試論禮貌策略在商務英語信函寫作中的應用

【摘要】隨著經濟全球化進程和社會主義市場經濟的加快，中國的對外貿易和涉外經濟高速發展，隨之而來的就是商務英語的廣泛應用，信函作為商業貿易的重要載體起著重要的作用。本文將結合禮貌策略和商務英語信函寫作，從而探究出禮貌策略的重要性以及正確的溝通表達方式，讓溝通效果更加優化。

【關鍵詞】禮貌策略；商務英語；信函寫作

【作者簡介】郝倩倩（1981.10- ），女，四川成都人，河南廣播電視大學，教育碩士，高校講師，研究方向：商務英語，英語教育。

一、對英語信函的基本認識

商務英語的信函是涉外企業中開展業務、進行溝通、達成共識、實現交易的重要媒介和載體。通常來說，不同的分類方式有不同的類型。根據信函的內容分類有詢價函、通知函、確認函、拒絕函、邀請函。根據信息的性質可分為正面的和負面的信函。商務英語信函不僅是傳達消息的有力載體，更是作為白紙黑字保證商業活動利益的有效憑證，某種程度上，商務英語信函就是一個協議或者合同，一經發出就具有法律效應，所以有利于貿易雙方信守承諾、樹立形象、維護雙方利益，加之一封措辭得當、語言得體的商務信函可以展示出公司的誠意和實力，對公司的長遠發展和展示形象、傳遞友誼方面起到了促進作用。

二、詞匯、句法和結構中體現的額禮貌策略

在詞匯方面，如果把信函比作高樓大廈，那么詞匯就是建筑材料，起著傳達意思，傳遞信息的重要作用。在商務英語中，也有一詞多義的用法，所以選擇合適的具有禮貌策略的詞匯尤為重要。常見的有

appreciate（表達贊賞和請求的意思）：we would appreciate it if you ...

Thank（表達感謝和感激）：thank you very much for your kindness to ...

Please （禮貌用語“請”，想對方提出請求）：please submit full specification of your ...

Pleasure（表示雙方公共共同利益的敬詞）：we look forward to the pleasure of ...

Anticipate （希望得到對方的同意、認可或稱贊）：we are anticipating a large order from ...

Look forward to （表示期待，期盼）：we look forward to hearing from you

With（表示致敬，與敬詞連用，常置于末尾）：...，with regards.with the compliments of ...

詞匯方面還有很多表達禮貌的詞語，西方學者把禮貌策略看成是維護面子的重要手段，常分為兩種，一種是正面的希望獲得對方的肯定和稱贊；另外一種是負面的，但是目的還是維護主體的地位和利益，一般來說是為了個人的權利和行動自由不受他人的強制和干預。

在句法方面，商業英語信函中經常使用行業用語和專業術語，且常常是縮寫。句法常分為簡單句和復合句，簡單句常用命令語氣詞和祈使語氣詞，比較快速簡單的傳達命令和意思。而復合句常用連接詞連接很多簡單句以表達復雜的意思，常用來表達復雜的意思，句式看起來緊湊、禮貌。

在結構方面，商務英語的信函一般按事情發展過程分為開頭、經過和結局三部分，或者從布局上分為開頭、正文、結尾，證論與證據相結合，最后可以點明主旨，再次強調。

一般來說，內容的組織方式也有很多分類，最常見的有三段論：開篇點明主題，正文詳細闡述時間或者立論并且給予論證，結尾呼應主題或者進行呼吁和倡導。

三、禮貌策略的基本原則

1.策略原則。策略原則是應用最廣泛的一條規則，其主旨在于給予對方尊重，把對方放在中間位置以提高地位和關注度，同事多應用禮貌用語，表達對他人的重視程度，比如：i want to thank you for the time you spent with me .（感謝你和我度過一段時光）；thank有for spending time with me .同樣還是表達一樣的意思，然而在第一句中，“我”被放在中心位置而對方在次要的位置，這就表現出差別來了，在后一句中，把對方放在中心的位置，這就給予了對方足夠的重視感和地位，讓對方感到了被尊重的感覺，也就實踐了策略原則。

2.贊揚原則。這一原則顧名思義就是表揚他人，適當的贊揚讓人心生愉悅，贊揚別人良好的信譽，商品的高質量以及精湛的技術是非常必要且起著積極的影響，但是不恰當的過多的贊揚，浮夸的贊揚就讓人感到虛假和不真誠，所以適當的贊揚促進貿易而過度的則適得其反，所以要多用積極地詞匯表達公司的立場、態度和誠意，這樣表現出了禮貌且考慮的周全。

3.一致原則。一致原則這里指的是語言用來溝通做種的目的是達到利益的共同性，目標的一致性，所以要求盡可能的減少利益雙方的矛盾分歧，盡可能的達成互利共贏的局面，所以愛商務英語的信函使用中多用被用于太、委婉的語氣、模糊語和間接的表達，這樣可以幫助幫助雙方達成一致以盡快形成合作。比如：it seemed that......；we wonder if ......；i am afraid that ......；i believed that ......we should .....；it might that ......and so on .

四、禮貌策略的實際應用

1.把對方放在主要位置，照顧對方的感受和需求。夸獎是人人都愛的，適當的夸獎讓人快樂、欣喜，主觀上會更加接受對方提出的需求和要求，比如大清早大家都在議論天氣很好，讓人心生愉悅，比如：what a beautiful weather it is ！Oh ，you cut your hair ，so good it is ......by the way ，can i borrow some money from you？（天啊，你剪頭發了，剪的真好。額，順便問一下，我能向你借一點錢嗎？）同樣的，把日常用語放在商務英語信函中使用也可以起到同樣的作用。而且在商務英語信函寫作中常常為了維護利益，樹立形象，寫信人常常醉翁之意不在酒，顧左右而言其他。比如：thanks for your cooperation and we assure you of our best attention at all times。（謝謝合作，我們會及時關注您的動態）；再比如it would be appreciated if you could cooperate with us.（我們會非常感激您與我們的合作如果合作達成的話。）再者就是主語的位置以及人稱代詞的使用會給人不同的重視程度，表達誠意的大小。所以多用you 和your ，且放在中心位置，如果是負面的表達我方強烈的拒絕和命令性要求則少用you或者your，這樣會給人一種壓迫感和不禮貌，把對方置于尷尬的位置并且傷害到對方的面子，比如：your active participation will be highly appreciated.（非常感謝您來參加此次會議）；we will highly appreciate your active participation in this meeting .雖然這兩句都表達了同樣的意思，但是給人的尊重感和感覺是不一樣的。

2.少用單數人稱，多用復數人稱表達集體利益。在商務英語信函使用中多使用象征集體利益的復數人稱代詞，這樣會有一種集體利益的存在感，當個人為了集體利益著想時就會減少主觀情緒的影響，從而為了大局考慮，快速達到雙方共識。通常有稱呼與、行話、俚語、縮寫語等表達方式。如“FOB”（free on board，離岸價），相反有“CIF”（到岸價）等。

3.猜測對方的需求，贏得主動權。在商務英語信函寫作中，如果寫信人能夠把握主動權，猜測到對方的需求和利益呢么就抓住了對方的軟肋，有利于談判，推進進度，快速達成雙方一致的意愿。多使用反問句和疑問句就能達到這個效果，反義疑問句能夠給交際雙方營造一種親密友好的感覺，這種感覺能夠增進彼此的信任和加強雙方共識的達成。比如：dont you think it would be wonderful if we could arrange an interview？（難道貴方不認為我們應該安排一次面談嗎？） you are deeply concerned about...， arent you？（貴方十分關注……，難道不是嗎？）

4.積極樂觀的態度給予肯定和自信。語言是思想的載體，無形中可以透露一個人的態度和心情，商務英語的信函中也有此功能，如果用肯定的語氣，期待合作則增強了雙方的信心和信任感，如果工作有欠缺，則合理的使用抱歉語能夠緩和緊張的氣氛，如果是對方的過錯，則表達了個人委婉而堅定的立場，給對方施壓，有種不得已而為之的無奈。比如 we promise that we will assure you of our attention （我們保證會時刻關注貴方的動態）；we trust that this will help to develop a good relationship（我們相信這將有助于建立一段良好的關系）；we sincerely hope to have more opportunities for further cooperation （我們衷心希望雙方可以深入合作。）would you please sent a message to us？

（你能夠發送一個消息給我們嗎？）

Will you please send back one email？（您能發回一封郵件嗎？）Would you mind telling us your special requirements？

（你介意告訴我們你的特殊要求嗎？）we apologize for the inconvenience ，and the loss we have brought .（非常抱歉給您帶來麻煩和造成損失。）we are sorry to tell you with much regret that... （我們很遺憾的告訴您……）

還有多假設條件給予猜測贏得主動權比如：if you agree with us， please complete the enclosed registration form as soon as possible and send it back to us before the deadline.（如果貴方同意的話，請盡快填寫表格并寄回給我們在截止時間前。）

五、總結

禮貌策略在商務英語信函中的應用可以說是英語在商業中的用法，更是一個公司成功經營的重要影響因素，對于成功談判，達成共識，完成交易起到重要的作用，更體現在維護公司的形象處理風險和危機的方面。所以，用好禮貌策略在商務英語信函寫作中尤為重要。

參考文獻：

[1]宋清濤.論商務英語寫作的兩種信息排列方式：Deductive pattern & Inductive pattern[J].課程教育研究，2013（31）.

[2]李淑平.論商務英語信函寫作中的禮貌原則[J].中國商貿，2012 （30）.

[3]劉爽.禮貌原則在商務英語信函中的應用[J].中國商貿，2011（20）.