔移交。（2）數字化掃描文件歸檔：原始材料、底圖等掃描件，通過數字檔案館檔案管理客戶端，實現上傳歸檔功能。根據用戶需求不同，進行批量導入或導出數據，并自動生成相應Excel文件，保證數據“進出自由”和檔案業務需求。

2）檔案管理。（1）檔案整理編目：實現各門類檔案的整理、數據分類、目錄建設、查詢、全文掛接、打印、統計等功能，與現有檔案業務完全接軌。各門類檔案包括工程設計檔案、工程原始檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案、總承包項目檔案、合同檔案、招投標檔案、科標業檔案、會計檔案、儀器設備檔案、軟件檔案、地形圖、規程規范、資料、開發投資建設檔案、標準圖集等。（2）借閱管理：實現紙質檔案日常借閱事務辦理，包括檔案借出、續借、查閱、歸還、催還、借閱歷史查詢、借閱統計等日常借閱辦理業務；實現電子文件的網上流程審批和下載。（3）檢索方式多樣化：系統提供多條件組合查詢方式，用戶可根據需要添加多個條件，可設置檢索的內容項，查詢結果可導出到EXCEL。功能強大，檢索速度敏捷，響應時間迅速，一般能在3秒內完成檢索任務。（4）滿足統計要求：系統能夠按照數據類型等設定要求，進行合理、有效的數據統計。各門類檔案均提供了按照時間范圍，根據項目進行檔案庫存量統計；對各門類檔案按照錄入時間單位、按錄入人編號進行統計檔案工作人員的工作量；根據工程、時間、部門、人員等信息統計電子文件的瀏覽量、下載量等。（5）系統管理：包括權限管理、流程自定義配置、基礎數據維護、日志等。

3）檔案存儲。（1）存儲格式的選擇：圖紙的原件DWG及引用文件、底圖掃描文件PDF、TIFF；報告文件的原件DOC、XLS，掃描件PDF；文書檔案紅頭文件DOC或掃描件PDF；榮譽檔案是通過數碼相機拍攝的JPG；聲像檔案是JPG、MPEG、AVI、WAV、MOV、MTS格式。（2）存儲技術：在線存儲主要是磁盤存儲，采用DAS存儲解決方案來實施；離線存儲通過移動硬盤和磁帶拷貝備份電子文件，定期對服務器中的重要文件夾、系統、軟件、進行更新備份。

4）檔案利用。（1）數字檔案館Web：以B/S構建數字檔案館Web端，職工在足不出戶的情況下，通過IE瀏覽器實現紙質檔案、數字檔案的查詢檢索和預借紙質檔案。（2）全文檢索技術：不僅實現了條目式檢索，通過全文檢索技術實現電子文件內容級檢索，引擎先進，檢索方式類似“百度”，檢索途徑豐富、快捷、便利。（3）安全瀏覽器：自主開發的安全瀏覽器支持用戶在線查看常用格式的電子文件，瀏覽器對文件數據流進行動態加密、解密，無權限的用戶僅能瀏覽文件內容，無法下載、復制、打印電子文件。（4）權限控制機制：安全瀏覽器與權限管理相互結合，有權限的用戶實現數字檔案的在線瀏覽、借閱申請、下載等。

5）外部資源共享和利用。數字檔案館鏈接的外部資源有《技術標準查詢系統》、《國家建筑標準設計圖集》、《中國知網電子期刊》、《光盤圖書》、《技術信息檢索》，能夠滿足職工的需求，并發數適宜，系統響應及時，查詢操作簡單，容易掌握。

2.2網絡

院內建成了以千兆光纖為主干的企業局域網及以VPN技術為支撐的遠程辦公廣域網，建立數據存儲備份系統。

數字檔案館建立在內網專用的服務器上，使用SQL Server數據庫系統，配有UPS不間斷電源，網絡基礎設施健全，運行良好。

2.3硬件設備

為滿足數字檔案館建設要求，前期配置了高性能專用服務器、存儲陣列柜，后期計劃配備能夠滿足檔案業務和數字化加工要求的檔案數字化設備。

3 數字檔案館資源建設

1）工程檔案資源建設。工程檔案（底圖、成品、原材）數字化主要從兩個方面著手，一是借助項目管理系統經數字檔案館提供的歸檔接口將有電子簽名和蓋章的DWG和TIFF圖紙文件進行歸檔，將設計過程記錄的原始材料實現自動收集、歸類、存儲。二是對于歷史館藏的工程底圖、文本等掃描工作。圖紙掃描存為TIFF格式，文檔掃描存為PDF格式，并按工程卷冊及文件夾名稱自動批量掛接入數字檔案館的歸檔庫中。雖然現已完成大量歷史圖紙掃描，但是，館藏剩余歷史圖紙、文本等掃描還需繼續投入人員、資金、時間。

2）其他類檔案資源建設：文書檔案已實現了《OA辦公系統》與數字檔案館的自動歸檔接口，在線公文100%自動歸檔，歷史的OA公文通過數字化掃描，再上傳到數字檔案館。實物（榮譽）檔案如獲獎證書、資質證書通過數碼相機或掃描儀數字化后上傳至數字檔案館。其他聲像檔案、規程規范等檔案資源也在陸續建設中。檔案資源建設實現常態化、規范化。

3）數據庫。福建院數字檔案館采用SQL Server數據庫管理檔案數據，數據處理及時、迅速。系統已建立館藏資源的目錄數據庫；對DWG、Word、Excel、PPT進行全文文本提取，建立內容數據庫；對記錄電子文件的屬性信息，及DWG文件的外部光柵圖片、字形文件等建立元數據庫。服務器容量大，可擴展，完全能夠保證數據存儲的需求。

4 安全保障體系建設

1）網絡及存儲安全。數字檔案館網絡及存儲安全要求高，設備存放在專門的機房，部署高性能防火墻，數字檔案館專用服務器及客戶端均要求安裝網絡版殺毒軟件，安裝系統漏洞和補丁，并在局域網環境內自動升級更新，防護外部黑客和內部網絡病毒的攻擊，嚴格控制系統和設備訪問控制權限，防止數據篡改和誤操作。

2）備份系統。數據備份計劃周全，方式多樣。數據庫文件每天進行增量備份，每周末定時對服務器數據進行完全備份；電子文件每天完全備份。另外，還實行行離線備份、異地備份，以保障備份的系統、數據安全可靠。

3）使用權限。在訪問權限方面，制定了嚴格的用戶權限控制策略。用戶登錄數字檔案館系統必須輸入用戶賬號和口令。檔案部門人員檔案整編端，錄入、預覽、下載、卷冊信息修改、增刪等操作，根據崗位職責，做了權限配置。系統管理員可根據用戶角色、所在部門授予權限，同時按用戶請求和需要靈活更改權限，保證了訪問權限彈性控制。

4）庫房管理。制定《福建省電力勘測設計院檔案庫房管理制度》，確保檔案庫房規范管理，確實做好庫房“八防”工作。庫房內配備空調、抽濕機、溫濕度計等設備，每天對溫、濕度記錄測量。

5 項目實施保障

1）制定管理制度和標準。福建院根據國家和行業有關法規，結合實際，制定了院檔案管理系列制度、檔案管理標準、計算機網絡安全運行維護管理標準、網絡信息安全保密管理制度、網絡與信息安全專項應急預案、中心機房停電專項應急預案、一級、二級、三級信息系統事故現場處置方案等，這些標準與管理制度為數字檔案館正常運行，提供了強有力的制度保障。

2）文檔編制。數字檔案館建設過程分為方案策劃、需求分析、軟件設計、程序編寫、軟件測試和運行維護等階段，每個階段明確主要活動和任務，按照軟件開發流程，在各個階段形成文檔，并進行評審，通過方可進入下一個階段。整個過程文檔記錄合理完整。

3）經費保障。數字檔案館建設通過編制項目預算來滿足建設過程的經費需要，在購買服務器、磁盤存儲陣列柜、UPS電源，引進和二次開發數字檔案館軟件等都得到了院領導的大力支持。后續還將投入歷史工程圖紙、文檔的委托掃描費用。

4）人才配備。福建院數字檔案館建設人員組成，以院總工直接掛帥指導、檔案中心主任和信息中心主任為項目負責人，配備具有信息化和檔案知識技術人員負責具體項目實施，對項目全面管理。形成院領導、相關部門負責人、項目工作組、軟件開發公司組成的建設團隊，從人員素質、人員數量、職責三方面保障數字檔案館平穩建設。

5）使用操作培訓。數字檔案館系統建成后，由開發人員對員工、檔案人員、系統管理員進行了系統操作、用戶使用的現場培訓。操作說明掛接在院內部網站供查閱使用。

6 結語

在全體參建人員的共同努力下，福建院數字檔案館建設取得了良好的運行與使用效果，得到了院領導與廣大員工的一致認可。但是，由于客觀基礎、技術條件等因素的限制，數字檔案館的建設還存在一些不足，需要我們認真思考。也正是在這些不足的激勵下，我們將繼續前進，檔案管理工作不能再單純的為解決庫存壓力而苦惱，也不能再單純為紙質文件的借閱而忙碌，應該站在更加宏觀的角度，重新審視檔案管理的方式與方法，樹立起檔案管理的新觀念，未來需充分的發揮數字檔案資源的優勢，為廣大員工提供更加便捷、知識推送的知識學習平臺，在數字檔案管理系統以及知識管理系統建設的道路上越走越遠，為企業創造越來越多的經濟效益。

作者簡介

陳世雄，福建省電力勘測設計院檔案中心，高級工程師。