高校辦公室管理的創新實踐路徑探索

吳良勤

[摘

要] 辦公室管理是高校行政管理的重要方面，對高校的建設和發展具有重要作用。隨著我國高等教育體制的逐步確立和完善，高校數量不斷增多，隨之而來的高校辦公室管理效能提高卻沒有實現與高校建設的同步進展。因此，主要對高校辦公室管理的創新實踐路徑進行分析和探究。

[關

鍵

詞] 高校；辦公室管理；創新實踐；路徑探索

[中圖分類號] G717

[文獻標志碼] A

[文章編號] 2096-0603（2018）31-0270-02

我國自古以來就十分重視教育的發展和人才的培養，現在更是實施了以發展教育和培養人才為目的的“科教興國”戰略和“人才強國”戰略，各層級的教育體制改革也逐漸發展深入，高等教育的發展更是日新月異，高校數量和種類都得到了極大的增加和豐富。但隨之而來的高校辦公室管理問題也逐漸突顯出來。因此，在新形勢下對高校辦公室創新管理實踐進行探討分析對促進高校辦公室管理和行政管理工作的進步具有重要意義。

一、高校辦公室創新實踐管理的作用和意義

第一，對提高高校辦公室工作效率和管理效能來說，實現高校辦公室管理的實踐路徑創新，能夠有效改變高校辦公室行政管理的工作方式，提高辦公室事務管理和辦理的科學性和系統性，使高校辦公室工作更加有條理，職責分工更加明確。

第二，對促進高校的行政管理工作來說，能提高高校行政管理水平。辦公室管理是高校行政管理的主要組成部分之一，在處理高校各項建設和服務事物中具有很強的綜合性。所以，高校辦公室管理實踐路徑的創新不僅有助于推動高校各項辦公室工作的進程，還有助于促進高校整體行政管理工作的實踐改革創新，提高高校行政管理工作的科學化和系統化水平。

第三，對完善我國的高校行政管理機制建設來說，高校辦公室管理的創新路徑實踐是為了更好地建設高校和服務高校學生，為學生提供更好的學習條件和學習環境，所以，高校辦公室管理的路徑創新實踐能夠為高校各項建設提供經驗借鑒和指導，促進我國高校行政管理機制的不斷發展和完善。此外，隨著創新型國家的建設發展，國家和社會對創新型人才的需求越來越大，培養學生的創新意識和創新能力越來越迫在眉睫，高校辦公室管理實踐路徑的創新，能夠提高高校創新發展水平，為學生樹立創新發展典范。

二、高校辦公室管理的創新實踐探索存在的問題

高校辦公室管理主要包括對人、事、物、財、時和信等六個方面的內容，筆者就高校辦公室管理的主要內容對高校辦公室管理創新實踐路徑探索中存在的問題進行分析。

第一，現代化管理技術運用不當。很多現代化的科學技術已經研發并投入到生產實踐中，但在高校辦公室管理創新方面的應用還不是特別普遍，運用的靈活性和科學性也有待加強。以大數據技術的應用為例，隨著信息時代和大數據時代的到來，人們生產生活中產生的信息數據量越來越大，傳統的信息數據系統已無法滿足人類發展的需求，所以，基于計算機網絡運用的大數據技術逐漸發展興盛起來，各種數據資源庫的建立取代了原本的信息儲存分類系統。在此背景下，從技術創新的角度來說，高校辦公室管理創新更應該加強對大數據技術的引進和使用，建立更加龐大科學的數據管理、分析和處理系統，以提高工作效率。但很多高校對相應的大數據應用型人才比較缺乏，往常也沒有注意加強對辦公室工作人員進行信息科技方面的技能培訓，所以在對大數據技術等現代化管理技術方面的運用上顯得有些力不從心。

第二，服務意識不強。高校辦公室管理工作的最終目的是為學生服務、為學校建設發展服務，致力于建設和諧美好的校園環境，為學生提供最舒適便捷的學習條件等。但在實際工作過程中，有的工作人員沒有正確認識到自身工作的職責和應有的服務態度，對學生或前來咨詢的人員態度冷漠或互相推諉，如有的學生在進行某項國家專業證書的考試報名時，需要到院級或校級辦公室辦理一些相應手續，但對辦公室的工作流程和責任分配區間不是很清楚，對一些有疑問或不了解的地方會向辦公室工作人員進行詢問，有的辦公室工作人員比較不耐煩或直接回答“不知道”，辦理者由于不了解而出現失誤時，有時可能會遭到某些辦公室工作人員的埋怨。這可能是辦公室工作人員那一時間段正好業務比較繁忙，或者就是對自身的服務定位有偏差，等等，不管出于什么原因，歸根究底都是辦公室工作人員服務意識不強的問題，這在一定程度上給高校辦公室管理的創新探索也帶來了很大阻力。

第三，在時間和信息的管理方面，主要是對時間的利用率不高和規劃性不強以及對信息的分類整理和處理不科學的問題。對時間的利用和規劃問題主要表現為沒有明確的時間觀念，時間浪費現象十分普遍，如有的教師在講課時與學生的談話交流時間過多，使課堂教學時間大大縮減，教學內容無法按時完成，這是對自己時間的浪費，也是對他人時間的浪費，也是對時間規劃不合理的一種表現。在信息的整合分類和處理方面，有的辦公室人員缺乏相應的工作經驗和專業知識積累，對一些文件和信息的分類存在疑惑的地方，但沒有及時向其他人員進行詢問，也沒有查閱相關資料，而是根據自身知覺隨意放置，使在使用時難以在短時間內找到，影響學校相關決策的確定和信息管理的科學化發展。

三、促進高校辦公室管理的創新實踐探索的路徑建議

第一，加強對辦公室管理工作人員的管理技能和工作責任意識培訓，培養一支具有高思想、高能力的專業化高校辦公室管理隊伍。對辦公室管理工作人員的培訓首先要根據工作人員的不同責任劃分進行有重點的培訓，但同時要統籌整體的工作流程，對自己的工作內容做到熟練掌握，對相鄰和相關的責任范圍要有大概的了解和認知，同時加強對工作人員的現代化信息技術運用技能方面的培訓，或者在進行辦公室工作人才招聘時，增加一些對技術型管理人才的招聘數量，增強工作團隊的整體技術水平，建立現代化的、結構科學的人才管理團隊；其次，對辦公室管理人員進行培訓的內容還應包括基本的職業道德操守和責任意識、服務意識等精神品質方面結合社會主義核心價值觀的發展要求，增強他們的服務意識，培養具有高素質和高水準工作能力的高校辦公室工作人員；再次，增加對現代化信息技術的引進，如大數據技術等，建立一些分類科學、運行快速流暢的信息數據處理系統，提高辦公室工作的現代化科技水平，提高工作效率和為學校建設、為學生服務的能力和水平；最后，在培訓的內容中增加一些有助于提高創新能力方面的培訓內容，創新是當今時代促進發展的最重要的推動力，具有創新意識和創新能力的人才是能夠對社會發展做出重大貢獻的人才，對此，高校可以通過舉辦一些創意文化節等形式，豐富教育工作人員和學生的創新思維，為學校的管理和發展工作建言獻策。

第二，加強辦公室管理工作的制度建設，完善辦公室管理各項工作機制，細化責任劃分。相關管理和監督制度的不完善是影響高校辦公室管理實踐創新路徑探索的重要因素。制度為管理提供規范指引，也為管理工作的發展方向作出規定和指示。對高校辦公室管理工作中出現的責任劃分不明確和責任劃分存在重疊的問題，學校領導階層應當對存在功能重合的部分加以取消或刪除，減少師生在工作和學習中遇到的不必要的麻煩，對辦公室管理工作責任劃分不明確的地方，應當咨詢涉及的利益群體（如教師和學生等）的意見和建議，結合學校辦公室管理工作制度和要求，對職能分工不明確的地方進行明確和細化，并列入管理工作規范中，給辦理者提供明確指引。另外，在監督機制的建設方面，學校應對違反規定進行操作的人員加大處罰力度，尤其是那些為謀取個人利益的人員，更要增大處罰力度，同時在廣大教師和學生中間進行監督方面的宣傳，如對舉報的人員實行匿名保密機制或給予一定的獎勵，激發全校所有人員對辦公室管理工作的監督責任熱情，促使學校辦公室工作人員不斷對管理實踐工作進行改進和創新。

第三，增強與學校學生、教育工作人員、學校領導以及其他與高校工作相關的群體之間的聯系，吸收不同方面的意見，對辦公室管理工作做出調整。高校辦公室管理工作的最終目的是服務，服務于學校建設，服務于學校人才培養。所以，高校辦公室管理工作的改進和實踐創新路徑探索需要聽取來自其服務對象的聲音。對此，高校辦公室可以通過設立信件箱等形式（或通過網絡社交媒體設立網上意見平臺、建立院級和校辦公室工作意見群等），鼓勵學生、教師以及其他學校教育工作者對辦公室的管理工作和相關的管理實踐創新探索進行評價或提出改進建議。此外，從服務對象的角度出發，尋找高校辦公室管理的創新實踐探索路徑，更能適應高校發展需求，學校師生和其他教育工作者的支持程度也會得到很大提升。從不同的角度出發，集思廣益，更能找出適合高校辦公室管理創新實踐的探索路徑，促進高校辦公室管理工作不斷改進和創新。

四、結語

作為高校行政管理工作的重要組成部分，辦公室管理工作服務于高校建設和學生發展的教育和培養，對高校各項工作都具有十分重要的影響。但目前的高校辦公室管理創新實踐探索出現了一些亟待解決的問題，需要從制度完善、人才培養和意見溝通交流等方面做出不懈努力和改進，找出最適合高校辦公室創新發展的路徑和方法，促進高校辦公室管理的創新實踐不斷向前發展。

參考文獻：

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