新形勢下人事檔案管理存在的問題及對策

閆效鳳

[摘 要] 人事檔案管理是組織人事工作的重要內容，是干部職工管理工作的重要依據。但目前人事檔案管理工作還存在人員檔案意識淡薄、 管理滯后、信息化水平低等問題，基于人事檔案管理中存在的問題，結合實際，有針對性地提出了相應的對策和措施。

[關 鍵 詞] 人事檔案；管理；問題；對策

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）33-0288-01

人事檔案記載著干部職工的基本信息和成長經歷，是選拔、評價、使用干部的基本憑證和重要依據。在全面從嚴治黨的大環境下，人事檔案的重要性顯得尤為突出。新形勢下，人事檔案管理面臨著新的挑戰，也還存在著一些新問題，需要我們關注并積極尋找相應的解決辦法。

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）領導對人事檔案管理工作重視程度較低，導致工作隊伍水平不高

長久以來，一些單位領導對干部人事檔案管理工作不重視，有些認為人事檔案管理工作是無關緊要的事情，認為提拔干部主要看現實表現，個人檔案沒有太多參考價值；有些領導嘴上講人事檔案工作很重要，可實際工作中不重視，認為只要保管好，人事檔案不丟失、不泄密，不影響工作調動、檔案查閱就可以了；甚至有些領導對人事檔案管理人員頻繁更換，或是把一些工作能力不強、工作積極性不高、工作責任心缺乏的人員安排在人事檔案管理崗位上，極大地影響了人事檔案管理工作隊伍的水平。

（二）干部職工個人對人事檔案工作了解甚少，對如何填寫個人人事檔案材料意識淡薄

一些干部職工填寫個人檔案信息時隨意性大，個別人員僅出生時間一欄就有好幾個版本，直接影響到自己后期的提拔任用、不到年齡提前退休的問題，還有一些干部職工的學籍材料或新參加工作轉正定級表缺失，由于拖得時間久，無法補辦，工齡無法核實，在辦理退休手續時導致少算了工齡影響到養老金計算；還有一些后續取得學歷的干部職工，往往自己私揣著后取學歷的學籍資料，導致“干部基本信息審核認定表”中無法準確判斷學歷的真實性。以上這些問題都對后期干部人事檔案歸檔材料規范化、高質量管理造成嚴重的影響。

（三）管理手段落后，信息化水平低

當前除了檔案館和一些儲存重要黨政機關干部人事檔案的大型單位（例如縣、市、省組織部）實現了人事檔案信息化管理外，有很大比例的單位在人事檔案管理中依然停留在傳統紙質材料管理的階段。一是人事檔案沒有進行信息化儲存備份，將會給人事檔案帶來很大的安全隱患。如遇到重特大人為災害或自然災害，將會給人事檔案帶來滅頂之災；二是在查閱人事檔案信息時檔案工作人員只能對紙質檔案一頁一頁、一本一本進行人工翻閱，查找速度慢，工作效率低下，還特別容易造成對原始紙質檔案的破損，給檔案工作人員帶來更大的修補工作量。

二、優化人事檔案管理工作的對策和建議

（一）提升檔案管理工作隊伍水平，推動檔案事業持續發展

人事檔案管理是一份繁瑣又枯燥的工作，是一份默默無聞、無私奉獻的工作，提升檔案工作隊伍水平，領導起著決定性作用。一方面要積極探索創建有效的激勵機制，調動檔案工作人員的積極性、主動性、創造性。在職稱評定、提拔任用、評優推先等方面享受與其他崗位人員的相同待遇，提高檔案管理工作人員的職業認同感和心理歸屬感，激發他們的工作積極性；另一方面要加大對檔案管理人員業務培訓的投入，創造機會讓他們走出去參觀、培訓、學習，開闊視野，不斷提高他們的管檔水平。同時也要吸收新鮮血液，積極引進具備較高專業能力素養的綜合型檔案管理人才，打造一支專業素質過硬、管理能力過強的檔案管理隊伍。

（二）提高干部職工的人事檔案意識，確保歸檔材料齊全、規范化

干部職工人事檔案在個人就業、職稱評定、提拔、工作調動、退休待遇等許多方面都具有重要的憑證作用，因此，我們要多采取“走出去，請進來”的形式開展人事檔案知識專題講座，到檔案館參觀，就個人填寫、收集、整理、保存、歸檔個人檔案材料知識加以培訓，全面提高每一名干部職工的人事檔案意識，確保從源頭解決歸檔材料不齊全、信息不準確等問題。

（三）加快人事檔案信息化建設步伐，確保檔案信息安全

信息化建設是人事檔案管理工作的必經之路，也是開發利用人事檔案的必然之選。一是利用信息化建立人事檔案信息存儲平臺，對人事檔案進行數字化檔案異地備份，大大增強人事檔案的安全性。二是利用信息化實現檔案信息的快速檢索，一方面減輕檔案工作人員的工作強度，提高他們查閱檔案的效率和管理水平，另一方面能最大限度地減少直接查閱紙質檔案的次數，防止紙質檔案在檔案查閱過程中的破損或人為涂改、抽取或丟失等造成檔案內容的缺損，延長檔案的壽命，維護檔案的完整和安全。三是通過信息化建設加強人事檔案的開發利用，人事部門積極利用人事檔案信息資源，對職工的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、職稱評定、工作經歷、干部身份、工作業績、獎懲、能力評價等進行準確的分析，對人才進行分類儲備，給選人用人打下堅實的基礎，極大地提高組織人事的工作效率。

總之，我們要充分認識到加強人事檔案管理工作的重要性，要以對歷史負責、為現實服務、替未來著想的高度政治責任感，把彌足珍貴的人事檔案管理好、利用好，充分發揮人事檔案在干部職工人事工作、人才工作、資質存史中的重要作用。

參考文獻：

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